Versjon: 1

Godkjent dato: 30.08.2018

Godkjent av: Bjarte Aanestad (fungerende arkivsjef)

Innhold:

Ansvarlig

Dokumentsenteret, administrasjonskonsulenter og ledere. Til dels HR og Lønn.

Relevante begreper

Personalarkiv: Arkiv som inneholder personalmapper som er ordnet etter fødselsnummer.

Saksarkiv: Dokumenter som er ordnet etter emnebasert arkivnøkkel (f.eks. K-kode).

Personalmapper: Mapper i personalarkivet på den enkelte ansatte som inneholder personaldokumenter. Det opprettes en sak per ansatt.

Personaldokumenter: Dokumenter som speiler ansettelsesforhold til den ansatte.

Rutine for organisering av personaldokumentasjon

Forholdet saksarkiv - personalarkiv (generelt)

• Personaldokumenter kan arkiveres både i saksarkivet og i personalarkivet. Saker av generell art eller som angår grupper av ansatte oppbevares i saksarkivet. Det opprettes 1 sak per hendelse. Dette kan for eksempel være
  • Ansettelsessak
  • Varslingssak
  • Klagesak
  • Sak for taushetserklæringer og politiattester for ikke-ansatte i kommunen (for eksempel personer med praksisplass, FAU, studenter)
• Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiver. Dette kan for eksempel være saker som danner presedens for liknende saker, disiplinærsaker, og aktuelle dokumenter som kopieres fra en ansettelsessak til en personalmappe.
• Dokumenter av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen
• Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon holdes utenfor personalarkivet og registreres i sakarkiv, fagsystemer osv.

Offentlighet og skjerming

• Alle personaldokumentene er unntatt offentlighet (Se registreringsveileder for personaldokumentasjon for den aktuelle paragrafen).
• Søknader på en stilling unntas fra offentlighet inntil søknadsfristen er gått ut.
• Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette (ihh. til Offenleglova § 25). Meroffentlighet skal vurderes.
• Off. søkerliste er offentlig etter fristen er gått ut.
• Utvidet søkerliste er unntatt offentlighet.
• Søkere har utvidet innsynsrett til opplysninger, dette gjelder opplysninger om andre søkere, opplysninger i forhold til innstilling og eventuelle registrerte opplysninger om seg selv ihh til Kapitel 5 i forskrift til forvaltningsloven.  Merk: Det er viktig å være oppmerksom på at når søker får tilgang til utvidet søkerliste, skal han/hun samtidig gjøres oppmerksom på at han/hun har taushetsplikt om den informasjonen han/hun får om andre søkere. (Se rutiner for innsyn i ansettelsessaker for mer info.)

Rekrutteringssaker

• Rekrutteringsprosessen gjennomføres i WebCruiter. Webcruiter er integrert med Public 360.
  • Det opprettes en sak per annonse.
  • Sakene arkiveres i arkivdel "saksarkiv 2020" med k-kode 410.
  • Signert kontrakt og søknad+CV flyttes fra rekrutteringssak til personalmappe.
• Søknader som kommer utenom WebCruiter og ikke genererer et ansettelsesforhold, legges i egen samlesak og besvares derfra.

Dokumenter som skal registreres i en rekrutteringssak

I rekrutteringssaken registreres alle dokumentene fra rekrutteringsprosessen. Fra rekrutteringsprosessen, uavhengig av om det er kommunen selv eller eksterne bemanningsbyråer som gjennomfører den, skal følgende dokumenter som minimum bevares:

• Stillingsannonse
• Søknader med CV (søknad og CV til den som blir ansatt flyttes til personalmappe)
• Utvidet søkerliste
• Innstilling
• Bekreftelse avslag (retur arbeidsavtale) (Gry sjekker ut hva som skjer/hvordan det kommer over dersom kandidaten takker nei)
• Arbeidsavtaler (flyttes over personalmappen)
• Eventuelle klager på tilsetting/klagebehandling (der dette er aktuelt)
• Dersom det kommer klager på rekrutteringsprosessen fra noen av partene, skal disse også arkiveres i ansettelsessaken.

All øvrig korrespondanse samt offentlig søkerliste som går gjennom Webcruiter blir også overført.

Avslutning av rekrutteringssakene

• Når rekrutteringen er ferdig, må saken avsluttes både i Webcruiter og Public 360. Ansvarlig person må kontrollere at alle dokumenter er kommet over til Public 360. Når dette er gjort, kan saken settes i status AS (avsluttet av saksbehandler)
• Dokumentsenteret søker opp rekrutteringssaker i status AS og avslutter dem etter egne rutiner. Det må også gjøres periodiske kontroller for å fange opp saker som faller utenfor de faste søkene.

Personalmapper

Personalmapper opprettes ved behov

Dokumenter som skal registreres i en personalmappe

• CV med søknad (flyttes fra rekrutteringssak)
• Signert ansettelseskontrakt (flyttes fra rekrutteringssak)
• Endringskontrakter
• Forlengelseskontrakter
• Helseattest /Helseerklæring
• Taushetserklæring
• Politiattest / Evt. Bekreftelse om mottatt politiattest
• Avtaler om elektronisk kommunikasjon
• Avtale om biarbeidsgivere
• Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
• Dokumenter vedrørende ansiennitet
• Kopi av vedtak for særskilte forhandlinger
• Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak
• Dokumenter vedrørende særavtaler, godtgjørelser, stipend
• Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
• Evt. dokumentasjon ang. langtids sykemeldte (innkalling til Dialogmøte, referat fra dialogmøte, oppfølgingsplan osv.)
• Evt. AKAN-tiltak
• Disiplinærtiltak
• Skademeldinger
• Dokumenter om pensjon / uførepensjon
• Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
• Andre korrespondanse vedr. ansatte som berører arbeidsforholdet
• Oppsigelse av stilling / Bekreftelse på mottatt oppsigelse
• Oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
• Sluttattest
• Tjenestebevis

Dokumenter som det ikke er nødvendig å registrere i en personalmappe

• Personalmeldinger
• Permisjoner uten ansiennitetstap
• Ferier
• Overføring feriedager
• Tjenestereiser, reiseforskudd
• Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor
• Egenmeldinger og sykemeldinger
• Underbilag til lønn: Timelister, overtidslister, fraværslister
• Bilgodtgjøring, telefongodtgjøring
• Medarbeidersamtale

Driftstilskudd til avtaleterapeuter

Svetlana har sjekket opp. Nabokommunene legger dette i saksarkivet i samlesak. Anne Beth tar en diskusjon med Inngunn Ytredal.

(Utlysning

• Webcruiter benyttes til utlysning av nye driftstilskudd
• Rutiner for registrering er de samme som for ansettelsessaker som importeres fra WebCruiter

Personalmapper for Driftstilskudd til avtaleterapeuter

• Rutiner for registrering er de samme som for registrering av personalmapper
• En sak vil inneholde mye av det samme som inngår i en personalmappe, i tillegg til for eksempel
  • Dokumenter til/fra Helfo,
  • Klagesaker
  • Mislighold av avtale
  • M.m.)

Rutine for avslutning av personalmapper

• Se rutine for avslutning av personalmapper her

Rutine for innsyn i personalmappe og ansettelsessaker

• Se rutine for innsyn i personalmapper her
• Se rutine for innsyn i ansettelsessaker her

Utlån av personalmapper

• Se innsynsrutiner for personaldokumentasjon.