|
Formål: Formålet med rutinen er å lette gjenfinning av varslingssaker i nåtid og for ettertiden. Rutinen skal speile og forenkle intern saksbehandlingsprosess og støtte opp om allmennhetens innsynsrett i offentlig forvaltning samtidig som personvernet blir ivaretatt. Generelt om mottak – registrering av varslingssaker/klager/henvendelser Begrepet «Varsling» er relatert til Arbeidsmiljøloven kap. 2a og skal kun brukes om forhold der det er ansatte i kommunen som varsler på kollegaer/ledere/arbeidsmiljø osv. Retningslinjer for varsling om kritikkverdige forhold og rutine for behandling av varsel Varsling er et sterkt begrep og må avklares med avsender/andre involverte om registrerer en varslingssak dersom det ikke står i henvendelsen at det er en varsling. Ellers håndteres det som en henvendelse. Den som mottar varselet er ansvarlig for at både varslingssak og alle dokumenter som vedrører varslingssaken blir registrert i Public 360. Dokumentene i saken frem til og med et eventuelt vedtak om sanksjoner skal ligge i varslingssaken. Dokumentene fra og med vedtaket (dette innebærer at vedtaket ligger dobbelt) skal arkiveres i personalmappen til personen det blir varslet på. Registrering av sak
Varslingssak
|
|
|
|
| Tittel
|
- Varslingssak – Den/de personene som det varsles på - hendelse/hva saken gjelder - enhetsnavn
- Varslingssak - Kritikkverdige forhold – hendelse/hva saken gjelder - enhetsnavn
|
| Offentlig tittel:
|
Varslingssak – Hendelse/hva saken gjelder
|
| Tilgangskode:
|
UO – Unntatt offentlighet
|
| Paragraf:
|
Off.l § 23.1
|
| Tilgangsgruppe:
|
- Virksomhet - personaldokumentasjon (dersom saken ikke gjelder virksomhetsleder)
- For varslingsgruppe Rådmannen - personaldokumentasjon
|
| Ansvarlig:
|
- Nærmeste overordnede (dersom saken ikke gjelder leder)
- Overordnet for virksomhetsleder - personaldokumentasjon (dersom saken gjelder virksomhetsleder)
- For varslingsgruppe: Sekretær i varslingsgruppen
|
|
|
|
| Arkivdel:
|
Sentralt saksarkiv
|
| FellesKl.:
|
440 – Arbeidsmiljø, hms - Felles
|
| Int kontakter:
|
For varslingsgruppe: Alle medlemmer i varslingsgruppen
|
|
|
|
| KOMMENTAR:
|
- Dersom varslingssaken behandles i varslingsgruppen, gis leserettigheter til saksdokumenter til alle medlemmer
|
Registrering av dokument
Varsling
|
|
|
|
| DOK.KATEGORI
|
TITTEL
|
| Dokument inn/e-post inn
|
- Varsling - Hendelse/hva saken gjelder - Virksomheten
- Varsling - Hendelse/hva saken gjelder - Navn på den/de det varsles på - Virksomheten
|
| Offentlig tittel:
|
Varsling – Hendelse/hva saken gjelder
|
| Tilgangskode:
|
UO – Unntatt offentlighet
|
| Paragraf:
|
Off.l § 13.1 fvl.13
|
| Tilgangsgruppe:
|
- Virksomhet – personaldokumentasjon (dersom saken ikke gjelder virksomhetsleder)
- For varslingsgruppe Rådmannen - personaldokumentasjon
|
| Ansvarlig:
|
- Nærmeste overordnede (dersom saken ikke gjelder virksomhetsleder)
- Overordnet for virksomhetsleder - personaldokumentasjon (dersom saken gjelder virksomhetsleder)
- For varslingsgruppe: Sekretær i varslingsgruppen
|
| Kopi til:
|
Se kommentar
|
| KOMMENTAR:
|
- Dersom varslingen gjelder virksomhetsleder, behandles saken av neste overordnede.
- Dersom varslingssaken behandles i varslingsgruppen, registreres alle medlemmer i varslingsgruppen som kopimottakere
- Registrering kontakter:
- Dersom ansatt ikke behandler varslingen i Public 360, registreres avsender som ekstern kontakt
- Varsler (hvis privatperson - kontakt avskjermes i Public 360, anonym avsender skjermes ikke)
|
Begrepsavklaring Med intern varsling menes tilfeller der arbeidstaker sier fra til representant for ledelsen, verneombud, tillitsvalgt, varslingsgruppen eller andre i virksomheten. Interne varslinger registreres i Public 360. Med ekstern varsling menes uttalelser, opplysninger, dokumenter osv. som den ansatte gir til media, faglige forum, tilsynsmyndigheter osv. utenfor virksomheten. Eksterne varslinger registreres ikke i Public 360. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lov- og avtaleverk, interne retningslinjer og rutiner, etiske normer, forhold som kan skade kommunen eller samfunnet. (Eksempler på kritikkverdige forhold: mobbing, trakassering, diskriminering, arbeidsmiljø, brudd på taushetsplikt, personvern, sikkerhetsrutiner, korrupsjon, økonomisk utroskap, kriminelle forhold, manglende oppfølging av meldte avvik, aktivitet som kan skade eiendom eller infrastruktur, miljøkriminalitet, forhold som kan føre til fare for liv og helse.) Klager skal kun brukes når det gjelder: - Klage på enkeltvedtak (Forvaltningsloven) - Klage fra foreldre (eksterne) på ansatte på skolen/skolemiljø/brudd på regelverk osv (Opplæringsloven § 9) - Klage fra en elev som klager på fysisk eller psykososialt miljø (inkl på lærere, rektor osv) skal ifølge opplæringsloven håndteres som en klage. (Opplæringsloven § 9) Henvendelser. Dersom en ekstern person henvender seg til kommunen og klager på en ansatt, tjenester og andre forhold som vedkommende er misfornøyd med registreres dette som en henvendelse. |
