|
Sist oppdatert 28.04.2023 Varslingssaker Det er ingen formelle krav til hvordan man sender et varsel. Sandnes kommune anbefaler likevel at en varsler elektronisk via varslingsknapp i Compilo (elektronisk varslingssystem). Varselet går da direkte til HR-sjef for videre oppfølging. Man kan også varsle utenom Compilo direkte til en representant for arbeidsgiver (leder), via et verneombud, tillitsvalgt, advokat eller andre kanaler. Se egen forklaring under dersom varsel mottas utenom Compilo.
Formål: Formålet med denne rutinen er å få en forsvarlig dokumentasjon av prosessen i varslingssaken og lette gjenfinning i nåtid og for ettertiden. Rutinen skal speile og forenkle intern saksbehandlingsprosess og støtte opp om allmennhetens innsynsrett i offentlig forvaltning, samtidig som personvernet blir ivaretatt. Generelt om mottak – registrering av varslingssaker/klager/henvendelser Retningslinjer for varsling om kritikkverdige forhold og rutine for behandling av varsel HR-sjef i samråd med Hovedverneombud (HVO), vurderer innholdet i varselet, om dette er å anse som et varsel eller om det skal følges opp på annen måte. Dersom dette anses som et varsel, sendes saken til varslingsgruppen. Varslingsgruppen avgjør hvem som eier saken. Leder i linja skal fortrinnsvis behandle varselet. Varslingsgruppen kan i særskilte tilfeller behandle saken selv. I påvente av avklaring på om dette er et varsel, registreres dokumentet inn i egen sak «Varslingssak – Henvendelser som skal vurderes - årstall». Dersom henvendelsen etter vurdering ikke anses som et varsel, registreres svarbrevet ut i saken. Dersom henvendelsen anses som et varsel, opprettes egen varslingssak. Registrering av sak: Tittel: Varslingsgruppe – Henvendelser som skal vurderes – årstall Tilgangskode: UO -Unntatt offentlighet Paragraf: Off.l 23.1 Tilgangsgruppe: Varslingsgruppen – skjermet dokumentasjon Ansvarlig: HR-sjef Arkivdel: Sentralt saksarkiv Fellesklasse: 440 – Arbeidsmiljø, hms-felles Registering av dokument: Dok. kategori: Internt notat uten oppfølging Dersom varselet kommer inn til kommunen i form av brev/epost – registreres det som et innkommende dokument. Via Compilo – internt notat uten oppfølging. Tittel: Til vurdering – varsel – hva saken gjelder Offentlig tittel: Varsel til vurdering Tilgangskode: UO - Unntatt offentlighet Paragraf: Off.l § 23.1 Tilgangsgruppe: Varslingsgruppen – skjermet dokumentasjon Ansvarlig: HR-sjef Varslinger både fra og utenom Compilo registreres inn i denne saken for vurdering. Send beskjed til HR-sjef at dokumentet er lagt inn. Dersom det vurderes at det ikke er et varsel, men skal følges opp på andre måter, legges tilbakemeldingen til melder i saken. Dok.kategori: Internt notat uten oppfølging Tittel: Til vurdering – varsel – hva saken gjelder – ikke varsel Tilgangskode: UO – Unntatt offentlighet Paragraf: Off.l.§23.1 Tilgangsgruppe: Varslingsgruppen – skjermet dokumentasjon Dersom det vurderes at dette er et varsel, lages varslingssak. Varslingssak: Registrering av sak: Tittel: Varslingssak – hendelse/hva/hvem saken gjelder – enhetsnavn Offentlig tittel: Varslingssak Tilgangskode: UO- Unntatt offentlighet Paragraf: Off.l § 23.1 Tilgangsgruppe: Varslingsgruppen – skjermet dokumentasjon Ansvarlig: Nærmeste overordnede For varslingsgruppen – HR-leder Arkivdel: Sentralt saksarkiv Felleskl: 440 – Arbeidsmiljø, HMS – Felles Registrering av dokument Varsling Dok.kategori: Dokument inn/Epost inn Tittel: Varsling – hendelse/hva/hvem saken gjelder – Virksomheten Offentlig tittel: Varsling Tilgangskode: UO – Unntatt offentlighet Paragraf: Off.l § 23.1 Tilgangsgruppe: Varslingsgruppen – skjermet dokumentasjon Ansvarlig: Nærmeste overordnede for den/det varselet gjelder. For varslingsgruppe: Sekretær i varslingsgruppen
Dokumentene i saken frem til og med et eventuelt vedtak om sanksjoner, skal ligge i varslingssaken.
Dokumentene fra og med vedtaket (dette innebærer at vedtaket ligger dobbelt) skal arkiveres i
personalmappen til personen det blir varslet på. |
