Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no
Opp ett nivå

Varslingssaker

Printer-ikon  Utskriftsvennlig versjon

Sist oppdatert 12.09.2025

Varslingssaker

For å sikre konfidensiell og korrekt håndtering av varslingssaker, skal all saksbehandling dokumenteres i kommunens sak-/arkivsystem Public 360. Det er utarbeidet en veileder for hvordan slike saker skal registreres og behandles.

 

Generelle prinsipper

  • Varslingssaker skal behandles konfidensielt.
  • Både varsler og den/de det varsles om skal ivaretas av arbeidsgiver.
  • Informasjon om varslingssaker skal begrenses til de som har tjenstlig behov.

 

Registrering i Public 360

  • Alle varslingssaker skal ha Varslingssak som offentlig tittel.
  • Alle dokumenter som sendes internt i kommunen i forbindelse med varslingssaken, skal registreres som Internt notat uten oppfølging.
  • Dette gjelder også korrespondanse med både varsler og den/de det varsles på – de regnes som interne i kommunen i denne sammenheng.
  • Dokumenter som gjelder interne meldinger i saken, skal ha Varsel som offentlig tittel.
  • Alle saker og dokumenter skal ha tilgangsgruppe Varslingssaker.

 

Interne titler og gjenfinning

  • For å sikre god gjenfinning og intern oversikt, skal den interne tittelen (ikke offentlig tittel) inneholde informasjon om:
    • Hva saken gjelder
    • Hvem saken gjelder
    • Hvilken enhet/virksomhet det gjelder

♦

Varslingssak:

SAK:

Registrering av sak:

Tittel:                        Varslingssak – hendelse/hva/hvem saken gjelder – Enhetsnavn

Offentlig tittel:           Varslingssak

Tilgangskode:            UO- Unntatt offentlighet

Paragraf:                   Off.l § 23.1

Tilgangsgruppe:         Varslingssaker

Ansvarlig:                  Leder/den som skal behandle varselet

Arkivdel:                  Sentralt saksarkiv

Felleskl:                   440 – Arbeidsmiljø, HMS – Felles

♦ 

DOKUMENTER;

Registrering av varsel

Dok.kategori:                Internt notat uten oppfølging

Tittel:                           Varsel – hendelse/hva/hvem saken gjelder – Virksomheten

Offentlig tittel:              Varsel

Tilgangskode:               UO – Unntatt offentlighet

Paragraf:                      Off.l § 23.1

Tilgangsgruppe:            Varslingssaker

Ansvarlig:                     Den som skal behandle varselet

♦

Undersøkelse av varsel:

Referat fra møter med ansatte inkl møter med varsler og den det er varslet på:

Dok.kategori:                Internt notat uten oppfølging

Tittel:                           Møtereferat dd.dd.dddd – navn navnesen

Offentlig tittel:              Møtereferat dd.dd.dddd

Tilgangskode:               UO – Unntatt offentlighet

Paragraf:                      Off.l § 23.1

Tilgangsgruppe:            Varslingssaker

Ansvarlig:                     Den som skal behandle varselet

♦

Brev til og fra advokater og/el andre eksterne (ansatte eller interne avdelinger

regnes ikke som eksterne)

Dok.kategori:                Dok inn/Dok ut

Tittel:                           Saksdekkende tittel for hva saken gjelder

Offentlig tittel:              Saksdekkende, men ikke fremkomme hvor eller hvem dette gjelder

Tilgangskode:               UO – Unntatt offentlighet

Paragraf:                      Off.l § 23.1

Tilgangsgruppe:            Varslingssaker

Ansvarlig:                     Den som skal behandle varselet/behandler varselet.

Dokumentene i saken frem til og med et eventuelt vedtak om sanksjoner, skal ligge i varslingssaken.
Dokumentene fra og med vedtaket, om det foreligger et vedtak, skal arkiveres i
personalmappen til personen(om det er en enkeltperson) det blir varslet på.