Informasjonssikring

Formålet med arkivloven er å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslige eller viktig forvaltningsmessig informasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden, jf. arkivloven § 1. Videre fastsetter arkivloven i § 6 at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal ordnes og innrettes slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Arkivforskriften kapittel I gir bestemmelser om oppbevaring og sikring av offentlige arkiv med krav til arkivlokale. 

Sentrale begrep for dokumentasjonsikkerhet er konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. 

Konfidensialitet skal sikre at informasjon er tilgjengelig for bare de som skal ha tilgang. Det er viktig med styring av tilgang og rettigheter og taushetsplikt i arkivsystemet. 

Integritet handler om at informasjon er korrekt og fullstendig. Uautorisert endring av data må virksomheten sikre seg mot. 

Informasjon skal være tilgjengelig innenfor de krav som er satt. Det er bestemmelser som skal sikre at arkivmaterialet ikke brytes ned etter bli ødelagt over tid. For papirarkiver er bestemmelser om arkivesker og internasjonale standarder for blant annet permanent papir (ISO 9706) viktige. For elektroniske arkiver er også standarder (NOARK), formater og sikkerhetskopiering vesentlig.

Adgang

- Fysisk arkivmateriale oppbevares i låste arkivrom og arkivskuffer. Bare arkivpersonalet og andreautoriserte personer har tilgang til disse, og må kontaktes hvis det er nødvendig å finne fram dokumenter.

- Saksbehandlere har tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver.

- Fortrolig informasjon gis kun til de som er autorisert til å motta eller behandle disse opplysningene.

- Adgang til elektronisk lagret materiale reguleres av tilgangsrettigheter.