ORGANISERING AV ARKIVTJENESTEN

Desentralisert arkivorganisasjon

Sentralisert arkivorganisasjon

Krav til organisering av offentlige arkiv

Organisasjonsmodellene for arkivtjenesten varierer mellom ulike former for:

• Desentralisert arkivtjeneste
• Sentralisert arkivtjeneste

Desentralisert arkivorganisasjon  (Tilbake)

Denne organisasjonsformen har vi når hver avdeling eller kontor i en virksomhet har sin egen arkivtjeneste under egen ledelse. Arkivenes fysiske plassering og arkivrutinene er tilpasset det enkelte kontor helt uavhengig av andre arkivskapere. Andre betegnelser på en slik organisasjonsform er kontor/etatsarkiv eller avdelingsarkiver. De enkelte arkivene kalles gjerne for delarkiver.

Enkelte plasser forekommer det at oppbevaringsansvaret er desentralisert til hver enkelt saksbehandler, slik at arkivene er spredt på ulike arbeidsplasser og arkivansvaret fordelt på de ulike stillingene. Denne formen for desentralisert arkivorganisering kalles for fragmentert arkivtjeneste. Slik organisering fører gjerne til pulverisering av arkivansvaret. Resultatet av slike desentraliserte modeller er som oftest manglende oversikt, ufullstendige rutiner og utstrakt dobbelarkivering.

For å unngå ulempene med selvstyrte delarkiver er disse ofte underlagt en felles faglig ledelse i form av en arkivleder. Arkivlederen har ansvaret for alt arkivarbeidet i virksomheten og skal samordne rutinene for delarkivene og få til en styring av arkivarbeidet.

Denne organisasjonsformen kalles gjerne for en desentralisert arkivorganisasjon med sentral ledelse. I offentlig forvaltning er det et krav at det skal være en slik felles ledelse av arkivtjenesten i en virksomhet. En bør også i størst mulig grad ha et felles sentralisert saksarkiv for virksomheten.

Sentralisert arkivorganisasjon  (Tilbake)
En sentralisert arkivorganisasjon omfatter i tillegg til felles ledelse og enhetlige rutiner, et felles betjent dagligarkiv. Bortsettings- og fjernarkivene kan gjerne være spredte.

Den mest sentraliserte modellen har vi når arkivtjenesten med arkivpersonalet og de fysiske arkivene er samlet i et lokale. En slik organisasjonsform kalles for et fellesarkiv eller et sentralarkiv.

En fordel med sentraliserte ordninger er at styringen og kontrollen med arkivarbeidet og de fysiske arkivene blir bedre, samtidig som det gir mulighetene for økt samarbeid mellom arkivpersonalet. Det vil også stille strengere krav til kvalifiserte medarbeidere. Ulempen er at enkelte saksbehandlere kan få lang vei til arkivet. Noe av dette kan avhjelpes med edb-baserte sak/arkivsystemer, men en kan også opprette delarkiver innenfor en sentralisert arkivordning.

Det er således ikke uvanlig å ha sentraliserte saksarkiver, mens fagsystemer og spesialarkiver kan være på den enkelte avdeling som har dette som arbeidsområde.

Denne organisasjonsformen kalles for sentralisert saksarkiv med desentraliserte spesialarkiver . Den kombinerer de ulike fordelene det er med sentraliserte og desentraliserte arkiver. Et felles saksarkiv medfører felles rutiner og sentral arkivledelse. Samtidig blir de arkivseriene som er i mest bruk ute på avdelingene betjent der av personale som har spesialkjennskap til disse, og de er nær brukerne. Problemene her, som med alle desentraliserte løsninger, er at arkivenhetene ute på etatene kan bli betjent av personale med arkivtjeneste som brøkstilling, med de følger dette kan gi. Samtidig svekkes kontrollen med arkivdanningen.

Krav til organisering av offentlige arkiv  (Tilbake)

Forskrift om offentlige arkiv har bestemmelser om organisering av arkivtjenesten og arkivordningen i en virksomhet, og om et sentralisert ansvar for all bevaringen i en kommune og fylkeskommune. Kravet er at arkivarbeidet i en offentlig virksomhet skal utføres av en felles arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarlig. Arkivansvarlig er dermed tillagt det faglige ansvaret for arkivdanningen. Dagligarkivet skal i størst mulig grad være sentralisert, (samlet) men det kan opprettes delarkiver. Ansvaret for depoet, dvs. alle eldre og avsluttede arkiver i en kommune/fylkeskommune, skal samles en plass. Dette innebærer ikke krav om et fysisk sentraliserte depot, men at ansvaret er lagt til en bestemt stilling eller til en egen depotinstitusjon. Depotinstitusjonen kan være i form av et by-, kommune-, fylkesarkiv, eller et interkommunalt arkiv. I departementets kommentarer til forskriftenes høringsutkast, tas det til orde for at sentraliserte depotløsninger er å foretrekke ut fra rasjonelle, økonomiske, betjeningsmessige og sikkerhetsmessige konsekvenser.

Ut fra dette vil ikke alle organisasjonsmodeller være aktuelle for arkivtjenesten i et offentlig organ. En fullstendig desentralisert modell vil bryte med bestemmelsene i forskriften.