For å etablere helhet, oversikt og kvalitet bør de dokumentadministrative tjenester i størst mulig grad være samlet i en egen enhet, utført av kvalifiserte medarbeidere. I det offentlige kalles denne tjenesten samlet for arkivtjenesten, og dokumentbehandlingen generelt for arkivarbeidet. I følge forskrift om offentlige arkiv skal som hovedregel alt arkivarbeide i en offentlig virksomhet utføres av en egen arkivtjeneste som er felles for virksomheten. Det er derfor særlig viktig at organiseringen av tjenesten er gjennomtenkt, at målsetting, oppgaver og ansvarsforhold er avklart, og at arkivordningen er lagt opp slik at tjenesten blir rasjonell med en bevisst bruk av personell og utstyr.

Det er dette som er formålet med organisasjonsdelen i en arkivplan:

Definere målsetting og oppgaver for arkivtjenesten:

Utarbeide overordnede og definerbare mål
Konkretisere oppgaver (ut fra målsettingen)

Beskrive arkivorganiseringen:

Avklar arkivansvaret, (overordnet ansvar og internt i arkivtjenesten med stillingsinstrukser)
Beskriv organiseringen av arkivtjenesten (arkivorganisasjonen)
Organisasjonskart over arkivenes fysiske plassering («arkivmodellen»)

Beskrive arkivordningen

Arkivskapere
Organiseringen av aktivt materiale, bortsatt materiale, avsluttet materiale
Klassifikasjonssystemer og oppstillingssystemer
Bevaringskriterier og kassasjon

Enkelte har også med krav til teknologi og utstyr i denne delen av planen. Dette kan være:

Arkivsystemer (registreringssystemer)
Lagringsmedium (papir, film, bånd og elektronisk materiale)
Arkivutstyr

Rammebetingelser for arkivordningen (Tilbake)

En fullgod arkivplan forutsetter at en tar i betraktning de eksterne og interne forhold som har betydning for arkivfunksjonen og arkivarbeidet. Skissen nedenfor antyder noen slike forhold som det er viktig å ha oversikt over.

ramme

Arkivfunksjonen kan organiseres etter ulike modeller og på ulike måter. Organiseringen må ta hensyn til de til krav og utfordringer som ble skissert innledningsvis. Noen av de viktigste momentene er plassforhold, lokaliteter, tidsfaktor, utstyr, teknologi, sikkerhet, kontroll, personalressurser, brukergrupper, arkivmateriale, og økonomi.

ARKIVORDNINGEN (Tilbake)

Generelt

Det er høyst ulike arkivordninger i offentlig forvaltning. Det er først med Forskrift om offentlige arkiv at det etableres et felles rammeverk for arkivordningen. Forskriftene har mange bestemmelse som angår ordningen av arkivet, bl.a.:

om plikten for hver virksomhet til å ha arkiv (enkeltarkiv)
at virksomhetenes arkiver ikke skal blandes (proveniens)
om ordningen i aktivt arkiv
om periodisering og bortsettingsarkiv
om arkivdepot
om arkivnøkkel og oppstilling av arkivet
om bevaring og kassasjon av materiale

Statsorganene har lenge hatt instrukser for arkivordningen, mens det er svært ulike rutiner for hvordan dette blir praktisert i kommunalforvaltningen. Dette gjelder også innad i den enkelte kommune og fylkeskommune. Konsekvensene og endringene fra dagens rutiner og praksis vil derfor variere fra kommunen til kommune, fra fylkeskommune til fylkeskommune, og fra virksomhet til virksomhet. De største konsekvensene av det nye reglementet vil gjelde kravene til kommunale depotordninger, hvor de eksisterende ordninger er svært forskjellige og av høyst ulik kvaliteT.

Nedenfor gjengis de viktigste kravene til arkivordningen. Arkivordningen må så konkretiseres i den enkelte arkivplan.

Enkeltarkiv (Tilbake)
Alle virksomheter som skaper arkiver som et resultat av det de steller med, kalles for arkivkapere. I følge arkivloven plikter alle offentlige organ å ha arkiver som er ordnet og innrettet slik at de er trygget for informasjonskilder for samtid og ettertid.

I tråd med gjeldende arkivlære skal arkivmaterialet fra de ulike arkivskapere holdes atskilt og ikke blandes (proveniensprinsippet). Dette betyr at hver arkivskaper skal ha sitt eget arkiv, (kalt enkeltarkiv) og at disse skal oppbevares som separate enheter, skilt fra andre arkivskaperes materiale. Dette vil gjelde for alle offentlige organer. Denne ytre avgrensning kalles i dag gjerne for ytre proveniens.

Både for administrasjonshistorien og for bruken av registrene er det viktig at den opprinnelige indre ordning i arkivene beholdes. Dette kalles gjerne for indre proveniens, og har som konsekvens at når en går over til nye ordningsmåter skal en ikke ordne om arkiver med gammel ordningsmåte. En skal sette strek i arkivet og begynne på nytt.

Proveniens: (Tilbake)

Ytre proveniens: Enkeltarkiv holdes adskilt fra andre arkiv.
Indre proveniens: Beholder opprinnelig ordningsmåte.

For kommunene ble proveniensprinsippet fastsatt som norm i rettledningen om den kommunale arkivordning fra Riksarkivaren i 1935, (utgitt 1949).

Ved organisatoriske endringer, hvor organer blir delt eller slått sammen, skal arkivene etter nedlagte virksomheter avsluttes og holdes adskilt fra de øvrige. Nye organer som blir skap regnes som nye arkivskapere, og må bygge opp nye separate arkiver. Dersom aktuelt materiale blir overført til nye arkivskapere, skal dette registreres etter vanlige kriterier.

Et enkeltarkiv vil bestå av aktivt materiale som er i daglig bruk, materiale som er satt i et bortsettingsarkiv, og avsluttet og historiske materiale i virksomhetens eget depot. Eldre og avsluttet materiale kan også være avlevert til et fellesdepot.

Aktivt arkiv (Tilbake)

Aktivt arkiv, også kalt dagligarkiv, bruksarkiv, aktuelt arkiv e.l., består av dokumentasjon som er i aktiv bruk. Dagligarkivet skal være sentralisert så langt det er mulig. Dagligarkiv kan plasseres i vanlige kontorlokaler dersom disse oppfyller de generelle krav til arkivrom.

I aktivt arkiv inngår:

møtebøker fra styrer råd og utvalg, (utvalgsprotokoller/referatprotokoller)
saksarkivet med tilhørende registre og databaser, som journaler, journalregistre og kopibøker
fagsystemer, databaser og andre spesialarkiver som blir til som ledd i et organs virksomhet
aktuelle gjenstander og modeller, referansemateriell og nyere arkiveksemplarer av egenproduserte trykksaker

Periodisering (Tilbake)

En betingelse for rasjonell dokumentbehandling og gjenfinning er at arkivene ikke fylles med materiale som ikke lenger har aktualitetsverdi. Dokumentasjonen skal derfor skilles ut etter hvert som den blir uaktuell. Dokumentasjon som det er liten bruk for overføres til bortsettingsarkiv, dokumentasjon som er gått ut av administrativ bruk skal overføres til et fjerndepot.

Overføringen skal foregå i faste planlagte intervaller, kalt arkivperioder. I kommunalforvaltningen skal periodene følge kommunevalgperioden. Rutinene for periodisering skal framgå av arkivreglementet.

I de fleste spesialarkiver vil det være uhensiktsmessig å foreta periodisering hvert fjerde år. For arkivserier som er ordnet på objekt må hvert objekt vurderes for seg med tanke på aktualitet, og settes bort når det er uaktuelt. Dette bør gjøres samtidig med periodisering i saksarkivet. Mapper som er blitt uaktuelle i løpet av perioden kan ryddes og overføres. Dette kan være avgått personale, solgte eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler, avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever, osv. Aktualiteten bør avgjøre om en del av disse dokumentene kan overføres direkte til fjernarkivet.

Bortsettingsarkiv (Tilbake)

Bortsettingsarkivet (også kalt mellomarkiv) skal bestå av materiale som ikke lenger er i aktivt bruk, men som er for nytt til at det kan settes i fjerndepot.

Bortsettingsarkiv skal normalt plasseres i spesialrom for arkiv. Dette skal være i nærheten av dagligarkivene og brukerne. Dersom materialet i bortsettingsarkivet framdeles er i aktivt bruk kan det plasseres i vanlig kontorrom. For særs små virksomheter kan bortsettingsarkiv plasseres i brannsikkert skap eller safe.

Alle registre som møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler skal være innbundet ved bortsetting.

Arkivdepot/fjernarkiv (Tilbake)

Eldre arkiv som er gått ut av administrativt bruk og avsluttet arkiv etter nedlagte virksomheter, skal avleveres til arkivdepot (fjernarkiv). Depot skal tilfredsstille krav til spesialrom for arkiv.

Det statlige arkivverket er arkivdepot for alle statlige organer.

Kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot:

Som et minimum skal ansvaret for eldre og avsluttede arkiver være sentralisert.
Arkivdepot skal tilfredsstille krav til spesialrom for arkiv. Tilfluktsrom kan ikke brukes som arkivlokale.
Lokalene bør som hovedregel utgjøre et fysisk samlet arkivdepot, men kan være spredt på flere lokaler dersom dette ikke er mulig.

arkiver skal avleveres til depot når det er 25-30 år gammelt, dersom ikke annet er bestemt i arkivplanen.

Oppstilling av materialet (Tilbake)

Møtebøker - møteinnkalling, saksframstilling og referater arkiveres kronologisk etter møtedato og saksnummer. Rutiner for «føring» og behandling av møtebøker skal være gjengitt i arkivreglementet i arkivplanen. (Tilbake)

Saksarkivet skal være oppstilt etter godkjent emnebasert arkivnøkkel. Det skal kun brukes en arkivnøkkel i virksomheten. Oppbygging og bruk av nøkkel skal framgå av arkivplanen. Dokumenter som tilhører samme sak skal arkivlegges samlet under det aktuelle emnet i arkivnøkkelen. (Tilbake)

Journaler på papir skal føres kronologisk etter løpenummer (journalnummer). Journalene skal inneholde de opplysninger som kreves i følge Forskrift om offentlige arkiv. Ved elektronisk journalføring føres etter saksnummer. Elektroniske journaler skal tilfredsstille de krav som er gjengitt i KOARK-standarden. Nye system skal tilfredsstille krav i NOARK 4-standarden og være godkjente av Riksarkivaren. Rutiner for journalføring er gjengitt i arkivreglementet i arkivplanen. (Tilbake)

Kopibøker - en kopi av utgående korrespondanse skal arkiveres kronologisk i kopibok. Rutiner for «føring» og behandling av kopibok er beskrevet i arkivreglementet. (Tilbake)

Fagsystemer og andre spesialarkiver kan ha andre ordningssystemer enn arkivnøkkelen, enten som sekundære ordningssystemer eller som primær ordningsmåter. Slike ordningsmåter skal være basert på anerkjente kriterier for dokumentordning for de aktuelle serier. Dette vil i hovedsak dreie seg om alfabetsystemer og ulike nummersystemer basert på allment kjente koder som personnummer, gårds- og bruksnummer osv. Alle serier som er skilt fra saksarkivet med egne ordningsmåter skal ha beskrevet oppstillingsplanen i arkivplanen. (Tilbake)

Materiale som krever spesielle oppbevaringsforhold kan skilles ut fra saksarkivet og oppbevares som egne arkivdeler. Dette kan være aktuelt for kart, tegninger, foto, film, video, bånd, og elektronisk materiale. Arkivene og oppstillingsplanene skal framgå av arkivplanen. For databaser og elektronisk arkivmateriale skal det utarbeides dokumentasjon som gjør at materialet kan brukes etter ordinær bruk.

Materiale som settes til bortsetting og depot skal ha samme oppstillingsplan som i aktiv bruk.

Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon (Tilbake)

Enhver virksomhet skal ha utarbeidet en plan for hvilke dokumentasjon som skal oppberes i arkivet og for hvor lenge dokumentasjonen skal oppbevares. Her skal det framgå hvilke kriterier som legges til grunn for bevaringen av materiale. Dette arbeidet skal ta utgangspunkt i gjeldende retningslinjer for bevaring, arkivbegrensning og kassasjon.

Arkivbegrensning består i å skille ut materiale som ikke er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi ut fra de nevnte kritereier, og som derfor kan holdes borte fra arkivet. Arkivbegrensningen skal gjennomføres ved postbehandling og arkivlegging etter rutiner beskrevet i arkivreglementet. Reglementet skal vise hvilke typer dokumentasjon som skal arkivbegrensens.

Kassasjon består i å fjerne materiale som bare har midlertidig dokumentasjonsverdi og som derfor vil oppbevares i arkivet så lenge dette varer. Rutinene for kassasjon og krav til oppbevaringstid for ulike typer dokumentasjon skal være beskrevet i arkivreglementet.

Bevaring
I utgangspunktet er materiale bevaringsverdig når det er blitt til som ledd i et organs virksomhet og dokumenterer denne virksomheten. Men i offentlig forvaltning må arkivtjenesten ha for øye at arkivdanning og bevaring må ta hensyn til langsiktige- såvel som kortsikte behov, personlige- såvel som administrative behov, samfunnsmessige- såvel som virksomhetens egne behov. Noen av de viktigste oppgavene kan sammenfattes i følgende hovedpunkter:

Forvaltningen skal sikres et tilstrekkelig materiale for rasjonell saksbehandling, riktige beslutninger og dokumentasjon av utførte oppgaver.

Arkivet er forvaltningens hukommelse, og lokal-politikernes premissleverandør. Arkivet behandler ikke bare dokument, det er informasjonsbanken som gir saksbehandleren og politikeren tidligere tiders avgjørelser, og premissene for de nye. Samtidig skal arkivet dokumentere utført saksbehandling.

Personalskifter kan føre til tap av kompetanse og behandlingskontinuitet. Når beslutningsunderlag og avgjørelsene er tilgjengelige i arkivet, skapes en bro mellom personskiftene. Dermed videreføres grunnlaget for riktig saksbehandling og veloverveide beslutninger i politske- og administrative organ.

Enkeltpersoners og virksomheters rettigheter og plikter skal kunne dokumenteres.

Som mottaker av kommunale tjenester har vi rettigheter og plikter. Enkelte ytelser kan være allmenne og gratis, noen ganger må vi betale, andre tjenester kan være behovsprøvde. Samtidig er en del av de juridiske rettigheter vi har i vårt samfunn dokumentert i de kommunale arkiver.

Informasjonen om oss skal være lagret slik at offentlige ytelser gis oss når vi har krav på dem. Det skal til enhver tid kunne dokumenteres hvilke rettigheter vi har, og hvilke betingelser og forpliktelser som følger disse.

Den enkelte og forskningen skal være sikret et tilstrekkelig og representativt kildemateriale.

Både for den enkelte, og for forskningen, er dokumentasjonsverdien i arkivene av stor betydning. Kommunene er i dag ryggraden i velferdssamfunnet, og de kommunale arkiver dokumenterer vårt liv fra vugge til grav. Kommunene er selv store arbeidsgivere, og mange har sin arbeidsdag dokumentert i forvaltningens personalarkiver. Dokumentasjonen om oss som samfunnsmedlem er således i stor grad knyttet til de kommunale arkiver, og arkivene skal kunne dokumentere dette, når vi ønsker opplysningene hentet ut.

I tilegg til den daglige dokumentasjonsverdien har de kommunale arkivene et historisk aspekt, som en vesentlig del av vår kulturarv. De kommunale tjenester er sentrale i beskrivelsen av lokalhistorisk utvikling, og dagens arkiver er framtidens kildegrunnlag. Dokumentasjonen må derfor være tilstrekkelig for medisinsk- og sosialhistorisk forskning, for beskrivelse av lokalsamfunnets utvikling og forvaltningens historie.