INNHOLD I ARKIVSERIER

DOKUMENTASJON OG ARKIV

STRUKTURERING AV BESTANDDELENE I ET ENKELTARKIV

Hva er arkivdokument?

Bestanddelene i et enkeltarkiv

Norsk Allment Arkivskjema

HOVEDSERIER

Møtebøker

Kopibøker

Journaler og overgripende registre

Saksarkivet

Saksarkiv med sideordnet system

Fagsystemer og utskilte spesialarkiver

Oppsummering: Skisse over bestanddelene i et enkeltarkiv

OPPLYSNINGER OG RETNINGSLINJER FOR DE ULIKE SERIER

DOKUMENTASJON OG ARKIV  (Tilbake)

Alle offentlige organer skal lage arkivplaner som viser hva arkivet omfatter (Forskrift om offentlige arkiv §2-2). Ut over dette er det ingen krav til hvordan slike oversikter skal være utformet eller til hvilke opplysninger de skal inneholde. Men når en skal lage oversikter over materialet i arkivene bør en ha tenkt nøye gjennom

• formålet med en slik plan
• hvem oversikten skal omfatte
• hva oversikten skal inneholde av opplysninger
• framgangsmåten for registreringen
• oppfølging og ajourføringen videre

Dersom formålet bare er å gi en oversikt over materialet, er det begrenset hvilke opplysninger en behøver å registrere. Men dersom en samtidig ønsker å bruke planen mer bevisst i arkivarbeidet, bør en kartlegge forhold som innhold, ordningsmåte, tilvekst, tilgang, eventuelle kassasjonsfrister, m.m.

Det er viktig at en sørger for at kartleggingsarbeidet blir rullerende, slik at planen med jevne mellomrom blir oppdatert. Dersom dette ikke skjer, vil oversikten og dermed arkivserieplanen etter hvert bli uaktuell. Kanskje kan det være fornuftig å foreta en oppjustering av planen i forbindelse med bortsettings- og periodiseringsarbeidet.

STRUKTURERING AV BESTANDDELENE I ET ENKELTARKIV  (Tilbake)

Hva er arkivdokument?  (Tilbake)

Etter offentlighetsloven består forvaltningens saksdokumenter av dokumenter som er utarbeidet av et offentlig organ, eller som er kommet inn til eller lagt fram for et forvaltningsorgan. Arkivmaterialet kan dermed både være egenproduserte dokumenter og mottatte dokumenter. Det kan være administrative saker (ofte kalt arkivsak), eller saker drøftet i politiske utvalg, såkalte utvalgssaker. At noen språkmessig skiller mellom saksbehandling og utvalgsbehandling har her ingen betydning.

I følge definisjonen i arkivlovens §2 er dokument det samme som «medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring». Dokumenter er med andre ord uavhengig av hvilket lagringsmedium informasjonen er festet til. Arkivmaterialet som skal registreres omfatter all dokumentasjon: Papirdokumenter, disketter, harddisker, optiske plater, bånd og lydopptak, filmer, mikrofilmer, video og fotografier. Men informasjon kan også være i form av ulike typer gjenstander som eksempelvis fysiske modeller av terrreng eller boligfelt.

Men det er ikke alle dokumenter som er arkivverdig dokumentasjon, og som behøver å registreres i en arkivplan. Dersom en registrerer arkivuverdig materiale, må det av planen gå klart fram at dette ikke er arkivmateriale. Selv om det er utarbeidet retningslinjer kan skillet mellom arkivverdig og arkivuverdig noen ganger være uklart. Arkivteoretisk knyttes arkivverdige dokumenter gjerne til unikhet, til dokumentasjon som er blitt til som ledd i arkivskaperens egen virksomhet. Mottatte rundskriv, utredninger, rapporter og statistikker som ikke brukes direkte i saksbehandlingen, hører derfor ikke hjemme i arkivet. Det gjør naturligvis heller ikke mottatt reklamemateriell, bøker, eller tidsskrifter. Dette er masseprodusert informasjon, som skal oppbevares i bibliotekene. Som eksempel er en skoles arkiver dokumenter som er blitt til som ledd i skolens virksomhet når den utfører sine oppgaver. Ingen skolearkiver vil være identiske, men vil inneholde ulike dokumenter. Biblioteker kan derimot teoretisk inneholde like boksamlinger.

I det offentlige er det være mange ulike organer som danner arkivmaterialet. Det er de politiske organene: Styrene, rådene, utvalgene og komiteene. Det er administrasjonen med de sentrale etatene og det er de ytre virksomheter, institusjonene, skolene og bedriftene. Alle danner de arkiver som et resultat av det de steller med. Arkivfaglig kalles alle som skaper arkiver for arkivskapere, og arkivmaterialet til en arkivskaper for et enkeltarkiv.

For større arkivplanarbeid, som eksempelvis skal omfatte en hel kommune, er det viktig å avklare hvem som er arkivskapere og hvor arkivmaterialet til de enkelte arkivskapere befinner seg. Det er enkeltarkivene som viser hvilke forvaltningsenheter som kommunen til enhver tid har bestått av og hvilke oppgaver de utførte. For at en skal kunne gjenskape kommunens administrative historie, den organisatoriske strukturen, kontorenes arbeidsområder og kildematerialets organisatoriske tilknytting, er det viktig at enkeltarkivene holdes adskilte og at en ikke blander sammen arkivmateriale fra ulike arkivskapere i registreringen.

Bestanddelene i et enkeltarkiv  (Tilbake)

Det er de enkelte dokumenter som er de grunnleggende enhetene i alle arkiver. I saksarkivet oppbevares dokumenter som omhandler samme saksforhold i felles saksmappe (emnemappe), arkivert under aktuell emnekode. I fagsystemer og spesialarkiver oppbevares dokumenter etter andre ordningssystemer, ofte arkivert slik at dokumenter som omhandler samme objekt (person, bygning, osv.) holdes samlet i felles mappe (dossiermappe) (Se plandel 2: Oppsett.). Samtidig skiller vi mellom saksdokumentene og registrene til disse. Registrene inneholder som regel ikke selve dokumentene, men nedtegnede opplysninger om disse. En brevjournal er et eksempel på et register over mottatt og ekspedert post.

Men når vi skal lage oversiktsplaner over arkivbestanden vil det føre alt for langt å registrere hvert enkelt dokument eller alle mappene i arkivene. Som regel konsentrerer vi oss om arkivskap og den fysiske emballasje som inneholder dokumenter, slik som arkivbokser, permer, ruller, kassetter, magnetbånd osv. Slike fysiske arkivenheter kalles gjerne for  arkivstykker. Manuelle registerprotokoller vil som regel utgjøre separate arkivstykker. Skap, skuffer og arkivstykker vil være registreringsenhetene når vi kartlegger arkivbestanden.

Et enkeltarkiv består av dagligarkivet og det bortsatte materialet, eventuelt også materiale i virksomhetens eget fjernarkiv. I materialet inngår saksarkivet med tilhørende registre og databaser og de ulike fagsystemer og spesialarkiver med sine registre og databaser. Dette materialet vil som regel bestå av mange typer dokumentasjon, med forskjellig innhold, ulik ordningsmåte, ulikt format og gjerne på ulikt medium. Ofte er det mange slike enheter som er skilt ut som separate arkivdeler på grunn av at materialet har en funksjon, innhold, ordningsmåte, format eller er på et medium som skiller det fra andre deler av materialet og gjør det naturlig å betrakte det som en selvstendig enhet. Slike enheter kalles gjerne for arkivserier.

Arkivseriebegrepet er langt fra entydig og presist, og definisjonene kan variere. Men visse registre, slik som møtebøker (møteprotokoller fra politiske råd og utvalg) , brevjournaler og kopibøker (kopisamling av utgående korrespondanse ), vil hver for seg utgjøre egne serier ut fra innhold og funksjon. Et saksarkiv, ordnet etter arkivnøkkel, er en arkivserie ut fra ordningsprinsippet som skiller det fra de øvrige dokumentene. Fagsystemer og dokumentasjon som er fysisk skilt ut som spesialarkiver, kan betraktes som egne serier ut fra prinsippet de er skilt ut på. Det kan være at de er arkivlagt etter andre ordningsprinsipper enn arkivnøkkel, som eksempelvis eiendomsarkiver ordnet etter gnr/bnr., og pasient-, klient- og personalarkiver arkivert etter alfabet. De kan være skilt ut da de har et format som ikke passer inn i saksarkivet som eksempelvis store kart, eller fordi at de er på annet medium enn papir og må gis spesielle oppbevaringsforhold, som eksempelvis film- og fotosamlinger.

Oversiktsplanene over arkivmaterialet i kommunalforvaltningen tar utgangspunkt i de ulike arkivserier og registrere disse. Planene kalles derfor gjerne for arkivserieplaner, og gir altså en oversikt over de ulike arkivseriene til en arkivskaper. Samtidig er det gjerne med opplysninger om en del viktige forhold som knytter seg til hver enkelt arkivserie. Slik informasjon kan dreie seg om innhold, ordningsmåte, tidsperiode, fysisk plassering, omfang, tilvekst, kassasjon, m.m. Et enkeltarkiv vil således bestå av mange arkivserier, som befinner seg på ulike nivå innenfor arkivhierarkiet. Det gjelder derfor i oversikten å gruppere de ulike seriene i forhold til hverandre på en fornuftig og praktisk måte.

At seriebegrepet er upresist, har ført til mange ulike forslag til inndeling av arkivserier. Et forslag til standardisering finnes i Norsk Allment Arkivskjema som er anbefalt av Riksarkivet. Men heller ikke denne inndelingen er uproblematisk og bør brukes med en viss kritisk sans.

 Norsk Allment Arkivskjema  (Tilbake)

Se her for Norsk Allment Arkivskjema

I arkivskjemaet er hver hovedserie er forsynt med en bokstavkode som kan brukes i registreringen. Hovedprinsippet i oppstillingen er at egne produkt (eks. registre) kommer før mottatt materiale (korrespondanse), avgjørelser før grunnlagsmateriale, protokoller før vedlegg og saksarkiv før spesialserier.

Under hver av hovedgruppene kan det dannes undergrupper for de enkelte serier. Disse markeres med liten bokstav. Det kan ofte være nødvendig med flere enn to bokstavkoder.

HOVEDSERIER  (Tilbake)

Møtebøker  (Tilbake)

• Påbud: Møtebøker er det samme som forhandlingsprotokoller, styreprotokoller, protokoll eller vedtaksbok. Alle politiske organ i kommunalforvaltningen er pålagt føring av møtebøker etter kommuneloven.
• Innhold: Møtebøkene skal dokumentere alle vedtakene som gjøres. Selv om loven stiller kommunene fritt med hensyn til reglementet for føringen, er denne basert på visse ulovfestede prinsipper (Kommunelovutvalgets innstilling av 21.06.1990, NOU 1999,13). I følge disse skal protokollene inneholde:
• tid og sted for møtene,
• deltakende og fraværende medlemmer,
• saksangivelse med innstilling,
• framsatte forslag,
• vedtakene og avstemningsresultatet.
• Føring: Sakene føres i fortløpende nummerorden for hvert år, og det er viktig at det framgår at protokollen er godkjent. Tidligere ble møtereferatene håndskrevet i innbundne protokoller. I dag føres de aller fleste på løsbladsystem.
• Innbinding: Møtebøker ført på løsbladsystem skal føres på arkivbestandig papir og bindes inn. Referatene skal ikke limes inn i protokoller.
• Bevaringspåbud: Det er bevaringspåbud for møtebøker og vedleggserier, og for grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller og vedtak i alle styrer, råd, nemnder og utvalg. Møtebøkene skal oppbevares under særs betryggende forhold og ikke i kontorhyllene.

I tillegg til forhandlingsprotokollene finnes det gjerne annet arkivmateriale i tilknytting til møtene. Det kan være utsendte sakspapirer til møtene, innstillingene, separate registre, trykte møtereferater m.m. Saksutredningen kan være temmelig omfattende, og denne behøver ikke være med i møteboka. Utredning og innstilling kan heftes inn som særskilt protokoll, såkalt vedleggserietil møtebøkene.

Når det er flere møtebøker og vedlegserier gjelder det å få struktur på oppsettet. Eks:

(Her er A og Aa kun overskrifter, Aaa, Aab og Ab er serier.)

Sakspapirene finnes ofte også i saksarkivet på det kontoret som er sekretariat for utvalget. Enkelte steder kan de være utskilt som eget saksarkiv for utvalget. Det er bevaringspåbud for møtebøker og vedleggserier.

Kopibøker  (Tilbake)

Kopibøker er i dag ikke bøker i egentlig forstand, men kopier av den utgående korrespondansen arkivert kronologisk i ringpermer eller arkivbokser. Kopien i kopibok kommer i tillegg til den som legges i saksmappen. Alle offentlige organ skal ha kopibok. Det er bevaringspåbud for kopibøker, og de skal bindes inn senest ved bortsetting. Mange arkivskapere sender ut egne rundskriv. Dersom disse oppbevares i egne mapper eller permer bør dette betraktes som en underserie av kopibøker. Kopiene i kopibok skal være signert.

Journaler og overgripende registre  (Tilbake)

Den vanligste journalen er brevjournalen som er et register over inn og utgående korrespondanse. Journalene ble opprinnelig ført kronologisk for hvert år, ved at hver ekspedering fikk ett fortløpende løpenummer innefor året. Enkelte førte også journalkort med oversikt over alle dokumentene innenfor en sak. Mange har i dag elektroniske journaler, og de skal betraktes som dette og ikke som utskilt edb-arkiv. I dag foregår den elektroniske registreringen på saksnivå, ved at alle dokumenter innenfor hver sak registreres under samme saksnummer. Ved elektronisk journalføring skal offentlige organ ha systemer som følger kravene i Noark-standarden. Journalen skal inndeles i perioder og følge arkivet til bortsetting. Journal ført på løsbladsystem skal bindes inn senest ved bortsetting.

Et presedensregister er et annet eksempel på et overgripende register. Et slikt register viser oversikten over saker som danner presedens for senere avgjørelser, uansett hvor disse

sakene er arkivert og hvilken arkivserie de tilhører. Dersom et register er knytet til en bestemt arkivserie, bør det registreres som en del av denne serien og ikke som et overgripende register.

Saksarkivet  (Tilbake)

Ordningsystemet for saksarkivet i offentlig forvaltningen er i dag en emnebasert arkivnøkkel. De fleste organer vil imidlertid ha saksarkiver som opp gjennom tidene har benyttet ulike klassifiseringssystemer. Tidligere ble korrespondansen gjerne lagt kronologisk etter løpenummer i journalen (journalnummer), alfabetisk på adressat, etter budsjettplanens system eller etter egenkonstruerte systemer. Senere dukket de første arkivnøkler opp. De ulike systemer som har vært i bruk vil være ordningssystemer for det eldre saksarkivet.

Eks. Saksarkivene ved et tenkt formannskapskontor i en kommune:

Saksarkiv med sideordnet system  (Tilbake)

Spesielle saksområder i saksarkivet kan være skilt ut og plassert for seg. Det kan være på grunn av omfanget, behandlingsformen eller fordi de krever spesielle beskyttelsestiltak. Eksempler på slike serier kan være:

Disse seiene vil som regel ha egne ordningsprinsipper som undersystem.

Saksarkvet skal inndeles i faste perioder. Ved periodens utløp setter en strek for arkivet, og nye dokumenter arkiveres i «nytt» arkiv (ny periode). Rutinene for bortsetting er beskrevet i arkivreglementet.

Fagsystemer og utskilte spesialarkiver  (Tilbake)

Som tidligere beskrevet vil et enkeltarkiv ofte inneholde materiale som ikke er ordnet etter emneprinsippet, som er skilt fra saksarkivet fordi det er av spesielle formater som gjør at det ikke passer inn i saksarkivet, eller fordi det er på medium som krever andre oppbevaringsforhold enn papir. Dette er gjerne arkiver som er knyttet til arkivskapers fagoppgaver, og er ofte omfattende arkivserier, som eksempelvis tekniske arkiver, pasientarkiver, klientarkiver og elevarkiver. Ordningssystemene for disse vil variere med materialets art, og vil framgå av arkivplanen.

Mapper fra disse arkivene overføres til bortsetting når de er uaktuelle, samlet for en arkivperiode. Konsesjonspliktige arkiver skal behandles etter konsesjonene og inngåtte avleveringsregler.

I Norsk Allment Arkivskjema er noen spesialarkiver som går igjen hos de fleste virksomheter listet opp (med forhåndsdefinerte koder fra P-T). Slike eksempler er personalarkiv, eiendomsdokumenter, regnskapsmateriale, kart og tegninger, fotosamlinger m.m.

Et personalarkiv er som regel et eget utskilt spesialarkiv som kan inneholde:

Eiendomsdokumenter og inventar kan være hjemmelsdokumenter for fast eiendom, inventarfortegnelser, osv.

Regnskapsmateriale vil bestå av mange underliggende arkivserier . Det er årsregnskaper, hovedbøker, lønnsregnskaper, kassabøker, kontobøker, kontoutdrag, bilagsserier, osv. Det finnes ikke noe standardoppsett for dette materialet. Oppsettet kan følge kontoplanen, rekkefølgen materialet produseres i, over og underordnede serier, oppsettet for regnskapsmaterialet i arkivnøkkelen e.l.

Kart og tegninger kan finnes i mange arkivserier. Men de finnes også ofte som egne utskilte kart og tegningsarkiver, gjerne arkivert i spesialskap og ruller.

Fotosamlinger og arkiver på andre medier enn papir

Dette er materiale som er skilt ut som egne serier og som ikke inngår i de andre arkivene. Eksempler kan være egne fotosamlinger, lydarkiver o.l. Det meste elektroniske arkivmaterialet bør registreres under den arkivserien det hører hjemme (eks. elektronisk saksarkiv under saksarkiver) og ikke som egen serie.

Gjenstander, trykksaker og referansemateriell

Gjenstander er opprinnelig museumsmateriale, mens trykksaker hører til i biblioteker. Men en del gjenstander som fysiske modeller, egenprodusert reklamemateriell (penner, nøkkelholdere), stempler, faner, m. m. har dokumentasjonsverdi og må betraktes som arkivsaker. Det samme gjelder for egenproduserte trykksaker som årsberetninger, regnskaper, brosjyrer, reklame, plakater, osv. Egenproduserte trykksaker, som er beregnet for offentligheten, skal sendes i 5 eksemplarer til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana (Pliktavleveringsloven).

Referansemateriell, som håndbøker, instrukser, arkivfortegnelser, arkivnøkler, avleveringslister, m.m. er viktig dokumentasjon som forteller mye om arkivskaper og arkivet.

Det samme gjør klipparkiver og utklippsbøker og også dette må må tas vare på for ettertiden.

Inndelingen i Norsk Allment Arkivskjema kan, med fornuftig bruk, være et utgangspunkt for gruppering av arkivbestanden. Det er imidlertid en forutsetning at en tar hensyn til proveniens og ikke bryter opp materiale som er ordnet på annen måte for å få det til å passe med gruppene i arkivskjemaet.

Oppsummering: Skisse over bestanddelene i et enkeltarkiv  (Tilbake)

OPPLYSNINGER OG RETNINGSLINJER FOR DE ULIKE SERIER  (Tilbake)

Samtidig som en registrerer arkivbestanden, kan det kan være nyttig å ha med opplysninger om hver serie. Forhold som det kan være nyttig å ha med i en arkivserieplan kan være:

• Hvilke serier arkivet består av
• Hvem som har ansvar for å betjene og vedlikeholde de ulike seriene
• Hvilken informasjon og dokumentasjon seriene inneholder og på hvilket medium de er
• Hvordan de er ordnet (klassifiseringssystem)
• Hvilke årstall de omfatter (periodeinndeling)
• Hvor de fysisk oppbevares
• Omfanget eller størrelsen på de ulike seriene
• Tilveksten pr.år
• Hvor lenge de skal oppbevares evt. med kassasjonsår
• Når de skal overføres til bortsetting, fjernarkiv og depot
• Hvem som har tilgang til materialet
• Eventuelle andre bestemmelser som gjelder

Med en plan over hver arkivserie vil en få en oversikt over hvor det ulike materialet er plassert, og opplysninger om materialet som gir utgangspunkt for effektiv og styrt informasjonsforvaltning. Samtidig vil registreringen avdekke mangler og utilfredstillende rutiner, og kan føre til en mer gjennomtenkt holdning til arkivarbeidet.