Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Iht. arkivforskriften skal alle arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) deponeres til arkivdepot. Det samme gjelder for arkiv som er avsluttet. 

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA) ivaretar arkivdepotfunksjonen for Sandnes kommune. 

Depotordningen er regulert av en særskilt avtale mellom kommunen og IKA.