Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Registre innsynsbegjæringen

• Opprett en ny sak for innsynsbegjæringen i Public 360, og registrer forespørselen i saken. Den som skal behandle innsynsbegjæringen settes som ansvarlig for både saken og dokumentet.
  • Dersom innsynsbegjærer vil se alle dokumentene i personalmappen, og innsynsbegjærer har arbeidet flere steder i kommunen og dermed også hatt ulike ledere, bør innsynsforespørselen behandles ved Dokumentsenteret.
  • Dersom det bes om innsyn i en personalmappe fra en konkret enhet, for eksempel en skole, bør innsynsforespørselen behandles av leder ved enheten.

Dokumentsenter

2

Behandling av innsynsbegjæringen

• Saksbehandler finner frem innsynsbegjærers personalmappe. Husk å sjekke både fysisk og elektronisk arkiv.
• Eventuelle dokumenter i fysisk personalmappe skannes og vedlegges svaret som blir sendt til innsynsbegjærer. Dersom det er lukket konvolutt i den fysiske personalmappen, se "Behandling av innsyn i personalmapper som inneholder lukket konvolutt" nedenfor.

• Send en skriftlig forespørsel til IKA Rogaland der det opplyses om
  • Navn
  • Fødselsdato
  • Enhet vedkommende var ansatt ved
  • Ca. periode for ansettelsesforholdet (dersom dette er kjent)
• Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer med følgende tekst:

"

Deres forespørsel av [dato] er mottatt. Det må påregnes noe saksbehandlingstid. Vi forventer å gi tilbakemelding innen [dato].

"

•  Svaret fra IKA Rogaland registreres i saken

Saksbehandler

3

Send svar til innsynsbegjærer

• Send svar til innsynsbegjærer med etterspurt dokumentasjon.
• Svaret registreres i saken.

Saksbehandler/

Leder

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Legitimering av innsynsbegjærer

•  Be innsynsbegjærer om å legitimere seg.

Dokumentsenter

2

Finn personalmapper

• Se hvor personalmapper befinner seg, og vurder hvor lang tid det vil ta å finne frem og kopiere/skrive ut etterspurte dokumenter

• De etterspurte dokumentene skrives ut og utleveres til innsynsbegjærer.

• De etterspurte dokumentene kopieres og utleveres til innsynsbegjærer.

• Vurder om det er mulig å utlevere dokumentene med en gang. Er dette mulig, kopieres og utleveres dokumentene.
• Dersom det ikke er mulig å utlevere dokumentene med en gang må det avtales ny tid for utlevering med innsynsbegjærer.

• Informer innsynsbegjærer om saksbehandlingstid.
• Følg punkt 2 i rutinen for Behandling av skriftlige forespørsler om innsyn i egen personalmappe (se over).

Dokumentsenter

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Opprett ny sak

• Opprett en ny sak for innsynsbegjæringen i Public 360, og registrer forespørselen i saken. Den som skal behandle innsynsbegjæringen settes som ansvarlig for både saken og dokumentet.

Dokumentsenter

2

Midlertidig svar til innsynsbegjærer

• Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer. Bruk gjerne følgende tekst:

"

Deres forespørsel av [dato] er mottatt. Det må påregnes noe saksbehandlingstid. Vi forventer å gi tilbakemelding innen [dato].

"

Saksbehandler

3

Finn dokumentasjon

•  Saksbehandler undersøker og finner frem etterspurt dokumentasjon som ikke måtte foreligge elektronisk. Husk å sjekke
  • Fysisk mappe i sentralt arkiv
  • Fysisk mappe i fjernarkivet
  • Fysisk mappe hos IKA Rogaland. Benytt fremgangsmåten beskrevet i punkt 2 i rutinen for Behandling av skriftlige forespørsler om innsyn i egen personalmappe (se over).
• Eventuell dokumentasjon som finnes skannes og registreres i saken
• Dokumentasjonen sendes på gjennomgang til leder i Public 360

Saksbehandler

4

Leders gjennomgang

• Leder gjennomgår dokumentasjonen, og vurderer hva det kan og/eller ikke kan gis innsyn i

Leder

5

Send svar til innsynsbegjærer

• Svar sendes til innsynsbegjærer med dokumentasjonen det kan gis innsyn i. I oversendelsesbrevet forklares det hvorfor det eventuelt ikke har blitt gitt innsyn i noen dokumenter. Husk å informer om klageadgangen. Se her for mer informasjon om retten til å klage.
• Svaret registreres i saken.

Saksbehandler

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

• Det opprettes en sak pr forespørsel i Public 360 med tittelen «Forespørsel om innsyn i personaldokumetasjon – [navn på den som personalmappen gjelder]». Sett leder som ansvarlig.
• Forespørsel registreres i saken. Bruk samme tittel på dokumentet som på saken. Sett leder som ansvarlig.
• Følg beskrivelsen for "innsynsbegjæring i graderte dokumenter via offentlig journal" i rutine for innsyn i Sandnes kommune.

Dokumentsenter

Generelt

• HR og Lønn har tilgang til alle elektroniske dokumenter i personalmappen

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Finn dokumenter

• Dokumentsenteret undersøker og finner frem etterspurt dokumentasjon som ikke måtte foreligge elektronisk. Husk å sjekke
  • Fysisk mappe i sentralt arkiv
  • Fysisk mappe i fjernarkivet
  • Fysisk mappe hos IKA Rogaland. Benytt fremgangsmåten beskrevet i punkt 2 i rutinen for Behandling av skriftlige forespørsler om innsyn i egen personaldokumentasjon (se over).

Dokumentsenter

2

Skann dokumenter

• Eventuelle fysiske dokumenter skannes og registreres inn i aktuell personalmappe med tittelen «Eldre dokumenter». Innsynsbegjærer settes som ansvarlig saksbehandler.

Dokumentsenter

3

Informer innsynsbegjærer

• Innsynsbegjærer informeres på e-post eller telefon om at etterspurte dokumenter nå er tilgjengelig i den aktuelle personalmappen.

Dokumentsenter

Generelt

• I henhold til tidligere rutiner arkiverte HR og enhetsledere dokumenter med svært sensitive opplysninger (for eksempel personalsaker og varslinger) i lukket konvolutt i personalmappen for å begrense intern tilgang til dokumentene.
• Det skal ikke lenger legges lukkede konvolutter i fysiske personalmapper

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Åpne konvolutt og videre behandling

• Dokumentsenteret åpner konvolutten og behandler innholdet på samme måte som andre dokumenter i den fysiske personalmappen

Dokumentsenter