Avlevering av fysisk arkivmateriale til fjernarkivet på Rådhuset

  Utskriftsvennlig versjon

Versjon: 2

Godkjent dato: 19.01.2017

Godkjent av: Arkivsjef Henny Lillelid Bjerga

 

Innledning

De fleste resultatenheter og avdelinger i Sandnes kommune skal avlevere sine eldre og avsluttede arkiver til Dokumentsenteret for oppbevaring. Materialet blir som hovedregel stående en periode i bortsettingsarkivet på Rådhuset før det overføres til Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) når det er ca. 25-30 år gammelt.

 

Fremgangsmåte for avlevering

Trinn 1 – Grovsortering av materialet

  • Få en fullstendig oversikt over alt arkivmateriale på enheten – også det som måtte befinne seg på loft, i kjeller eller andre steder.
    • Ved grovsorteringen skal aldri arkivmateriale fra forskjellige resultatenheter blandes sammen, men avleveres hver for seg.
    • Dersom enheten har vært gjennom en omorganisering må Dokumentsenteret informeres om dette når det tas kontakt, jf. punkt 3.
  •  Ta bort det som ikke er arkivverdig. Det vil si:

Dokumenttype

Merknad

Regnskapsbilag

Kan som hovedregel kasseres 5 år etter regnskapsårets slutt. Kopier av regnskapsbilag kan kasseres når det ikke lenger er et administrativt behov for dem.

Egenmeldinger/sykemeldinger/permisjonssøknader/sluttmeldinger m.m.

Originaler skal være sendt til lønn. Permisjonssøknader med varighet lenger enn 10 dager videresendes fra lønn til Dokumentsenteret, hvor de legges inn i personalmappen.

Personaldokumentasjon      

For ansatte som har sluttet etter 2004 eller fremdeles er i jobb, se egen rutine for disse mappene.

Rundskriv, trykksaker, o.l

Utgitt av andre og som ikke har vært del av saksbehandlingen

  •  Ta kontakt med Dokumentsenteret for bistand til vurdering av gjenstående materiale.

 

Trinn 2 – Ordning av materialet

  • Mappene gjennomgås for å fjerne duplikater og arkiv-uverdige dokumenter.
  • Mappene skal legges i korrekt rekkefølge.
    • Dette betyr at mappene i saksarkivet skal stilles opp etter k-kode mens for eksempel elevmapper, barnemapper og journaler ordnes etter stigende fødselsnummer
  • Dersom materialet er spesielt skittent eller støvete skal det rengjøres.
    • Slitte og ødelagte mapper/omslag skiftes ut og «tykke» saksmapper deles opp. Dersom mappe/omslag er påført notater, tas det en kopi av mappen/omslaget som legges oppi ny mappe. Alternativt kan den gamle mappen/omslaget legges oppi ny mappe. Dokumentoversikt bør legges ved.
  •  Binders, plastomslag, strikk og lignende fjernes.
    • Dette opptar plass, men bidrar også til å forringe papirkvaliteten. Stifter kan brukes, men må fjernes om de har begynt å ruste.
  • Arkivmaterialet skal være pakket i bokser som bestilles via Dokumentsenteret.
    • Plassen i boksene må utnyttes godt. Samtidig skal det være mulig å bla gjennom mappene i boksen. Boksene skal ikke bule.

 

Trinn 3 – Merking av materialet

  • De enkelte arkivstykkene skal ha påskrift med opplysninger om:
    • Navnet på arkivskaper (for eksempel «Stangeland barnehage»)
    • Nummer på arkivstykket (for eksempel «Boks 3»)
    • Innhold (k-kode eller tekst, som for eksempel «Barnemapper», «Elevmapper», «Fraværsprotokoller» m.m.).
    • Tidsrom materialet omfatter (for eksempel «1/1-1992 – 31/12-1993»)
  • Merkingen skal være påført med blyant.
    • Teksten skal ha samme rekkefølge som opplistede kulepunkter ovenfor.
  • Tenk over hvordan boksene merkes.
    • Sensitive opplysninger som for eksempel avslører et klientforhold skal ikke stå på arkivbokser. Det skal med andre ord ikke være personnavn eller personnummer utenpå arkivboksene. En navneliste eller annen form for oversikt kan legges inni boksen.

 

Trinn 4 – Avleveringsliste

  • Fyll ut en avleveringsliste.
    • Avleveringslisten skal som et minimum inneholde de samme opplysningene som er påført de enkelte arkivstykkene.

 

Trinn 5 – Avleveringen

  • Avtal tidspunkt for avlevering med Dokumentsenteret.
    • Når materialet er ordnet i henhold til denne veiledningen, avtales tidspunkt for avlevering med Dokumentsenteret. Avleveringslisten sendes gjennom Public 360° til Dokumentsenteret.

 

Behov for hjelp?

Dokumentsenteret kan kontaktes når som helst gjennom arbeidet med å klargjøre arkivmateriale for avlevering til Rådhuset på

Telefon:

51 33 57 75

E-post:

dokumentsenter@sandnes.kommune.no