Varslingssaker

  Utskriftsvennlig versjon

 

 

 

Formål:

Formålet med rutinen er å lette gjenfinning av varslingssaker i nåtid og for ettertiden. Rutinen skal speile og forenkle intern saksbehandlingsprosess og støtte opp om allmennhetens innsynsrett i offentlig forvaltning samtidig som personvernet blir ivaretatt.

Generelt om mottak – registrering av varslingssaker/klager/henvendelser

Begrepet «Varsling» er relatert til Arbeidsmiljøloven kap. 2a og skal kun brukes om forhold der det er ansatte i kommunen som varsler på kollegaer/ledere/arbeidsmiljø osv.

Retningslinjer for varsling om kritikkverdige forhold og rutine for behandling av varsel

Varsling er et sterkt begrep og må avklares med avsender/andre involverte om registrerer en varslingssak dersom det ikke står i henvendelsen at det er en varsling. Ellers håndteres det som en henvendelse.

Den som mottar varselet er ansvarlig for at både varslingssak og alle dokumenter som vedrører varslingssaken blir registrert i Public 360.

Dokumentene i saken frem til og med et eventuelt vedtak om sanksjoner skal ligge i varslingssaken. Dokumentene fra og med vedtaket (dette innebærer at vedtaket ligger dobbelt) skal arkiveres i personalmappen til personen det blir varslet på.

 

 Registrering av sak

Varslingssak

 

 

Tittel

  •   Varslingssak – Den/de personene som det varsles på - hendelse/hva   saken gjelder - enhetsnavn
  •   Varslingssak - Kritikkverdige forhold – hendelse/hva   saken gjelder - enhetsnavn

Offentlig tittel:

Varslingssak – Hendelse/hva saken gjelder

Tilgangskode:

UO – Unntatt offentlighet

Paragraf:

Off.l § 23.1

Tilgangsgruppe:

  •   Virksomhet - personaldokumentasjon (dersom saken ikke gjelder virksomhetsleder)
  •   For   varslingsgruppe Rådmannen - personaldokumentasjon

Ansvarlig:

  •   Nærmeste overordnede (dersom saken ikke   gjelder leder)
  •   Overordnet for virksomhetsleder - personaldokumentasjon (dersom saken   gjelder virksomhetsleder)
  •   For   varslingsgruppe: Sekretær i varslingsgruppen

 

 

Arkivdel:

Sentralt saksarkiv

FellesKl.:

440 – Arbeidsmiljø, hms - Felles

Int kontakter:

For varslingsgruppe: Alle medlemmer   i varslingsgruppen

 

 

KOMMENTAR:

  •   Dersom varslingssaken behandles i   varslingsgruppen, gis leserettigheter til saksdokumenter til alle medlemmer

 

 

Registrering av dokument

Varsling

 

 

DOK.KATEGORI

TITTEL

Dokument inn/e-post inn

  • Varsling        - Hendelse/hva saken gjelder - Virksomheten
  • Varsling        - Hendelse/hva saken gjelder - Navn på den/de det varsles på -        Virksomheten

Offentlig tittel:

Varsling – Hendelse/hva saken gjelder

Tilgangskode:

UO – Unntatt offentlighet

Paragraf:

Off.l § 13.1 fvl.13

Tilgangsgruppe:

  •   Virksomhet –   personaldokumentasjon (dersom saken ikke gjelder virksomhetsleder)
  •   For   varslingsgruppe Rådmannen - personaldokumentasjon

Ansvarlig:

  •   Nærmeste overordnede (dersom saken ikke   gjelder virksomhetsleder)
  •   Overordnet for virksomhetsleder - personaldokumentasjon (dersom saken   gjelder virksomhetsleder)
  •   For   varslingsgruppe: Sekretær i varslingsgruppen

Kopi til:

Se kommentar

 

KOMMENTAR:

  •   Dersom varslingen gjelder virksomhetsleder, behandles saken av neste   overordnede.
    •   Dersom varslingssaken behandles i   varslingsgruppen, registreres alle medlemmer i varslingsgruppen som   kopimottakere
    •   Registrering kontakter:
      • Dersom ansatt ikke behandler varslingen i Public 360, registreres   avsender som ekstern kontakt
      • Varsler (hvis   privatperson - kontakt avskjermes i Public 360, anonym avsender skjermes   ikke)

 

Begrepsavklaring

Med intern varsling menes tilfeller der arbeidstaker sier fra til representant for ledelsen, verneombud, tillitsvalgt, varslingsgruppen eller andre i virksomheten. Interne varslinger registreres i Public 360.

Med ekstern varsling menes uttalelser, opplysninger, dokumenter osv. som den ansatte gir til media, faglige forum, tilsynsmyndigheter osv. utenfor virksomheten. Eksterne varslinger registreres ikke i Public 360.

Med kritikkverdige forhold menes brudd på lov- og avtaleverk, interne retningslinjer og rutiner, etiske normer, forhold som kan skade kommunen eller samfunnet.

(Eksempler på kritikkverdige forhold: mobbing, trakassering, diskriminering, arbeidsmiljø, brudd på taushetsplikt, personvern, sikkerhetsrutiner, korrupsjon, økonomisk utroskap, kriminelle forhold, manglende oppfølging av meldte avvik, aktivitet som kan skade eiendom eller infrastruktur, miljøkriminalitet, forhold som kan føre til fare for liv og helse.)

 

Klager skal kun brukes når det gjelder:

-          Klage på enkeltvedtak (Forvaltningsloven)

-          Klage fra foreldre (eksterne) på ansatte på skolen/skolemiljø/brudd på regelverk osv (Opplæringsloven § 9)

-          Klage fra en elev som klager på fysisk eller psykososialt miljø (inkl på lærere, rektor osv) skal ifølge opplæringsloven håndteres som en klage. (Opplæringsloven § 9)

Henvendelser. Dersom en ekstern person henvender seg til kommunen og klager på en ansatt, tjenester og andre forhold som vedkommende er misfornøyd med registreres dette som en henvendelse.