Varslingssaker

  Utskriftsvennlig versjon

Versjon: 2 (SP9)

Dato godkjent: Februar 2016

Godkjent av: Arkivskje Henny Lillelid Bjerga

 

Formål: Formålet med rutinen er å lette gjenfinning av varslingssaker i nåtid og for ettertiden. Rutinen skal speile saksbehandlingsprosessen og støtte opp om allmennhetens innsynsrett i offentlig forvaltning samtidig som personvernet blir ivaretatt.

 

Generelt om mottakelse/registrering av varslingssaker

Varslingssakene i Sandnes kommune arkiveres sentralt på samme måte som f.eks. ansettelsessakene. Dette innebærer at registrering/journalføring i Public 360. Varslinger kan komme inn via felles fysisk eller elektronisk postmottak. De kan også komme direkte til nærmeste leder/ resultatenhetsleder/ kommunaldirektør/ rådmann eller via tillitsvalgt eller verneombud. Dersom varselet ikke kommer inn skriftlig, skal den som mottar varselet skrive et notat som arkiveres i Public 360.

Alle dokumenter som vedrører varslingssaken skal registreres i Public 360, eventuelt oversendes Dokumentsenteret for registrering. Dette gjelder også for enhetene som ikke er brukere av Public 360. Disse enhetene kan i så fall beholde kopier av varslingsdokumentene selv forutsatt at disse er tydelig merket som kopier og makuleres når det ikke er administrativt behov for dem lenger.

Dokumentene i saken frem til og med et eventuelt vedtak om sanksjoner skal ligge i varslingssaken. Dokumentene fra og med vedtaket (dette innebærer at vedtaket ligger dobbelt) skal arkiveres i personalmappen til personen det blir varslet på.

Det er verdt å merke seg at det i disse dager rulles ut et nytt system for varsling (Compilo). Varslingene vil derfor etter hvert måtte meldes inn via dette.

 

Personvern

Varslingssakene og dokumentene i saken skal unntas fra offentligheten med tilgangskode "UO - Unntatt offentlighet" med hjemmel i off.l. §23.1. Tilgangsgruppen skal settes til den aktuelle enhetens tilgangsgruppe for personaldokumentasjon (resultatenhet - personaldokumentasjon).

 

Begrepsavklaring

Med intern varsling menes tilfeller der arbeidstaker sier fra til representant for ledelsen, verneombud, tillitsvalgt, varslingsgruppen eller andre i virksomheten.

Med ekstern varsling menes uttalelser, opplysninger, dokumenter osv. som gis til media, faglige forum, tilsynsmyndigheter osv. utenfor virksomheten.

Med kritikkverdige forhold menes kriminelle (dvs. straffesanksjonerte) forhold, mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud, brudd på interne rutiner og kommunens etiske retningslinjer samt alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet.

 

Ansvar

Dersom det varsles om hendelse som gjelder resultatenhet, behandles saken av resultatenhetsleder. Dersom varslingen gjelder resultatenhetsleder, behandles saken av neste overordnede. Personalsjef registreres som sakspart ("medansvarlig") på varslingssak og kopimottaker på selve varslingen.

Når varslingen skal behandles, er det mulig å benytte arbeidsflytfunksjonen i Public 360 for å distribuere informasjonen ut til varslingsgruppen.

 

Mal for registrering i Public 360

Sak

Bruk en av følgende titler:

  • Varslingssak - leder navn + hendelse + enhetsnavn
  • Varslingssak - kollega navn + hendelsen + enhetsnavn
  • Varslingssak - flere kollegaer (opplistet med navn) + hendelse + enhetsnavn
  • Varslingssak - arb miljø + enhetsnavn
  • Varslingssak - kritikkverdige forhold + enhetsnavn

 

Tilgangsgruppe:

Resultatenhet - personaldokumentasjon (dersom saken ikke gjelder resultatenhetsleder)

Paragraf:

Off.l. §23.1

Offentlig tittel:

Varslingssak - Emne/hva saken gjelder

Ansvarlig:

Nærmeste overordnede

 

Dokument

Bruk en av følgende titler:

  • Varsling - Emne/hva saken gjelder - Resultatenheten
  • Varsling - Emne/hva saken gjelder - Navn på personen det varsles på

 

Dokumentkategori:

Internt notat/e-post med oppfølging (intern varsler)

 

Dokument inn (ekstern avsender)

Tilgangsgruppe:

Resultatenhet - personaldokumentasjon (dersom saken ikke gjelder resultatenhetsleder)

 

Overordnet for resultatenhetsleder - personaldokumentasjon (dersom saken gjelder resultatenhetsleder)

Paragraf:

Off.l. §23.1 (hvis elevsak - off.l. §13.1 fvl. §13)

Offentlig tittel:

Varsling - Emne/hva saken gjelder

Ansvarlig:

Nærmeste overordnede

Avsender:

Varsler (hvis privatperson - kontakt avskjermes i Public 360, anonym avsender skjermes ikke)