Begrepsavklaringer

  Utskriftsvennlig versjon

BEGREP

FORKLARING

Arkivtjeneste

Dokumentsenteret er en felles arkivtjeneste for enheter knyttet opp mot sentralt saksarkiv. Ytre enheter med desentralisert saksarkiv, har egen arkivfunksjon ivaretatt av sekretær/adm. konsulent. Omsorgsdistrikt og barnehager er eksempler på enheter med desentralisert saksarkiv. Fellesnevneren for de sentraliserte arkivene, er at alle benytter seg av kommunens sak-/arkivsystem Public 360.

Arkivdokument/

Arkivverdig:

Et arkivdokument er et dokument som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for enheten. Dersom dokumentet faller inn under reglene for arkivbegrensning er det ikke arkivverdig. Arkivverdige dokumenter skal journalføres/registreres i aktuell sak.

Journal/

postjournal:

Register over saksdokumenter (se egen definisjon) som behandles i et organ.

Journalføring:

Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumener som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Kopibok:

Kronologisk oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i en enhet.

Passivt arkiv:

Arkivmateriale som er tatt ut av dagligarkivet fordi det ikke lenger er i bruk. Forskjellen på passivt arkiv og avsluttet arkiv er at det passive materialet kan føres tilbake til dagligarkivet dersom det er aktivitet i det innenfor en gitt tidsintervall. Lengden på tidsintervallen fastsettes i den enkelte rutine for det aktuelle arkivet. Dersom det ikke er noen aktivitet innenfor tidsintervallen, kan arkivet avsluttes og overføres til arkivdepot på Rådhuset eller Interkommunalt arkiv etter egne rutiner. Passivt arkiv er aktuelt for arkivserier ordnet etter objekter, som f.eks. fødseldato, navn eller gårds-/bruksnummer.

Protokoll:

Innbundet bok bestående av arkivdokumenter som samles i egen serie, for eksempel manuelle journaler og kopibøker.

Saksbehandler:

Den person i enheten som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

Saksdokument:

Et saksdokument er et dokument som er kommet inn til eller produsert av en enhet som del av en saksbehandling.

Sensitive opplysninger:

Dokumentasjon som inneholder opplysninger som faller inn under taushetsplikten.

Tilgangsgrupper i sak-/arkivsystem:

Benyttes internt blant brukere av et sak-/arkivsystem for å begrense tilgangen til dokumenter med sensitiv informasjon . En tilgangsgruppe er en forhåndsdefinert gruppe som får tilgang til gitte dokumenter i kraft av sin stilling/funksjon.