Steg
|
Beskrivelse
|
Hjelpekort i Public 360
|
| Opprette ny sak
|
Saksbehandler kan opprette saker selv, med unntak av personalmapper. Kontakt i så fall Dokumentsenteret. Kontroller alltid først at det ikke eksisterer en sak før det opprettes en ny sak.
|
Opprette sak
|
| Mottak av fysisk post som er arkivverdig
|
- Sjekk om det eksisterer en sak fra før av. Hvis ikke opprettes en ny sak.
- Skann dokumentet på en multifunksjonsprinter (MFS). Skann alltid i full farge og sørg for at OCR-behandling er aktivert på multifunksjons-printeren du benytter. Bruk funksjonen «Send til meg selv». Register deretter dokumentet inn i saken i Public 360.
- Bår dokumentet har blitt registrert inn i Public 360, dukker det opp på «Min status» under «Ubesvarte».
- Sensitive dokumenter må slettes fra egen innboks og fra slettede elementer i Outlook.
|
Arbeidsliste i Public 360
|
| Kontroll av skanning
|
- Gjennomfør kontroll og kvalitet på skanningen
- Sjekk at innholdet er lesbart
- Sjekk at alle sidene er rett vei
- Sjekk at alle sidene har kommet med
- Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt
|
|
| Mottak av arkivverdig e-post til enhetens postmottak
|
E-posten videresendes til aktuell saksbehandler, som registrerer e-posten inn i Public 360 og foretar videre oppfølging av e-posten.
|
|
| Mottak av arkivverdig e-post direkte til saksbehandler
|
Sjekk om det eksisterer en sak fra før av. Hvis ikke opprettes en ny sak. Registrer e-posten inn i saken med aktuell saksbehandler som ansvarlig.
|
Søke frem saken i Outlook
Registrere
e-post
|
| Fordeling av dokumenter
|
Dersom et dokument har blitt feil fordelt til deg, kan du omfordele dokumentet til andre saksbehandlere.
|
Fordeling
|
| Intern kopifordeling
|
Saksbehandler har et særlig ansvar for å vurdere om det er andre i kommunen som bør være kjent med innholdet i et mottatt dokumentet. I så fall må saksbehandler sørge for at vedkommende påføres som kopimottakere på dokumentregistreringen.
|
Sende kopi
|
| Offentlighetsvurdering
|
Saksbehandler har et selvstendig ansvar for å offentlighetsvurdere sine dokumenter. Dette gjelder selv om dokumentet har blitt registrert inn av andre, og allerede er gradert eller ugradert. Husk
- Ekstern skjerming (tilgangskode «UO» og korrekt paragraf)
- Intern skjerming (tilgangsgruppe)
- Å eventuelt skjerme deler av tittelen
Dette gjøres i dokumentets veiviser.
|
Unnta sak Unnta dokument
|
| Avskriving
|
Alle innkommende dokumenter skal avskrives. Dokumentet forsvinner deretter fra arbeidslisten «Ubesvarte».
|
Avskrive
|
Steg
|
Beskrivelse
|
Hjelpekort i Public 360
|
| Produksjon av utgående dokument
|
Utgående dokument kan produseres ved
- Valg av mal i Public 360 eller
- Import av fil fra filstrukturen (dersom det skal legges inn et dokument som allerede er lagret på filstrukturen)
NB! Filen skal alltid sjekkes inn i Public 360 når du ikke jobber med den.
|
Opprette dokument Ny fil til eksisterende dokument Sjekke inn fil
|
| Produksjon av utgående dokument som svar på et annet dokument
|
Det er to alternativer for besvaring av inngående brev:
- Besvar med brev
- Besvar med e-post
Dersom dokumentet skal sendes til en mottaker internt i kommunen skal det opprettes som et internt notat/epost. Det skilles mellom interne notater/e-poster med oppfølging og interne notater/e-poster uten oppfølging. De med oppfølging skal følges opp av mottakeren (besvares eller avskrives).
|
Besvare dokument
|
| Gjennomgang
|
Dersom det er ønskelig med innspill fra andre kan dokumentet sendes på gjennomgang. Det er mulig å legge på frist for tilbakemelding.
|
Sende dokumenter på arbeidsflyt
|
| Godkjenning hos leder
|
Enkelte utgående dokumenter krever godkjenning av leder. De enkelte enhetene må ha egne rutiner/regler for hvilke dokumenter som skal til godkjenning.
|
Sende dokumenter på arbeidsflyt Åpne dokumenter i en arbeidsflyt
|
| Signering
|
Dokumenter produsert i Public 360 blir påført teksten «Dette dokumentet er elektronisk produsert og krever ikke signatur ". Det vil alltid fremgå av loggen i Public 360 hvem som har produsert dokumentet
|
|
| Ekspedering
|
Alle dokumenter må til slutt ekspederes. Det er mulig å velge fire ulike forsendelseskanaler:
- SvarUt - Dokumentet sendes umiddelbart elektronisk. Dersom mottaker ikke har en digital postkasse, sendes det automatisk til utskrift hos en ekstern leverandør som sørger for at det sendes i posten til rett mottaker.
- SvarUt – personsensitive opplysninger - For dokumenter med personsensitive opplysninger som krever sikkerhetsnivå 4.
- Utskrift - Dokumentet skrives ut, og du må legge det i en konvolutt og sende det med posten).
- E-post
Et ekspedert dokument er det endelige utkastet og kan ikke endres!
|
Ekspedere dokumenter
|
| Avslutte sak
|
Når en sak er ferdigbehandlet skal saksbehandler avslutte saken
|
Avslutte sak
|
