1. Hvilke dokumenter skal arkiveres på papir:

• Tinglyste dokumenter (midlertidig oppbevaring - disse videresendes/returneres gjerne på et gitt tidspunkt)
• Verdipapirer (Bankgarantier og lignende)
• Eiendomsskjøter til kommunens bygg/eiendommer oppbevares hos Sandnes Eiendom KF.

Se: Arkivserier

2. Hvilke arkivformat skal benyttes?

Det vises her til Riksarkivarens forskrift kapittel 5-17 til 5-20, som inneholder de til enhver tid gjeldende formatene for langtidsbevaring. De blir etter behov og så langt som teknisk mulig åpnet for godkjente formater i alle kommunens elektroniske arkiver.

For dokumenter som lagres i Public 360, ser arkiveringen i grove trekk slik ut:

• Dokumenter som skannes inn ved dokumentsenteret lagres som PDF/A
• Alle dokumenter i status journalført blir automatisk konvertert til PDF/A
• Filer som allerede er definert som godkjente arkivformat i Public 360 blir liggende i sitt opprinnelige format

3. Dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur - hvilke typer dokumenter som skal autentiseres?

- Ansettelseskontrakter

- Kontrakter (hvor anskaffelsesprosessen går om virksomheten Anskaffelser)

Det er ingenting som stopper saksbehandlere i organisasjonen fra å signere hva det skal være ved hjelp av e-signeringsløsninger. Det må derfor tas høyde for at det er andre dokumenttyper enn de ovenfornevnte som også autentiseres med digital signatur.

4. Makulering av papiroriginal etter skanning 

Papirdokumentene som hører til et fullelektronisk arkiv oppbevares i 3 mnd før dokumentene makuleres.

Dokumentsenteret foretar første ledd av kvalitetssikringen ved skanning. Deretter forutsettes det at saksbehandler åpner innkomne dokumenter og melder fra til Dokumentsenteret dersom kvaliteten på dokumentene ikke er tilfredsstillende.  

5. Plan for periodisering av arkivet 

5.1. Periodisering ved overgang til Public 360:

Ved overgang til Public 360 ble det gjennomført skarpt skille for alle arkivdeler, med unntak av enkelte objektbaserte arkivdeler (gnr/bnr-arkivet, reguleringsplanarkivet, gatearkiv, personalarkiv og oppdragstakerarkivet). SRU (styre, råd, utvalg) ble også konvertert inn i Public 360 for en myk overgang. 

5.2. Plan for periodisering av elektroniske arkiver (Public 360, Documaster arkiv, Socio e-arkivkjerne og Public 360 online) ifm. kommunesammenslåing

Public 360

Det har ikke vært god nok bevissthet i Sandnes kommune rundt overordnet forvaltning av Public 360. Dette innebærer at overlappingsperioder i arkivdelene hvor dette var relevant, ikke ble fulgt. Arkivdeler opprettet i en papirbasert tid, ble i for stor grad videreført ukritisk. Og det har heller ikke foreligget planer for periodisering av de forskjellige arkivdelene. Samtidig er noen av disse problemstillingene skjøvet på grunnet kommunesammenslåingen med Forsand 1.1.2020. Dette innebærer at enkelte arkivdeler ila. arkivperioden 2013-2019 er blitt periodisert, andre arkivdeler går gjennom hele perioden (eks. sentralt saksarkiv), mens andre igjen inneholder produksjon tilbake til 2001 (gårds- og bruksnummerarkivet).

Ved kommunesammenslåingen blir det et skarpt skille i arkivet knyttet til Public 360. Arkivdeler som ikke har blitt tatt i bruk settes i utgår/uaktuell. Alle andre arkivdeler med unntak av Sandnes Tomteselskap AS og Kemneren skal det tas uttrekk av. Tomteselskapets arkiv står i overlapping, mens Kemneren er valgt videreført til 01.06.2020, når tjenesten overføres til staten.

Sandnes kommune vil benytte seg av Documaster som uttrekksprodusent.

Documaster arkiv

Documaster Arkiv inneholdt ikke produksjonsarkiver fra tiden før kommunesammenslåingen. En del avsluttede systemer blir imidlertid migrert inn i Documaster Arkiv, inkl. Public 360. Disse blir det tatt et Noark 5-uttrekk av.

Socio

NAV Sandnes benytter Tieto sin e-arkivkjerne for fullelektronisk arkivering fra fagsystemet Socio. I skrivende stund er det en del uavklarte spørsmål om hvordan en eksport skal tas, men på generelt grunnlag er tanken til Sandnes kommune å produsere et arkivuttrekk ved kommunesammenslåing for deponering hos Interkommunalt arkiv. 

Public 360 online

Denne løsningen vil gå fram til ny kommune. Deretter vil kommunen selv, sammen med Tieto, produsere et uttrekk snarest.

6. Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet

Det tas backup av produksjonsmiljøene. Dette har IT ansvar for. Ved alvorlige feil med backupen skal arkivtjenesten raskest mulig orienteres. 

Ved periodisering av arkivdeler, skal materialet snarest mulig deponeres hos Interkommunalt arkiv. IKA gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.