Versjon: 2

Godkjent dato: 05.01.2018

Godkjent av: Henny Lillelid Bjerga

Retten til allment innsyn

Hovedregelen i Offentleglova er at kommunens dokumenter, journaler og lignende registre er åpne for allment innsyn.

Dersom noe skal unntas må det foreligge en hjemmel/unntaksbestemmelse som gir adgang til å unnta, jf. Offentleglova § 3. Unntaksbestemmelsene fremkommer i kapittel 3 i Offentleglova.

Hjemlene skiller mellom

• Om det skal eller om det kan gjøres unntak fra hovedregelen om allment innsyn, og
• Om unntaket gjelder for
  • Kun opplysninger i et dokument
  • Deler av et dokument, eller
  • Hele dokumentet

Offentleglova § 13 om taushetsplikt er for eksempel en hjemmel som sier at taushetsbelagte opplysninger skal unntas fra innsyn. Motsatt åpner Offentleglova § 14 om interne dokumenter for at det kan gjøres unntak for hele dokumentet.

Det er svært viktig å være oppmerksom på hva hjemmelen du vurderer å bruke gir mulighet til.

Merinnsyn

Sandnes kommune praktiserer merinnsyn jf. Offentleglova § 11. Det betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens dokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der loven gir en mulighet for unntak.

Retningslinjer for offentlighetsvurdering

Det finnes ingen fasit på hva som skal eller kan unntas. Dette må derfor vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.  I en slik vurdering er det viktig å tenke på følgende:

• Ivaretas formålet med Offentleglova, som er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. jf. Offentleglova § 1?
• Innsynsretten skal ta hensyn til kommunen som en informasjonsbank og bidra til at tilliten til kommunen opprettholdes. Ivaretas dette?
• Vil allmennheten ha en interesse i at dokumentet er offentlig?
• Er det et reelt og saklig behov for å unnta?
• Foreligger det en klar og tydelig hjemmel for å unnta, og i så fall hva gir hjemmelen adgang til å unnta?
• Hva er hensikten med hjemmelen?
• Vil innsyn medføre en eller annen form for skade for
  • Private interesse, herunder
    • En persons (innbygger eller ansatt) krav på personvern
    • Vern om privatlivets fred
    • Privat næring og konkurranseevne
  • Offentlige interesser, herunder
    • Kommunens personalforvaltning
    • Kommunens konkurranseevner
    • Kommunens kontroll- og reguleringstiltak
    • Kriminelle handlinger utført på bakgrunn av informasjonen det er gitt innsyn
  • Vern av beslutningsprosesser, herunder
    • Organinterne dokumenter
    • Dokumenter innhentet til hjelp i saksbehandlingen
• Veier disse skadevirkningene tyngre enn offentlighetens rett til innsyn?

Punktlisten ovenfor er på ingen måte uttømmende.

NB: Det er aldri anledning til å unnta et dokument av bekvemmelighetshensyn.

Nederst finner du en oversikt over aktuelle hjemler som benyttes når et dokument eller en sak skal unntas offentligheten.

Eksempler på offentlighetsvurderinger

Offentleglova § 26 åpner for å unnta fødselsnummer. Siden Offentleglova krever at det vurderes merinnsyn må allmennhetens interesse for innsyn avveies mot den skade som et innsyn kan gi.

Formålet med unntaket er å unngå at fødselsnummeret blir misbrukt til for eksempel identitetstyveri. Formålet med loven er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. Det er nok tvilsomt at tilgang til fødselsnummeret gi mer innsikt i forvaltningens myndighetsutøvelse, eller være med på å sikre et åpnere samfunn. Her vil skaden som den enkelte blir påført i de aller fleste tilfellene veie tyngre enn formålet med loven

Offentleglova § 14 åpner for å unnta interne dokumenter. Dersom det skrives et internt notat om vedlikehold av en kommunal skole etter funn av mugg i flere av klasserommene, er det mulig å unnta dette etter § 14. Ved vurdering av merinnsyn må det ses på

• Allmennhetens interesse
  • Mugg kan gi helseplager for lærere og elever
• Eventuell skade som innsynet medfører
  • Det kan bli reaksjoner fra både media og foreldre som vil presse på for at det igangsettes vedlikeholdsarbeid så fort som mulig

Innsyn i dokumentet vil i stor grad imøtekomme formålet med Offentleglova, og dette veier tyngre enn et eventuelt ubehag som følge av reaksjoner fra media og foreldre.

Skjerming av dokumenter i Public 360

Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere at innkommende og utgående dokumenter avskjermes dersom det er hjemmel for dette. Se mer om skjerming av dokumenter i Public 360 her.

Hjemler som påføres innkommende dokumenter er forslag fra Dokumentsenterets side. Dokumentsenteret leser ikke gjennom hele dokumentet. Det må saksbehandler selv gjøre og eventuelt korrigere påførte hjemler dersom dette er feil.

Ta kontakt med Dokumentsenteret eller Kommuneadvokaten dersom du lurer på noe.

Begrepsavklaringer

Trykk her for begrepsavklaringer

Aktuelle lovhjemler som benyttes når dokumenter eller saker vurderes å være unntatt offentligheten