Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

MOTTAK (Tilbake)

Bud

1

All post til NAV Sandnes skal leveres i følgende postmottak:

• Post - Gravarsveien 30 - 32, 4306 Sandnes
• Via kommunens internpost'
• Internt post Nav-system

Fellestjenester

Post leveres "postrom". Fellestjenester er ansvarlig for videre behandling / distrubsjon av post.

Saksbehandler

Personlig levert post. Dersom saksbehandler eller andre mottar sakspost personlig, er det deres ansvar å levere denne til fellestjenester umiddelbart for registrering og journalføring. Evt. journalføre denne selv (gjelder kun nav stat)

Alle

E-post (ekstern og intern). Det er saksbehandler sitt ansvar å sørge for at e-post, sitt ansvar å sørge for at e-post som er arkivverdig blir journalført, dvs. post/dokumentasjon som inngår i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon,

Nav - Stat: Generelle epost rutiner for NAV lokalt -

Generelle rutiner for NAV lokalt

epost sendes felles postmottak for journalføring. PK Navn Sandnes

blir levert fellestjenesten for registrering. Du finner en e-postrutine bak denne linken.

Merk! Er e-posten skrevet ut og levert fellestjenesten for registrering slettes den i mailboksen.

Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering i postjournal.

Arkivuverdig post skilles ut/arkivbegrenses. Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud sendes aktuell leder.

ÅPNING OG SORTERING (Tilbake)

Fellestjenester

2

Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post.

Def. personlig addressert post: Personnavn kommer forran etatsnavn.

3

Fellestjenester åpner innkommet post. Dokumenter som skal journalføres/arkivers, stemples med motatt stempel.

4

E-post blir åpnet og evt. bekreftet mottatt, sakspost tas ut på papir videre følges gjeldende rutine for registrering/journalføring.

5

Eventuelle hastesaker - kopieres og kopien leveres til rette vedkommende. Originalen registreres og følger vanlig postgang. Saksbehandler makulerer kopien når originalen er mottatt.

6

Arkivuverdig post skilles ut/arkivbegrenses (jfr. arkivforskriftens §3-19). Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud sendes aktuell leder.

7

Feilsendt post returneres til rette vedkommende.

REGISTRERING (Tilbake)

8

Administrative saker registreres i hendoldsvis i kommunalt og statlig sak-arkivsystem. Administrative saker som inngår for hele nav kontoret, journalføres sentralt i NAV Rogaland.

Brukersaker - kommunale: Oscar

Brukersaker - statlig: Gosys og Arena

Påfør journalstempel med følgende informasjon:

• xx Journalnr.
• Dato for journalføring
• Brevets dato
• Arkivkode
• Saksbehandler

Krav til opplysninger som skal registreres i postjournal.

Leder

Dokumenter unntatt offentlighet: Det er leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilken hjemmel det kan unntas etter. Hjemler for undragelse fra offentlighet finner du bak denne linken.

Fellestjenester

9

Påfører dokumentene journaldato, journalnummer. samt saksbehandler

10

Fordeler posten til respektive saksbehandlere via posthylle.

11

Aviser, tidsskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges i egen hylle eller på annet anvist sted.

SAKSBEHANDLING / UTGÅENDE KORRESPONDANSE (Tilbake)

Saksbehandler

12

Kontrollerer at riktig arkivkode og evt. hjemmel for unntatt offentlighet er ført på innkommet dokument. Eventuelle endringer meldes feldestjenester som retter i journalen.

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med sensetive opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.

Saksbehandler

15

Saksbehandler produserer utgående brev/dokument i brevmal som er integrert i sak/arkivsystemet eller fagsystemet, hvor tildelte journal og arkivreferanser innarbeides i brevhodet.

Graderte brev må merkes med riktig paragrafhenvisning for unndragelse fra offentlighet.

Saksbehandler legger originalt brev i kassett (en for A-post og en for B-post) for utgående brev, dette før kl. 14.00 hvis brevet må ut samme dag.

Husk kopi av utgående brev til brukermappen

Fellestjenester

16

AS vedtak legges sammen med brukermappe til fellestjenester, som foretar evt. utbetaling og utsendelse og arkivering. Fellestjenester påfører AS nr. Det skal produseres vedtaksprotokoll.

Husk en kopibok for hver postjournal. (MD-flyktning og Oscar har forskjellige postjournaler).

Det skal også ligge kopi av utgående journalført telefaks i kopiboken.

NB! Det skal ikke være stifter, binders eller vedlegg i kopiboken.

Kopibøker er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting. (Jfr. arkivforskriften §3-14 siste ledd).

Saksbehandler

17

Gir saksbehandler bruker en skriftlig bekreftelse til f.eks. bank, lånekasse m.v. under samtale på kontoret, må saksbehandler ta en kopi til brukermappen. Husk også å ta kopi av journalført utgående telefaks brukermappen.

18

Rensing: Det er saksbehandlers ansvar at saksmappen er renset for binders, kladdenotater, overflødige kopier og annet arkivuverdig materiale, før den leveres fellestjenester. (jfr. arkivforskriftens §3-19).

19

Saker skal returneres til fellestjenester umiddelbart etter ferdigbehandling. Fellestjenester legger saken i arkivet og fjerner evt. lånekort.

Epost som journalføres av saksbehandler, skrives ut på papir og leveres fellestjenester for arkivvering på samme måte som vanlig papirpost.

BRUKERPOST MÅ IKKE SENDES SOM E-POST!

UTLÅN FRA ARKIV (Tilbake)

Saksbehandler

20

Saksbehandlere som skal låne mapper fra fellestjenester må å fylle ut lånekort. Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Utlånt mappe leveres tilbake til fellestjenester så snart som mulig,

UTSKRIFT AV JOURNAL (Tilbake)

Fellestjenester

21

Det skal produseres brevjournal fra Oscar, Journalen skrives ut i årganger og bindes inn til bok. (Jfr. arkivforskriften §3-14 siste ledd).