MOTTAK (Tilbake )

Bud

1

All papirpost leveres til sentralt postmottak.

Sentralt postmottak og

Dokumentsenter

2

Arkivkonsulent fra dokumentsenteret skiller ut arkivverdig post. Det foretas en første arkivbegrensing -iht. arkivforskriften § 3-19. Øvrig arkivuverdige forsendelser distribueres av budtjenesten. Dette kan være: Aviser, tidsskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til. Etter sortering og første arkivbegrensning bringes posten dokumentsenteret for journalføring.

Dokumentsenter

Elektronisk post (e-post) kommer via kommunens sentrale e-postmottak. Arkivverdig e-post blir journalført. Det tas ut en arkivkopi av arkivverdig e-post som legges på sak. Arkivuverdig e-post blir videresendt direkte.

E-post som mottas via filemail sendes direkte til aktuell saksbehandler fra postmottak.

Saksbehandler

Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev, e-post eller telefaks) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne blir levert umiddelbart til dokumentsenteret for journalføring.

ÅPNING, SORTERING OG SKANNING
(Tilbake )

Dokumentsenter

3

Personlig adressert post leveres uåpnet til adressat.

Post til politiske partier leveres uåpnet til politisk sekretariat.

4

All resterende post åpnes, stemples med mottatt dato og legges i plastmapper for journalføring. E-post åpnes og journalføres, det tas ut arkivkopi til saksmappe.

5

Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr. f.eks. sikkerhetsloven.

6

Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.

REGISTRERING, GJENNOMSYN OG SKANNING (Tilbake )

Dokumentsenter

7

Alle papirbaserte dokumenter som skal journalføres stemples med godkjent rødt arkivstempel.

8

Dokumentene registreres i sak/arkivsystemets postjournalmodul (jfr. arkivforskriften § 2-7) med:

Dato for journalføring

Saks- og dokumentnr.

Avsender/mottaker

Dokumentinnhold

Brevets dato

Arkivkode

Ekspedisjonsdato og avskrivningsmåte

Dokumentstatus settes til journalført automatisk av sak/arkivsystem

9

Arkivkonsulenten påfører saks- og dokumentnummer samt arkivkode i stempelrubrikken. Blå penn brukes.

10

Dokumentene skannes med den til enhver tid gjeldende teknologi.

Leder

11

Leder eller stedfortreder skaffer seg daglig oversikt over sin egen resultatenhets innkommende post. Dette gjøres ved å benytte rapportfunksjonen i DL-WEB

Dokumentsenter

12

Innkommende post fordeles til saksbehandler

Nye dokumenter journalføres som hovedregel med saksansvarlig som saksbehandler. Saksbehandler har et ansvar for å gi tilbakemelding til dokumentsenteret ved evt. feilregistrering.

Leder

13

Innkommende post som ikke tilhører en eksisterende sak, og der tittel og tilhørighet er uklar, må tildeles saksansvarlig. Leder eller saksbehandler kontakter dokumentsenteret for opprettelse av elektronisk sak og fysisk saksmappe.

14

Tilgangsbegrensning og unntatt offentlighet: Det er et lederansvar å vurdere om et dokument er unntatt fra offentlighet og hvilke tilgangsbegrensninger dokumentet skal ha.

15

Det originale papirdokumentet arkivlegges.

SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE (Tilbake )

Saksbehandler

22

Saksbehandler mottar journalført post elektronisk via DL-web. Liste over ny uåpnet post må sjekkes daglig.

Saksbehandler besvarer innkommende dokumenter. Dokumenter som ikke skal besvares, avskrives med kode.

23

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme egenproduserte dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen. Dokumentet er da reservert saksbehandler og har status R.

24

Saksbehandler oppretter utgående dokument i DLWeb ved å registrere adressat, overskrift, evt. unntatt fra offentlighet og evt. tilgangsgruppe. Opplysningene overføres automatisk når saksbehandler oppretter et Word-dokument.Når dokumentet sendes ut, skal det ferdigstilles i DLWeb slik at det får status F (til arkiv).

25

Saksbehandler sørger for at utgående dokument er korrekt signert, og at dokumentdato på papiret er lik dokumentdato i sak-/arkivsystemet. Arkivkopi sendes til dokumentsenteret for journalføring og arkivering.

26

Saksbehandler som selv oppbevarer saksmappen under saksbehandlingen, har ansvar for at denne renses for arkivuverdig materiale som kladdenotater og lignende, dubletter, binders, plastomslag og postit-lapper før levering til dokumentsenteret for arkivering.

27

Bruk av e-post:

Saksbehandler er ansvarlig for å journalføre arkivverige dokumenter som sendes og mottas som e-post

MERK! Personopplysninger og andre sensitive opplysninger (u.off) bør ikke sendes via e-post.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV (Tilbake )

(Vil avta etter som volumet av saker med skannede dokumenter øker).

Dokumentsenter

32

Betjener arkivet og registrerer utlån i sak/arkivsystemets utlånsfelt. Saker som ikke er registrerte elektronisk, kvitteres for med lånekort.

Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut.

Saksbehandler

34

Leverer utlånt saksmappe tilbake til dokumentsenteret så snart som mulig.

MERK!

Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles opp.

Sammenblanding av materiale i utlånte saker skal ikke forekomme.

Dersom utlånt saksmappe/saksdokument overdras til andre skal arkivet varsles umiddelbart og registrere dette.

ARKIVLEGGING / AVSLUTNING AV SAKER   (tilbake)

Dokumentsenter

35

Sjekkliste for avslutning av saker:

Elektronisk sak, sjekk: skrivefeil, tittel opp mot evt. standardtittel, skjerming/ikke skjerming,arkivkode, fjern utlån.

Fysisk mappe, sjekk: saksopplysninger på mappen er identisk med elektronisk sak. Fjern plastlommer, binders, post-it lapper, doble kopier, evt. feil registrerte/arkivlagte dokumenter.

Dokumentinnhold: Alle utgående dokumenter er i status J, dokumenter i status R, kontakt saksbehandler som endrer til F. evt. settes journalpost til utgår. (om brev ikke er sendt ut) Hvor signert brev foreligger i saken, settes journalpost direkte til J.

Kontroller at det er samsvar mellom fysiske og elektroniske dokumenter. Manglende dokumenter i el. sak journalføres og skannes.

Saker avsluttes ved at sakens status settes til A avsluttet

Utskrift av dokumentliste legges øverst i saksmappen.

Fjern evt. utlånskort.

JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER (Tilbake )

37

Offentlig journal sendes til pressen og andre interesserte etter avtale.