| Ansvar:
|
Steg:
|
Aktivitet:
|
|
|
|
|
|
|
|
E-postmottaket
(Tilbake)
|
| Alle
|
1
|
Krav til e-postmottaket:
Sandnes kommune har et offisielt e-postmottak for journalpliktige henvendelser - postmottak@sandnes.kommune.no. Dette betjenes av Dokumentsenteret. Enkelte andre enheter opererer likevel av forskjellige grunner med egne e-postmottak. Personlige e-postadresser blir ikke offentliggjort eksternt bl.a. fordi det er ønskelig at det første kontaktpunktet med Sandnes kommune er personuavhengig. På visittkort skal virksomhetens offisielle e-postadresser stå foran den private e-postadressen.
|
| Arkiv
|
2
|
Postmottak@sandnes.kommune.no skal kontinuerlig overvåkes av arkivtjenesten innenfor kommunens ordinære åpningstider. Eventuelt skal mottaket overvåkes av utpekt personale i overensstemmelse med leder i arkivtjenesten. Arkivverdig e-post registreres i Public 360 etter gjeldende post- og ekspedisjonsrutine. Merk: Enheter som ikke er tilknyttet Public 360 benytter manuell journal for registrering av arkivverdig e-post.
|
| Alle
|
3
|
Enhetene som har egne e-postadresser (resultatenhet@sandnes.kommune.no) har selv ansvar for at disse blir sjekket daglig for innkommet e-post. Det er leders ansvar å utpeke ansatte som følger med på dette. Det må tas stilling til om innkomne e-poster kan gå direkte til saksbehandler eller om de skal registreres i Public 360, ev. annet system, for oppfølging. Merk at det per desember 2015 kun er Public 360 og Socio som er godkjent som fullelektronisk arkiv. Hvis e-posten er arkivverdig må det derfor tas utskrift for fysisk arkivering dersom e-posten skal besvares i et annet fagsystem.
|
| Alle
|
4
|
Saksbehandlere har selv ansvar for at arkivverdige e-poster som kommer direkte til personlige e-postadresser blir registrert i et system for dette. Hvis saksbehandler er bruker av Public 360 og arkiverer e-posten her, blir registreringen fanget opp og kvalitetssikret av Dokumentsenteret.
|
|
|
|
Mottak av e-post
(Tilbake)
|
| Alle
|
5
|
Enheter tilknyttet sentralt arkiv, dvs. benytter Public 360: Saksbehandlere som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn virksomhetens offisielle e-postadresse, må selv sørge for å registrere eposten i Public 360 eller videresende eposten til internt epostmottak Dokumentsenter@sandnes.kommune.no. Enheter som ikke er tilknyttet sentralt arkiv: For e-poster som skal lagres i arkiv knyttet opp mot ytre enheter skal saksbehandler videresende arkivverdige e-poster til arkivansvarlig i enheten for registrering og fysisk arkivering.
|
| Alle
|
6
|
Dersom det i medhold av lov stilles krav om underskrift, skal e-post avvises.
|
|
|
|
Utsendelse av e-post
(Tilbake)
|
| Alle
|
7
|
E-poster som ut fra sitt innhold må betegnes som "saksdokument" og dermed er arkivverdige, skal registreres i Public 360. Hvis enheten fremdeles ikke er opprettet som brukere av Public 360, må e-posten skrives ut og oppbevares i fysisk arkiv.
|
| Arkiv
|
8
|
Dokumentsenteret søker opp og kvalitetssikrer utgående e-poster som er arkivert i Public 360. Dette arbeidet utføres etter egen rutine.
|
| Alle
|
9
|
Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller vedlegg.
|
| Alle
|
10
|
Kopier av dokument fra saksbehandlingssystem kan kun sendes mellom virksomheter og til eksterne brukere, f.eks. som vedlegg til e-postmeldinger, dersom de er ferdigbehandlet (dvs. underskrevet og journalført). Dette gjelder ikke utkast til dokumenter som flere personer samarbeider om.
|
| Alle
|
11
|
E-post skal ikke sendes til eksterne brukere dersom det er lovkrav til skriftlighet. Dette gjelder f.eks. forhåndsvarsel etter forvaltningsloven §16).
|
