| Arkivserie: |
Brukerdokumentasjon - Barnevern |
| Daglig ansvar: |
Barnevern |
| Arkiv: |
Objektarkiv - F-O |
| Journalførende enhet: |
Barnevern |
| Innhold: |
I klient mapper skal det ligge følgende dokument:
Adopsjonssaker (Ligger kun i fysisk arkiv. Ikke lenger en kommunal tjeneste (fra 2015):
- Søknad
- Sosialrapporter med vedlegg.
- Oppfølgingsrapporter
Barnevernsmapper:
Hovedregel er at all korrespondanse på klientsak skal arkiveres i klientmappen. Se for øvrig klientarkivrutine
- Kronologisk dokumentliste i alle mapper
- Bekymringsmelding
- Bekreftelse på mottatt melding
- Undersøkelsesplan
- Innhenting av informasjon og samtykke
- Undersøkelsesrapport
- Saksframlegg og begjæring
- Vedtak, kjennelse og slutning
- Planer og mandat
- Evaluering/tiltak
- Generell korrespondanse
- Rapportering
- Referater
- Søknader og henvisninger
- Refusjonssøknader
- Interne arbeidsdokument (må enkelt kunne skilles ut ved innsyn)
Nedenforstående gjelder arbeidsrettslige og kontraktsmessige forhold mellom barneverntjenesten og den enkelte oppdragstaker og er arkivmessig en enkeltsak i et saksarkiv (I P360 fra 2016). Klientinformasjon som følger av dette oppdraget skal arkiveres i klientjournal. F.eks rapport/evalueringer i saken.
Oppdragstakere – Fosterhjem, Besøkshjem, Støttekontakter, Tilsyn
(Dokument genereres i Familia men bevares i P360.)
- Fosterhjemsavtale og eventuelle tilleggsavtale
- Oppdragsavtaler
- m.m |
| Tilgang for: |
Etter offentlig regelverk - taushetsplikt i offentleglova, forvaltningsloven og barnevernsloven |
| Ordning: |
Fødselsnr. |
| Periode: |
Kontinuerlig |
| Oppbevaringsmedium: |
Papir
|
| Fysisk plassering: |
Låsbare arkivskap i barneverntjenesten. Kun administrasjonen skal hente ut mapper fra arkivskap. |
| Overføring: |
Avsluttede klientjournaler på papir skal gjennomgås og det skal foretas nødvendig arkivbegrensning etter reglene i arkivforskrifta § 14 og evt. kassasjon som man har hjemmel for før mappene blir overført til nærarkiv og siden til bortsettingsarkiv på rådhuset. Etter 25-30 år eller før skal mappen overføres til arkivdepot hos Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS jfr. § 18 i arkivforskriften |
| Kassasjon |
Nei
|
| Antall år til kassasjon |
|
| Type: |
Original
|
| Kassasjonshjemmel: |
Riksarkivarens forskrift §7-28 |
| Merknader: |
Klientarkivet vil i løpet av kort tid gå over til å bli fullelektronisk. Dvs. at fagsystemet Familia vil bli koblet opp mot en NOARK-5 kjerne (Documaster – DOTS). I klientmappen på papir blir det lagt et standard skjema for registrering av kryssreferanser. |
| Produsert i elektronisk system: |
Visma - Familia
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
19.08.2018 |
