| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Visma - Familia |
| Tatt i bruk: |
31.12.2006 |
| Avsluttet dato: |
|
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
Brukerdokumentasjon - Barnevern
Familieteam, ungdomsteam, psykisk helseteam
Oppdragstakere
Postliste/journal - Barnevern
|
| Innhold: |
Saker som blir behandlet etter "Lov om barnevernstjenester"
Innsyn etter forvaltningsloven i avsluttede saker blir også behandlet i Familia dersom vedkommende er registrert der. |
| Lisensinnehaver: |
Sandnes kommune |
| Brukergrupper: |
Saksbehandlere i Barne- og familieenheten |
| Systemansvarlig: |
Leder i Barne- og familieenheten |
| Driftansvarlig: |
IT-sjef |
| Relasjon til andre system: |
(Kommer til å bli til NOARK-kjerne - Documaster DOTS) |
| Leverandør: |
Visma Software AS |
| Merknader: |
Familia erstatta Unique Marthe. Sandnes kommune og IKA gjorde ved årsskiftet 2014/15 et vellykket tabelluttrekk fra Marthe. Barne- og familieenheten har fått på plass skanning mot Familia og skal ta i bruk en NOARK-5 kjerne mot dette fagsystemet (Documaster - DOTS). Etter dette vil det være mulig med et fullelektronisk klientarkiv på dette fagområdet. |
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
MSSQL Versjon: 2012 |
| Produksjonsformat: |
Dokument: Word (*.doc), Excel (*.xls) - Microsoft format |
| Arkivformat: |
(Se merknad) |
| Merknader: |
(Dette må avklares med leverandør av NOARK-kjerne) |
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
Familia ble i mai 2022 integrert med Documaster Arkiv. Ved etablering av integrasjonen fikk man overført dokumenter tilbake til 18. mai 2021. Sett i sammenheng med SIARD-uttrekket som ble tatt i forbindelse med kommunesammenslåingen, er det en delta med journalnotater som per dags dato ikke ligger i arkiv. Dette dreier seg om perioden fra januar 2020 til mai 2021. Familia vil derfor måtte bevares som en kombinasjon av papirarkiver, NOARK-uttrekk og SIARD-uttrekk. |
| Tabelluttrekk: |
Ja, supplerende SIARD-uttrekk for å sikre alt av journalnotater ved avvikling av systemet. |
| Overføring: |
Regelmessig til eArkiv depot hos IKA |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
Alle avleveringer av elektronisk arkiv til IKA skal ha unik identifikator som en del av ei metadata-fil. For Sandnes kommune blir dette kommunenr. i kombinasjon med et nummer på følgende måte: 1108_1, 1108_2, 1108_3, osv. Et slikt nr. MÅ avtales med IKA før det settes inn i en avlevering. |
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
25.01.2023 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Ja
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
|
| |
|
GDPR |
|
| Type personopplysninger: |
|
| Systemtype: |
|
| Systemplassering: |
|
| Systemeier: |
|
| Behandlingsansvarlig: |
|
| Innhentet databehandleravtale: |
|
| Formål med behandlingen: |
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
|
| Omfang personopplysninger: |
|
| Loggfunksjon: |
|
| Sletting av data: |
|
| Antall brukere: |
0 |
| |
|
Vedlegg |
|
Ingen vedlegg |
|
