|
Versjon: 1 Godkjent dato: 30.08.2018 Godkjent av: Bjarte Aanestad (fungerende arkivsjef) Generelt
- Ved opphør av arbeidsforhold i enheten, avslutter ansvarlig saksbehandler personalmappen ved å endre status på saken til «Avsluttet av saksbehandler».
- Dokumentsenteret fanger opp personalmapper i status «Avsluttet av saksbehandler» i Public 360 ved daglig søk:
- Dersom en ansatt fortsetter i en annen stilling i kommunen, skal personalmappen oppdateres med ny informasjon. (Sjekk i Visma)
- Dersom en ansatt har flere deltidsstillinger samtidig og avslutter arbeidsforhold i en av enhetene, fordeles ansvaret for personalmappen til lederen hvor den ansatte har størst stillingsprosent. (Sjekk i Visma)
- Dersom personen slutter i kommunen både den fysiske og elektroniske personalmappen avsluttes og status på saken endres til Avsluttet.
- Både den fysiske og den elektronisk personalmappene gjenåpnes ved registrering av ny kontrakt. Sjekk rutiner for periodisering av personalarkiv.
Sjekkliste for dokumenter i elektronisk personalmappe
- Se fremgangsmåte i rutine for søk og kvalitetssikring
- Alle dokumenter i saken skal ha tilgangskode «Unntatt offentlighet»
- Politiattester til ansatte som har vært ansatt i barneverntjenesten eller har utført arbeid på vegne av barneverntjenesten:
-
- Slett fil i dokumentet
- Skriv merknadsfelt til dokumentet at politiattest er fjernet ihht lov (Retningslinjer til forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven §8)
Sjekkliste for elektronisk personalmappe
Sjekkliste for fysisk mappe
- Etterlys den fysiske personalmappen dersom den er utlånt
- I tilfeller hvor det ikke finnes fysisk personalmappe, skriv følgende i notatfeltet til den elektroniske personalmappen: «Det foreligger ikke fysisk personalmappe»
- Sjekk:
- Teksten utenpå mappen skal være i samsvar med elektronisk sakstittel
- Arkivkode
- Politiattester til ansatte som har vært ansatt i barneverntjenesten eller har utført arbeid på vegne av barneverntjenesten fjernes. Sett inn ark med tekst at politiattest er fjernet ihht lov (Retningslinjer til forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven §8)
- Fjern plastlommer, binders, post-it lapper, doble papireksemplarer, store stifter, kladder som ikke er relevant for saken, dokumenter som hører hjemme i andre saker
- Sjekk innholdet i den fysiske mappen opp mot innholdet i den elektroniske mappen
- Skriv ut manglende fysiske dokumenter i saken som ble journalført før 11.03.2013
- Skann og registrer fysiske dokumenter dokumentene som skal journalføres (husk kreativ journalføring) i den elektroniske personalmappen (dokumenter f.o.m 11.03.2013)
- Dersom det finnes dokumenter som kun er registrert kun elektronisk etter 11.03.2013, sett inn innleggsark i den fysiske mappen med teksten «Dokumenter som er registrert inn i personalmappen etter 11. mars 2013, foreligger kun elektronisk»
- Skriv «A» i øvre venstre hjørne + dato personen sluttet i Sandnes kommune (hvis den er kjent)
- Fysisk mappe arkiveres i personalarkivet i arkivdel og videre plasseres i boksene
|
