Formål

• Sikre at dokumentene kan gjenfinnes i dag og i framtida
• Kvalitetssikre at alle dokumenter (filer) er lesbare
• Kvalitetssikre at registreringsopplysninger (metadata) er korrekte og utfyllende
• Kvalitetssikre at taushetsbelagte opplysninger er skjermet både internt i kommunen og for offentligheten

Kommentar

Disse rutinene bør ses i sammenheng med rutiner for arkivarer "Registrering av dokumenter i Public 360"

Ansvarlig

Alle i kommunen som jobber som arkivar i Public 360

Daglig søk - dokument i status E  (tilbake)

Beskrivelse

Status «E» betyr at saksbehandler er ferdig med dokumentet og har ekspedert det

Søket «Dokument i status E» henter opp utgående dokumenter, e-post ut, notater med oppfølging og notater uten oppfølging i status «E» (ekspedert)

Søk opp alle dokumentene i status «E»

• Sjekk hvert enkelt dokument (Tips: høyreklikk på dokumenttittelen og velg «Åpne i ny fane»)
• Sett status «J» når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert

• Har dokumentet elektronisk fil?
• Hvis nei:
  • endre dokumentstatus tilbake til "R-reservert"
  • be saksbehandler knytte til aktuell fil og ekspedere dokumentet på ny
• Åpne den elektroniske filen og sjekk at alle opplysningene stemmer med metadataene. Vær obs på dokumentdatoen

• Er dokumentet registrert i riktig sak?
• Hvis nei, flytt dokumentet til riktig sak og informer saksbehandler

• Er dokumentet offentlig eller ikke?
• Er det benyttet riktig paragraf?
• Sjekk tilgangsgruppe for UO-dokumenter

• Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
• Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
• Sjekk for skrivefeil
• Vurder om deler av tittelen skal skjermes hvis dokumentet er UO
  • velg mellom "Sett offentlig tittel lik tittel" eller "Skriv inn offentlig tittel manuelt"
  • skjerm aldri hele tittelen

• Dersom det er en uregistrert kontakt
  • dokument ut - la den stå som uregistrert for ikke å endre ekspederingslogg
  • e/post ut - registrer mottakeren i kontaktregisteret dersom det er en uregistrert kontakt og vi ut fra e-posten har tilstrekkelig informasjon til entydig identifisering
• Sjekk om det er valgt riktig ekstern/intern kontakt
• Vurder om mottakeren skal skjermes

• Hak av hvis dokumentet skal arkiveres på papir

Daglig søk - dokument i status S  (tilbake)

Beskrivelse

Status «S» er e-post inn som saksbehandler «drar» over i sakene, slik at arkivarene kan ta ekstrakontroll

Søket «Dokument i status S» henter opp e-post inn i status «S» (registrert av ansvarlig saksbehandler)

• Søk opp alle dokumentene i status «S»
• Sjekk hvert enkelt dokument
  • Tips: høyreklikk på dokumenttittelen og velg i menyen «Åpne i ny fane»
• Sett status «J» når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert

Dokumentet er nå klart for publisering på offentlig journal

• Åpne den elektroniske filen og sjekk at alle opplysningene stemmer med metadataene.

• Er dokumentet registrert i riktig sak?
• Hvis nei, flytt dokumentet til riktig sak og informer saksbehandler

• Er dokumentet offentlig eller ikke?
• Er det benyttet riktig paragraf?
• Sjekk tilgangsgruppe for UO-dokumenter

• Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
• Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
• Sjekk for skrivefeil
• Vurder om deler av tittelen skal skjermes hvis dokumentet er UO
  • Velg mellom "Sett offentlig tittel lik tittel" eller "Skriv inn offentlig tittel manuelt"
  • Skjerm aldri hele tittelen

• Registrer mottakeren i kontaktregisteret dersom det er en uregistrert kontakt og vi ut fra innholdet i dokumentet har tilstrekkelig informasjon til entydig identifisering
• Sjekk om det er valgt riktig ekstern/intern kontakt
• Skal mottakeren skjermes?
• Notat uten oppfølging krever ikke mottaker

Daglig søk - dokument med tilgangskode "Unntatt offentlighet" og tilgangsgruppe "Sandnes kommune"  (tilbake)

Beskrivelse

Søket foretas daglig

Søket «Tilgangskode «Unntatt offentlighet» og tilgangsgruppe «Sandnes kommune»» henter opp dokumenter som er skjermet eksternt (på offentlig journal og innsynsløsninger), men som alle brukere av Public 360° likevel har tilgang til

Formålet med søket er å fange opp og begrense tilgangen til sensitive opplysninger innen kommunen

• Søk opp alle Dokumenter i status «J» med tilgangskode «Unntatt offentlighet», tilgangsgruppe «Sandnes kommune» med journaldato dagen før (husk å inkludere helg).
• Endre tilgangsgruppe til «Resultatenheten – skjermet dokumentasjon» eller «Resultatenheten – personaldokumentasjon» på hvert enkelt dokument
  • Tips: høyreklikk på det første dokumentet dokumenttittelen og velg «Åpne i ny fane» fra kontekstmenyen)
  • Tips: Tast på fane «Neste» under dokumenttittelen når du vil gå til neste dokument
• Dersom det gjentatt seg ofte, send e-post til saksbehandler med hyperkobling til dokumentet i Public 360. Bruk teksten:

"

"

Dette dokumentet ble registrert med tilgangskode «Unntatt offentlighet» og tilgangsgruppe «Sandnes kommune». Dette innebærer at dokumentet har vært tilgjengelig for samtlige brukere av Public 360°. Vennligst husk å begrense innsyn i dokumentet ved å velge en annen tilgangsgruppe neste gang. Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart.» Send e-posten med høy viktighet

"

"

Daglig søk - saker i status "Reservert"  (tilbake)

Beskrivelse

Søket «Saker i status «Reservert» henter opp alle saker som saksbehandler selv har opprettet

• Når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert, endre status til «B - under behandling»

Sjekkpunkter:

• Sjekk om det finnes en sak fra før som heller burde vært benyttet
• Hvis ja, flytt eventuelle dokumenter til eksisterende sak og la den nye saken utgå
• Saksbehandlere skal alltid informeres hvis vi lar slike saker utgå
• Hvis saken utgår gjelder ikke resten av sjekkpunktene nedenfor

• Er saken offentlig eller ikke?
• Er det benyttet riktig paragraf?
• Sjekk tilgangsgruppe for UO-saker

• Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
• Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
• Sjekk for skrivefeil
• Vurder om deler av tittelen skal skjermes hvis dokumentet er UO
  • Velg mellom "Sett offentlig tittel lik tittel" eller "Skriv inn offentlig tittel manuelt"
  • Skjerm aldri hele tittelen

• Sjekk at journalenhet er «Sentralarkiv»
• Sjekk arkivdel
• Sjekk om «Arkiveres på papir» skal avhakes eller ikke
• Sett på arkivkode
• Enkelte sakstyper inneholder andre obligatoriske felt

Daglig søk - saker i status "Avsluttet av saksbehandler"  (tilbake)

Beskrivelse

Søket foretas daglig

Søket ”Saker i status «Avsluttet av saksbehandler»” henter opp alle saker som saksbehandler har markert som avsluttet

Det betyr at saksbehandler er ferdig med saken i denne omgang og saken kan avsluttes

• Avslutt saken når alle sjekkpunktene nedenfor er kontrollert. Saken avsluttes ved å endre status til «Avsluttet» (Se egne rutiner for avslutting av ansettelsessaker og personalmapper)

NB! Vi får ikke endre status for saken hvis den har dokumenter som ikke er journalført eller filer som ikke er i arkivformat

• Er saken offentlig eller ikke?
• Er det benyttet riktig paragraf?
• Sjekk tilgangsgruppe for UO-saker

• Sjekk tittelen opp mot skrivereglene og eventuelle standardtekster
• Vurder om tittelen er god i forhold til søking/gjenfinning
• Sjekk for skrivefeil
• Skal tittelen eller deler av den skjermes?

• Sjekk at journalenhet er «Sentralarkiv»
• Sjekk arkivdel
• Sjekk om at «Arkiveres på papir» skal avhakes eller ikke
• Sjekk arkivkode
• Enkelte sakstyper inneholder andre obligatoriske felt

• Hører alle dokumentene til i saken?
• Hvis nei, flytt dokumenter til riktig sak
• Har alle dokumentene status «J»?

Periodisk søk - dokument i status G - godkjent  (tilbake)

Beskrivelse

Søket foretas av gruppene ukentlig

Søket «Dokument i status «G-godkjent»» henter opp utgående dokumenter og notater i status «G»

Status «G-godkjent» - utgående dokument som saksbehandler har opprettet og som er godkjent av leder, men ennå ikke sendt ut/ekspedert.

• Søk opp alle dokumentene i status «G-godkjent».
• Dersom dokumentet er godkjent for mer enn 7 dager siden sendes det en e-post til leder. Tekst til e-posten finnes i mappen "standardtekster" under "veiledere og retningslinjer" på Teams (hos Dokumentsenter).

Periodisk søk - dokument i status R - reservert  (tilbake)

Beskrivelse

Søket foretas i starten av hver måned.

Søket «Dokument i status «R-reservert»» henter opp egenproduserte dokumenter i status «R-reservert». Dvs dokumenter som saksbehandler har opprettet, har under arbeid og ikke har ferdigstilt (ekspedert).

• Søk opp alle dokumentene i status «R-reservert» med dokumentdato eldre enn 1 måned
• Det sendes en e-post til leder. Tekst til e-posten finnes i mappen "standardtekster" under "veiledere og retningslinjer" på Teams (hos Dokumentsenter). 

Tilbakemeldinger til Dokumentsenteret fordeles til aktuelle grupper.

• Dokument/Notat skal slettes → dokument settes i status «U-utgår»
• Dokument/Notat er ikke ferdig → vi foretar oss ingenting
• Dokument/Notat er ferdig → da fanges dokumentet opp av andre søk

Dersom dokumenter har ligget i status R i over 1 år og det ikke er en dialog med ansvarlig leder eller saksbehandler, settes det til "utgår"