Versjon: 2

Godkjent dato: Under revidering

Godkjent av: Under revidering

Trykk her for begrepsavklaringer.

Formål

Formålet med denne rutinen er å sikre at

• Saksbehandler mottar all post elektronisk via Public 360 og at dokumentene blir bevart for ettertid
• Fulltekstdokumentet blir lagret og gjort tilgjengelig via Public 360 som fil tilknyttet journalposten
• Utgående dokumenter blir lagret i Public 360 for bevaring for ettertiden og for publisering i offentlig journal
• Politiske saksframlegg, sakslister og protokoller blir elektronisk tilgjengelige for utvalgssekretærer, medlemmer i politiske utvalg og for publisering på hjemmesider.

Innholdsfortegnelse

• Journalføringsplikt, arkiveringsplikt, saksdokument og arkivverdig dokument - se egne begrepsavklaringer
• Offentlighetsvurdering - se egne rutiner
• Tilgangsbegrensning
• Registrering av saks- dokumentansvarlig
• Dokument inn
• E-post inn
• Skanning journalførte dokumenter
• Bevaring journalførte dokumenter
• Politiske saksframlegg, sakslister og protokoller
• Anbudsdokumenter - se egne rutiner
• Kvalitetssikring - se egne rutiner
• Offentlig_journal - se egne rutiner
• Innsyn - se egne rutiner
• Sikkerhetskopiering av arkivbasen (back-up) - se egne rutiner
• Arkivplanen - se egne rutiner

Rutine for avskjerming - begrensning av tilgang til sak og dokument

Generelt

• Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere at innkommende og utgående korrespondanse avskjermes dersom det er hjemmel for dette. Ved avskjerming er det viktig at det registreres rett lovhjemmel
• Dersom et dokument kun tildeles en enhet (og ikke en konkret person) skal leder vurderer offentlighet på dokumentet før det viderefordeles til en saksbehandler
• Ekstern begrensning av tilgang - på offentlig journal (Tilgangskode, paragraf, avskjerming kontakter og valg av offentlig tittel)
• Intern begrensning av tilgang for brukere av Public 360 (Tilgangsgruppe, avskjerming kontakter og valg av offentlig tittel)

Tilgangskode 

• Styrer hvilken informasjon som framkommer i offentlig journal
• Som standard er ingenting unntatt offentlighet
• Saksbehandler kan overstyre dette ved å endre tilgangskoden fra U – Ugradert til UO – Unntatt offentlighet

Paragraf

• Sensitive og taushetsbelagte opplysninger skal skjermes og det skal vises til rett lovhjemmel
• Når tilgangskoden endres til UO - "Unntatt offentlighet", aktiveres paragraf-feltet. Det MÅ velges en paragraf (lovhjemmel) fra listen for å komme videre
• Hvis det mangler en lovhjemmel kontaktes Dokumentsenteret

Offentlig tittel

• Taushetsbelagte opplysninger i tittel både på sak og dokument skjermes
• Ved å velge kode "UO - unntatt offentlighet", vises felt "Offentlig tittel" som må fylles ut
• Velg offentlig tittel som dekker dokumentinnhold, men ikke røper sensitive opplysninger
• Da tekst i feltet "Tittel" vises kun for medlemmer av tilgangsgruppen som saken/dokumentet er avskjermet med

Kontakter (Avsender/mottakers navn)

• Skjermes ved å hake av i eget felt (firkant til høyre) tilknyttet kontakten (forbudsskilt dukker opp i bildet)

Tilgangsgruppe

• Tilgangsgruppe begrenser tilgangen til journalpostopplysninger og dokumenter internt i kommunen
• Som standard er gruppen "Sandnes kommune" (dvs at alle brukere av Public 360 har tilgang til alt)
• Dersom den interne tilgangen til et dokument eller en sak skal begrenses, må det manuelt velges en annen gruppe (skjermet dokumentasjon eller personaldokumentasjon)
• Kun brukere som er definert som medlemmer av en gruppe vil ha tilgang til opplysninger og dokumenter dersom en annen gruppe enn Sandnes kommune (alle) velges
• Saksbehandler kan kun velge de gruppene han/hun selv er medlem av
• Nye grupper opprettes av Dokumentsenteret
• Leder kontakter Dokumentsenteret ved behov for å inkludere saksbehandlere i tilgangsgrupper

Rutine for registrering av dokument inn

Generelt

• Bruk bokmål for alle registreringer i Public 360
• Dokumenter knyttes til aktuell sak i Public 360

Registrering av fysisk post

• Se egne rutiner for registrering av
  • personalmapper
  • oppdragstakermapper
  • elevmapper
  • barnemapper

• Vurder om at dokumentet er journalføringspliktig (se instruks for arkivbegrensning)
• Sjekk om dokumentet er allerede registrert (Mottatt tidligere som e-post)
• Søk om det finnes sak fra før, eventuell opprett en ny sak

• Sak registreres med:
  • Saksnummer (tildeles automatisk ved registrering i Public 360)
  • Dokumentkategori: Dokument inn
  • Vurder for å unnta fra offentlighet (tilgangskode, paragraf, tilgangsgruppe)
  • Sakstittel skal være overordnet og dekkende for alle sakens dokumenter (endres ved behov senere)
  • Saksansvarlig (dersom saksansvarlig ikke er kjent, registreres saken på enheten)
  • Arkivdel
  • Arkivkode

• Dokument registreres med:
  • Dokumenttittel (skal være dekkende for det aktuelle dokumentet). Bruk standardtekster for registrering av dokumenter dersom det er mulig.
  • Avsender - avsenders fulle navn og adresse (sjekk mot ev. tidligere registrert kontakt og oppdater):
    • For privatpersoner hentes opplysninger i folkeregisteret som er knyttet til kontaktregisteret i Public 360
    • For kontaktpersoner registreres organisasjonen de er kontaktperson for
  • Vurder om innholdet er taushetspliktig, avskjerm eventuelle opplysninger i offentlig tittel, og avskjerm eventuelt også kontakt. Velg korrekt paragraf og tilgangsgruppe
  • Ansvarlig saksbehandler:
    • Dokumentet fordeles automatisk til saksansvarlig
    • Endre saksbehandler manuelt dersom dokumentet behandles av en annen
    • Registrer enheten som ansvarlig dersom er saksbehandler ikke kjent

• Dokument skannes inn i Public 360 og kontrolleres etter skanning
• Bevaringsplikt for de fysiske dokumentene:
  • 3 måneder
  • Papiromslag med registreringsdato og navn på arkivkonsulent på
  • En bestemt plass

Registrering av e-post inn

• Søk aktuell sak i sidepanel i Outlook eller opprett en ny sak i Public 360. Følg rutiner for registrering av fysiske dokumenter
• Dra e-post inn i sak i sidepanel
• Velg dokumentkategori e-post inn
• Fjern VS: og lignende elementer fra dokumenttittel
• Følg rutiner for registrering av fysiske dokumenter
• Registrer kontakter:
  • Privatpersoner sjekkes opp mot folkeregisteret dersom det foreligger tilstrekkelig informasjon til entydig identifisering av avsender.
  • Kontaktperson knyttes til korrekt virksomhet.
  • Virksomheter sjekkes opp mot enhetsregisteret.
• Kontroller at e-post og eventuelle vedlegg er lesbare 
• Bevaringsplikt:
  • 3 måneder før de slettes
  • Mappene til de aktuelle gruppene "Felles utført 360" i Outlook

Kommentar til rutinen

• Arkivar kontakter saksbehandler ved tvilstilfeller om hvordan et dokument skal journalføres (eks. hvilken sak, unntatt offentlighet, riktig avdeling/ kontor m.m.)
• Se egne rutiner for anbudsdokumenter vedrørende journalføringen, skanningen og oppbevaring av mottatte tilbud som ikke antas

Rutine for skanning av journalførte dokumenter

Alle journalføringspliktige dokumenter (hoveddokumenter og vedlegg) skannes og importeres med strekkoder fra P360 

• Det benyttes bunkeskanning
• Alle dokumentene skannes i fullfarge 300dpi
• Hoveddokument og vedlegg skannes som hovedregel som separate filer (det finnes egne vedleggsark innen en del saksfelt)
• Registrerte dokumenter sorteres og hvert dokument blir inndelt i hoveddokument og vedlegg med skilleark som legges over
• De ulike vedleggene skannes for seg selv
• Gjennomfør kontroll og kvalitet på skanningen
  • Sjekk at innholdet er lesbart
  • Sjekk at alle sidene er rett vei
  • Sjekk at alle sidene har kommet med
  • Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt
• Importer filene. Disse fordeles elektronisk til rett dokument i Public 360
• Etter gjennomført import, kontroller at filene er importert i riktig dokument og hvert dokumentside kommer inn. Hvis ikke, skannes dokumentet på nytt.

Kommentar til rutinen

• Egne rutiner for anbudsdokumenter som også omfatter skanningen
• Saksbehandlere som glemmer å ekspedere dokumenter veiledes av Dokumentsenteret

Rutine for politiske saksframlegg, sakslister og protokoller

Det er Politisk sekretariat som har ansvar for kvalitetssikring av politiske dokumenter

Rutine for anbudskonkurranser (se egen rutine)

• Arkivar kontakter saksbehandler ved tvilltilfeller om hvordan et dokument skal journalføres (eks. hvilken sak, unntatt offentlighet, riktig avdeling/ kontor m.m.). Det er egne rutiner for anbudsdokumenter vedrørende journalføringen, skanningen og oppbevaring av mottatte tilbud som ikke antas.
• Saksbehandler vil få journalførte dokumenter opp i venstremyen under «Ubesvarte»