Rutine for anskaffelser

  Utskriftsvennlig versjon

Versjon: 2

Godkjent dato: 13.10.2017

Godkjent av: Arkivsjef Henny Lillelid Bjerga

 

Generelt

Arkivrutine for saksbehandlere som jobber med anskaffelser er regulert av Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter. Dette medfører at en del dokumenter i slike saker skal være unntatt offentligheten. Paragrafen som brukes når dokumenter skal unntas offentligheten er Offentleglova § 23 3. ledd som sier at «[d]et kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjor

 

Registrering av saker

  • Saken i Public 360 skal være offentlig.
  • Dokumentene skal graders i henhold til tabellen nedenfor.
  • Saken skal kodes med fellesklasse 601.

 

Registrering av dokumenter

Dokumenttype

Tilgangskode

Avskjerm kontakt?

Dokumentkategori

Merknad

Referat fra brukerutvalg (frem til kontakt)

UO - Unntatt offentlighet

-

Internt notat/epost uten oppfølging

Ikke obligatorisk på påføre kontakt

Konkurransegrunnlag

U - Ugradert

Nei

Dokument ut

 

Skjema for anbud/tilbudsåpning

UO - Unntatt offentlighet

-

Internt notat/epost uten oppfølging

Ikke obligatorisk på påføre kontakt

Anskaffelsesprotokoll

U - Ugradert

-

Internt notat/epost uten oppfølging

Ikke obligatorisk på påføre kontakt

Innkomne tilbud

UO - Unntatt offentlighet

Nei

Dokument inn

 

Evaluering

UO - Unntatt offentlighet

-

Internt notat/epost uten oppfølging

Ikke obligatorisk på påføre kontakt

Tilleggsinformasjon fra leverandører

UO - Unntatt offentlighet

Nei

Dokument inn

 

Brev til tapende tilbydere

U - Ugradert

Nei

Dokument ut

Må vurderes om dette skal unntas offentlighet da de inneholder konkrete opplysninger om leverandørens tilbud.

Tildelingsbrev

U - Ugradert

Nei

Dokument ut

Må vurderes om dette skal unntas offentlighet da de inneholder konkrete opplysninger om leverandørens tilbud.

Vinnende tilbud

UO - Unntatt offentlighet

Nei

Dokument inn

 

Signert kontrakt av begge parter

UO - Unntatt offentlighet

-

Internt notat/epost uten oppfølging

Ikke obligatorisk på påføre kontakt

Svar på innsynsbegjæring av dokumenter

UO - Unntatt offentlighet

Nei

Dokument ut

Unntas etter Off.l § 13, fvl. § 13.