Opp ett nivå

Instruks for arkivbegrensning og journalføring

Innledning

Det er ikke all post som kommer til kommunen som skal arkiveres og/eller journalføres. I henhold til arkivforskriften § 14 skal dokumenter som ikke inngår i saksbehandlingen eller har dokumentasjonsverdi holdes utenfor arkivet. Bestemmelsen er ikke bare en tillatelse til å skille ut overflødig materiale, men et pålegg om å gjøre det. Intensjonen er at arkivene ikke skal fylles opp med materiale uten dokumentasjonsverdi.

Dokumentsenterets ansvar

Dokumentsenteret har ansvar for:

Arkivbegrense post som kommer til kommunens sentrale postmottak og e-postmottak
Arkivere og journalføre arkivverdig post som kommer til kommunens sentrale postmottak og e-postmottak i Public 360.

Arkivbegrensning

Disse dokumenttypene skal alltid holdes utenfor arkivet:

Dokumenter som er mangfoldiggjort eller allment tilgjengelig, som for eksempel trykksaker, rundskriv m.m.
- NB: For materiale som kommunen selv utarbeider skal alltid ett eksemplar og eventuelle forarbeider arkiveres.
Dokumentutkast, kladdenotater, ekstra kopier, interne meldinger m.m. som ikke har verdi som dokumentasjon.
- NB: Dokumenter som er nødvendige for å forstå saker og sammenhenger skal arkiveres.
Andre dokumenter som ikke har vært saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon.

Disse dokumentene kan for eksempel oppbevares i en ringperm, på filstrukturen, kastes eller videresendes til rett mottaker uten å journalføres eller arkiveres.

Hva skal arkiveres?

Plikten til å arkivere et dokument inntrer dersom dokumentet enten saksbehandles, eller dersom det har verdi som dokumentasjon. Se definisjonen av arkivverdig post her.

Arkiveringsplikten omfatter også organinterne dokumenter.

Hva skal journalføres?

Det er tre kriterier som må til for at et dokument må journalføres:

Dokumentet må være et saksdokument jfr. Offentleglova § 4
Dokumentet må være mottatt eller sendt
Dokumentet må kreve saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

NB: Punkt 3 innebærer at et dokument som saksbehandles, men som ikke har verdi som dokumentasjon ikke trengs å journalføres. I Public 360 er det imidlertid ikke mulig å arkivere et dokument uten å journalføre det. I praksis vil derfor dokumenter som det kun er en plikt til å arkivere, også journalføres.

Eksempler på dokumenter som kan være gjenstand for arkivbegrensning

Oversikten nedenfor er laget med bakgrunn i arkivforskriften § 14. Det anbefales at arkivforskriftens bestemmelser brukes sammen med denne forenklede oversikten.

Ved arkivbegrensning, still deg følgende spørsmål: Har dokumentet det vurderes arkivbegrensning på betydning for saksbehandlingen? Hvis svaret er ja, skal dokumentet registreres i Public 360 og er således ikke gjenstand for arkivbegrensning. Dette er spesielt viktig for egne notater og konsepter.

Dokumenter mottatt fra andre

Dokumenttype	Merknad
Bøker, trykksaker og publikasjoner	Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Mottaker oppbevarer nødvendige eksemplarer i et bibliotek, ikke i arkivskuffene.
Årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk osv.	Utsteder har oppbevaringsansvar. Brukes noen av rapportene i saksbehandlingen, kan vi ta kopi av førstesiden, legge den på sak og sette rapporten i bibliotekhyllen e.l.
Rundskriv	Behandles som ovenstående. Utgiver har oppbevaringsansvar. Rundskriv skal oppbevares i egne serier, og kan kasseres etter behov.
Reklame og tilbud	Reklamemateriell kan sendes for gjennomsyn til interesserte, men skal ikke i arkivet. Reklamemateriellet kan etter gjennomsyn oppbevares på egnet sted.
Møteinnkallelser og møtereferat, særutskrifter osv.	Det meste av dette er bare til orientering. Møteinnkallelser er skal oppbevares frem til endelig møtereferat foreligger. NB: Utsteder har oppbevaringsansvar for møtereferatet.
Kursinvitasjoner	Arrangør har oppbevaringsansvar. Invitasjonene sendes på omgang eller henges på oppslagstavle.
Skriv med generell informasjon med kortvarig verdi	Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse skal ikke i arkivet. Som eksempel kan nevnes en melding fra bedriftens bankforbindelse vedrørende åpning av ny filial, rutetabeller o.l.

Egenproduserte dokumenter

Dokumenttype	Merknad
Utkast (til brev m.m.), uferdige manuskript, kladdenotater, klisterlapper osv.	Disse kan kasseres når materialet er ferdig. Unntak er kladdenotat som inneholder viktig informasjon som ellers ikke følger saksbehandlingen. Viktig informasjon for saksframstillingen skal under ingen omstendighet noteres på klistrelapper. Merknadsfunksjonaliteten i Public 360 kan eventuelt benyttes til dette..
Midlertidig utgave av bearbeidet materiale	Det hender ofte at vi utarbeider skjemaer e.l. i flere versjoner før endelig utgave foreligger. I de aller fleste tilfeller er det tilstrekkelig bare å arkivere det endelige sluttproduktet, og ikke alle versjonene.
Gjenparter og ekstra kopier	Svært ofte tar vi flere kopier enn nødvendig for eventuell bruk senere i saksbehandlingen. Når disse havner i saksmappen er sjansene store for at de følger denne til fjernarkivering. Problemstillingen er ikke like relevant i et elektronisk arkiv.