Personalarkiv

  Utskriftsvennlig versjon

 

RETNINGSLINJER FOR ARKIVERING AV PERSONALSAKER

DEFINISJONER (tilbake)

ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON

ORDNING AV PERSONALSAKER

Ansettelsessaker

Personalmapper

Dokumenter av tidsbegrenset interesse

Driftstilskudd til avtaleterapeuter

OPPBEVARING AV PERSONALARKIV(tilbake)

1. DEFINISJONER

Med personalsaker menes dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til de ansatte.

Med personalarkiv menes dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte.

Med personalmapper menes mapper i personalarkivet på den enkelte ansatte.

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel (f.eks. K-kode).

2. ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON (tilbake)

Forholdet saksarkiv - personalarkiv
Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår grupper av ansatte oppbevares i saksarkivet . Saker som gjelder den enkelte ansatte oppbevares i personalarkivet. Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiver (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som danner presedens for liknende saker og disiplinærsaker.

Forholdet personalarkiv - personalmappe
Personalarkivet vil består av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. Dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen. Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon holdes utenfor personalarkivet.

Søknader på en stilling kan unntas offentlighet inntil søknadsfristen er gått ut. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette (jfr Offentlighetslovens § 25) Gjelder ikke off.søkerliste etter fristen er gått ut. Meroffentlighet skal vurderes. Søkere har utvidet innsynsrett til opplysninger, dette gjelder opplysninger om andre søkere, opplysninger iforhold til instilling og eventuelle registrerte opplysninger om seg selv. jmfr. Kapitel 5 i forskrift til forvaltningsloven. Merk: Det er viktig å være oppmerksom på at når søker får tilgang til utvidet søkerliste, skal han/hun samtidig gjøres oppmerksom på at han/hun har taushetsplikt om den informasjonen han/hun får om andre søkere.

3. ORDNING AV PERSONALSAKER

Ansettelsessaker (tilbake)

Innhold
Ansettelsessaker registreres i Public 360 og arkiveres i Sentralt saksarkiv. Dokumentene organiseres etter kode «ansettelser og engasjementer» i arkivnøkkelen (kode 410 i K-kodene).Sandnes kommune bruker følgende k -koder 410,411,412,413 og 416 12. Ansettelsessaker inneholder følgende dokumenter:

  • Evt. forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen
  • Vurdering av stillingen
  • Evt. korrespondanse med konsulentfirma samt protokoll for ansettelse
  • Stillingsannonsen
  • Bekreftelse for mottatt søknad
  • Enkel (offentlig) søkerliste
  • Utvidet søkerliste
  • Evt. kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser
  • Evt. notat om innkalling til intervju
  • Evt.konsulentvurderinger
  • Innstilling
  • Evt. brev til uttaleinstanser og korrespondanse ang. innstilling
  • Kopi av tilbud og kontrakt
  • Kopi av brev om stillingstilbud (ansettelsesbrev)
  • kopi av undertegnet kontrakt evt avslag
  • Avslagsbrev til søkere
  • Evt.klage på vedtak

Overføring til personalmappe
Mottatt signert kontrakt kopieres denne sammen med tilbudsbrev og søknad med CV og vedlegg til personalmappen

Bevaring og kassasjon av ansettelsesaker

Søknader til personer som ikke blir ansatt:

  • Søknader til ledende stillinger, bevares. I Sandnes kommune forstås begrepet "ledende stillinger" som rådmann og kommunaldirektører
  • Øvrige søknader med CV makuleres etter 5 år.

Søkerlister og stillingsvurderinger og annonse skal alltid bevares.

Personalmapper (tilbake)

Innhold

Det opprettes en personalmappe pr. ansatt. Persnoalmappen oprettes ved mottak av signert kontrakt. Mappene ordnes etter fødselnr. Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokumenter:

  • Søknad med vedlegg (overført fra ansettelsessak)
  • Kopi av tilbudsbrev (overført fra ansettelsessak)
  • Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen(feks. politiattest og helseattest)
  • Taushetserklæring
  • Pensjonsforhold
  • Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk ( lønnsprotokoller er en egen serie, kopi av vedtak for særskilte forhandlinger arkiveres i personalmappe)
  • Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak
  • Dokumenter vedrørende særavtaler, godtgjørelser, stipend
  • Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
  • Evt. dokumentasjon ang. langtid sykemeldte (oppfølgingsskjema, handlinsplan,...)
  • Evt. AKAN-tiltak (i lukket konvolutt)
  • Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
  • Evt. disiplinærtiltak (i lukket konvolutt)
  • Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
  • Div. korrespondanse vedr. ansatte som berører arbeidsforholdet
  • Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
  • Kopi av sluttattest
  • Skademeldinger

Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Kortvarige permisjonssøknader uten ansitettstap regnes ikke som enkeltvedtak.

Dokumenter av tidsbegrenset interesse (tilbake)

Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal oppbevares utenfor personalmappen. Den oppbevares særskilt i permer, eller i egne omslag på angitt emne i saksarkiv.

  • Permisjoner uten ansiennitetstap
  • Ferier
  • Tjenestereiser, reiseforskudd
  • Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor
  • Egenmeldinger og sykemeldinger (se beskrivelse arkivserie sykemelding)
  • Skattekort
  • Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver
  • Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister
  • Lønnstrekk til fagforening
  • Bilgodtgjøring, telefongodtgjøring
  • Medlemslister til pensjonskassen
  • Medarbeidersamtale (oppbevares i perm på kontor til avdelingsleder i låst skap)

Denne typen dokumentasjon skal ikke registreres i journalen.

Denne type materiale kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforskriftene og kommunalforvaltningens kassasjonsbestemmelser.

Bevaring/kassasjon

Alle personalmapper bevares.

Utlån.

Personalmapper lånes kun ut til persnalavdeling, lønnsavdeling og ledere.

Bortsetting

Mellomarkivet

Overføres til mellom arkiv fortløpende ved sluttmelding

Bortsettingsarkiv

4 år

Mapper på sluttet personale skilles ut fortløpende og settes bort til bortsettingsarkivet når det foretas ordinær periodisering. Bortsetting skal foregå i ordnet stand etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern være ivaretatt etter gjeldende bestemmelser. Bare beordret personell skal ha adgang.

Deltidsstillinger

Når det gjelder registrering og arkivering av dokumentasjon ang. en ansatt som har minst to deltidstillinger samtidig, rutinen er som følge: Kun en personalmappe.

Driftstilskudd til avtaleterapeuter

Arkiveres i Sentralt personalarkiv. En sak per person. Mappene ordnes etter fødselnr. En sak vil inneholde mye av det samme som inngår i en personalsak, slik som personalmelding og sluttmelding. Helfo, klagesaker og mislighold av avtale vil være spesifike dokumenttyper for driftstilskudd saker.

Webcruiter benyttes til utlysning av nye driftstilskudd,

Overføring fra aktuell utlysnings sak av nytt driftstilskudd i WC (arkiveres i sentralt saksarkiv):

Ved retur av signert kontrakt overføres denne samme med tilbudsbrev og søknad med vedlegg til driftstilskudd sak

4. OPPBEVARING AV PERSONALARKIV (tilbake)

Sikkerhet
Personalmappene oppbevares på Rådhuset på en betryggende måte, jfr. forvaltningsloven § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap adskilt fra saksarkivet. . Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper. Postbehandling og betjening av personalarkiver bør reserveres til personell som arbeider utelukkende med personalsaker, eller til arkivpersonale som arbeider på den etat som personalarkivet er underlagt. (Forvaltningslovens § 13 b-3). Dokumentene skal også oppbevares nedlåst når de oppbevares hos saksbehandler.

Disiplinærsaker krever spesiell aktsomhet. Normalt arkiveres de bare i personalmappen (i lukket konvolutt eller særskilt omslag). Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også legges i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for bevisforspillelse i en disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Deretter overføres de til personalarkivet.

Innsyn
Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven § 18).

Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret, i følge personopplysningsloven §18- 3.

Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

Hjemmelhenvisning ved unntatt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse. Eks. på paragrafer:

  • Offl. § 15: Interne dokumenter
  • Offl. § 13, Fvl. §13.1: Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov
  • Offl. § 23.1: Forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)
  • Offl. § 25: Dokument som gjelder ansettelse eller forfremmelse