K-kodenøkkelen ble tatt i bruk f.o.m. 1995 (noe som gjenspeiles i de fysiske arkivene ved at det var en periodisering da). K-kodene er bygget opp med fellesklasser, fagklasser og tilleggskoder.

FELLESKLASSER

Fellesklassene brukes til saker som er felles for alle enheter i kommunen og som handler om kommunens egenforvaltning. Fellesklassene kan stå alene eller sammen med fagklasser og/eller tilleggskoder.
Disse er numeriske fra 0-9, med videre underoppdeling.

FAGKLASSER

Fagklassene brukes til saker som gjelder fagområdene/samfunnsoppgavene. Med andre ord om kommunens tjenester utad. De har alfabetisk inndeling fra A-Z. Bokstavene I og O er utelatt fordi de kan forveksles med tallene 1 og 0. Også fagklasser har underoppdeling for eksempel slik:

• A Opplæring (de enkelte skoleslag)
• A0 Felles
• A01 Fjernundervisning
• A02 Voksenopplæring
• A03 Opplæring utenom skolen
• A04 Hospitantordning, elevutveksling
• A05 Skolegang i annen kommune/fylke
• A06
• A07
• A08

Fagklassene kan stå alene eller sammen med fellesklassene og/eller tilleggskodene. I kombinasjon skal alltid fellesklassene stå først.

& - TILLEGGSKODER

Tilleggskodene kan aldri stå alene. De settes bak fellesklasser og/eller fagklasser der det er naturlig med mer informasjon, for eksempel &13 Høring, uttalelse. Tilleggskoder blir ikke alltid brukt fordi de bare kan registreres saksnivå. Tidligere var det mulig å kode hvert dokument alt etter innhold.

Det er ønskelig at vi bruker alle 3 tegnene i hver kombinasjon. Dette gir oss mer å søke på. Det gjør det dessuten lettere å navigere i fysiske arkiver.

I fysisk arkiv er oppstilingen slik:

• Fellesklasse
• Fellesklasse + tilleggskode
• Fellesklasse + Fagklasse
• Fellesklasse + Fagklasse + Tilleggskode
• Fagklasse
• Fagklasse + Tilleggskode

Er det flere mapper med samme kode, arkiveres de i stigende orden etter saksnummeret.
 
Bruk håndboka flittig. På venstre side finnes kommentarer som forklarer på en grei måte hvilke saker kodene er tiltenkt.

EKSEMPLER PÅ SAKER

Se her for eksempler på saker med tilhørende K-kode.