Alle enheter skal ha saksarkiv og personalmapper i kommunens dokumenthåndteringssystem Public 360°. Public 360° er godkjent som fullelektronisk arkiv, og papirer produsert i eller kommet inn til enheten skal registreres i Public 360° og deretter makuleres.
Dette dokumentet inneholder en oversikt over noen av saksområdene en enhet kan ha dokumenter innenfor. Alle enhetene har ikke nødvendigvis dokumenter om alt. Det er heller ikke gitt at dokumentene er arkivverdige eller journalføringspliktige selv om de omhandler et av saksområdene som er listet opp. Under saksområdet «utplassering, hospitering m.m» (K-kode 435), er det ikke nødvendig å arkivere en e-post som handler om klokkeslett for oppmøte. Taushetserklæringen skal derimot inn i Public 360°.
Saksarkivet består av saker om enhetens drift/egenforvalting og saker av faglig karakter/utadrettet virksomhet. Man kan kort og godt si at saksarkivet inneholder de dokumentene som ikke arkiveres i personalmapper, gårds- og bruksnr.-arkiv eller i annet fagsystem.
Alle dokumenter som registreres i Public 360° må legges i en sak. Sakene i saksarkivet er ordnet etter et emnebasert ordningsprinsipp kalt «K-kodene». K-kodene kan sammenlignes med en artskontoplan.
Dersom det allerede eksisterer en passende sak, benyttes denne. Hvis ikke opprettes det en ny. Enheten kan selv opprette saker i Public 360°. Dokumentsenteret søker deretter opp disse sakene og påfører dem en K-kode.
Personalarkiv i kommunen ble sentralisert i 2004. Ved overgangen til Public 360° i 2013 ble det fullelektronisk. Kommunen gikk gradvis over til å skanne mer og mer (altså dobbeltarkivering), og fra rundt 2010 er de elektroniske mappene i Public 360° mer eller mindre komplette. De fysiske mappene som er eldre enn 2013 befinner seg på Rådhuset.
Med tilgang til Public 360° er det mulig for leder å legge dokumenter rett inn i personalmappen heller enn å sende en papirkopi i internposten. Selve mappene i Public 360 skal imidlertid alltid opprettes av Dokumentsenteret. Dette gjøres på grunnlag av mottatt ansettelseskontrakt.
Ansettelsessakene er ikke et eget arkiv, men hører hjemme i kommunens sentrale saksarkiv i Public 360°. Her er det to typer saker:
K-Kode
|
Saksområde
|
Eksempel på dokumenttyper
|
Merknad
|
FELLESKLASSER
|
0 - ORGANISERING OG ADMINISTRASJON
|
| 004
|
Egen historikk
|
- Årsmeldinger
- Årsrapporter
|
|
| 020
|
Kommunereform og kommunesammenslåing
|
|
Husk at dokumenter i kommunesammenslåingsprosjektet skal arkiveres i Public 360° online!
|
| 024
|
Samarbeid mellom kommune og stat
|
- Korrespondanse i forbindelse med tilsyn
|
|
| 027
|
Samarbeid med private aktører
|
- Avtaler
- Korrespondanse i forbindelse med konkurranseutsetting m.m.
|
|
| 031
|
Organisasjonsutvikling
|
- Miljøsertifisering, ISO-sertifisering (står i K-kodene)
|
|
| 032
|
Ledelses- og personalutvikling
|
- Arbeidsgiverstrategi
- Personalpolitikk
|
Konkrete tiltak for ansatte kodes under 4 – Personal
|
| 034
|
Administrasjonsstruktur
|
- Organisasjonskart
- Saker om bemanning, stillingshjemler, studenter
- Opprettelse av stillinger
- Stillingsendringer
- Bemanningsplan
|
|
| 035
|
Brukerråd, div. borettslag, velforeninger
|
- Ledermøter
- Medbestemmelsesmøter
- Fagmøter
- Avdelingsmøter
|
|
| 044
|
Delegering av fullmakter
|
- Tilgang til for eksempel Visma, Altinn m.m.
- Delegasjonsreglement
|
|
| 046
|
Konsulentbistand
|
- Avtaler/kontrakter
- Korrespondanse med vikarbyråer
|
|
| 047
|
Interne rutiner
|
|
Gjelder i utgangspunktet kun saksbehandlings-rutiner. Rutiner for andre ting skal kodes på fagområde + tilleggskode &11
|
| 057
|
Avlevering til bortsettingsarkiv (eller
tilsvarende)
|
|
|
| 060
|
Risikoanalyse og informasjonssikkerhet
|
- ROS-analyser
- Informasjonssikkerhet
- Datasikkerhet
|
Ros-analyser kodes også med fagklasse X20 og tilleggsklasse &31
|
| 061
|
Informasjonsprodukter
|
- Internaviser
- Brosjyrer
- Egenprodusert faglig informasjon
- Markedsføring/profilering
- Hjemmeside (Internett/intranett)
|
Dokumentasjonen her skal gi «tverrsnitt av historikken» - dokumentere litt forskjellig som til sammen gjengir livet på enheten
|
| 064
|
Saker om manuelle og elektroniske arkiv- og
datasystemer
|
- Saker om fagsystemer (Profil, Visma, Gat, Public 360)
- Programvare
- Internkontroll
- Anskaffelse av fagsystem
|
|
| 071
|
Serviceerklæringer
|
|
|
| 073
|
Foreninger, lag, organisasjoner
|
|
|
| 076
|
Gaver, stipend, priser
|
- Testamentarisk gave til enheten
- Arbeidsmiljøpris
|
|
1 - PLAN OG BUDSJETT
|
| 113
|
Tematiske planer
|
- Handlingsplan for en sektor/område
|
|
| 145
|
Økonomiplan for enheten
|
- Økonomiplan
- Budsjett og analyse
- Korrespondanse om økonomiplan
|
|
| 146
|
Årsplan for enheten
|
|
|
| 150
|
Generelt om budsjett
|
|
|
| 151
|
Årsbudsjett, enhetens innspill
|
|
|
| 153
|
Budsjettendringer
|
|
|
| 171
|
Kvalitetssikringsdokument
|
|
|
2 - REGNSKAP
|
| 210
|
Perioderapporter
|
- Årsregnskap
- Årsrapporter
- KOSTRA/IPLOS-data
|
Se merknad i K-kodeheftet
|
| 212
|
Enkeltsaker vedrørende regnskap og skatteregnskap
|
|
|
| 213
|
Anvisning og attestasjon, kopi av signatur
|
|
|
| 223
|
Refusjon, tilskudd ut, generelt
|
|
|
| 233
|
Refusjon, tilskudd inn, generelt
|
- Søknad om tilsagn til NAV
- Tilsagnsbrev fra NAV
- Refusjonskrav fra NAV
|
|
| 243
|
Øremerkede tilskudd
|
- Korrespondanse vedrørende prosjektmidler
|
|
| 261
|
Forsikringer
|
- Forsikring på biler, eiendom
- Skademeldinger (materielle verdier)
|
Skademeldinger på ansatt: 447, på elev/pasient/bruker: 271
|
| 265
|
Personforsikring
|
- Ulykkes- gruppelivs- og yrkesskadeforsikring
|
|
4 - PERSONALPOLITIKK
|
| 401
|
Medbestemmelse
|
- Hovedavtalen
- Arbeidstakerorganisasjon
- AMG
- AMU
- HAMU
|
|
| 402
|
Introprogram for nytilsatte, fadderordning
|
|
|
| 404
|
Stillingsbeskrivelse, funksjonsbeskrivelser,
generelle
|
|
|
| 408
|
Arbeidskonflikter, forhandling v/streik
|
- Korrespondanse med fagforening
|
|
| 410
|
Saker om ansettelse
|
|
Arkiveres hos Dokumentsenteret, (ref. rutine for personaldokumentasjon).
|
| 413
|
Innleid arbeidskraft
|
|
|
| 417
|
Praktikanter/lærlinger
|
|
|
| 430
|
Kompetanseutvikling
|
- Opplæring og diverse planer
|
|
| 431
|
Utvikling i egen regi
|
- Medarbeidersamtaler
- Egenproduserte kurs
|
|
| 434
|
Andre kurs og konferanser
|
- Søknader om deltakelse på kurs, herunder dekning av kursavgift
|
|
| 435
|
Utveksling, hospitering, praksisplass
|
- Taushetserklæring
- Politiattest
|
|
| 44 &14
|
Arbeidstilsynet, tilsynsrapport
|
|
|
| 44&34
|
Evaluering, kvalitetssikring
|
|
|
| 440
|
Arbeidsmiljø og HMS
|
- HMS-plan for enheten
- HMS-håndbok
|
|
| 446
|
Internkontroll, herunder nestenulykker/ulykker - ansatte
|
|
|
| 46
|
Generelt om fravær, permisjon, ferie
|
|
|
| 461
|
Sykefraværsstatistikk
|
|
|
5 - LØNN, GODTGJØRING, TRYGD OG PENSJON
|
| 512
|
Tarifforhandlinger
|
|
Én sak pr. år.
|
| 521
|
Lønnsregulativer
|
|
|
| 542
|
Bredbånd og telefonigodtgjøring
|
|
Avtale om mobiltelefon skal i personalmappe
|
| 561
|
Yrkesskadeerstatning
|
|
|
6 - EIENDOMS- OG MATERIELLFORVALTNING
|
| 611
|
Eiendomsforvaltning
|
|
|
| 612
|
Administrasjonsbygg
|
|
|
| 614
|
Bygg, lokaler
|
|
|
| 620
|
Inventar generelt
|
|
|
| 625
|
Teknisk inventar
|
|
|
| 631
|
Datamaskiner
|
|
|
| 632&01
|
Kopieringsmaskiner
|
|
|
| 635
|
Telefon og sambandsutstyr
|
|
|
| 64
|
Materiell og utstyr
|
- Dokumenter vedørende matlagingsutstyr, arbeidstøy
|
|
| 651
|
Biler
|
- Bestilling av bil (avrop)
- Innkalling til EU-kontroll
- Purring på EU-kontroll
- Vognkort
- Diverse korrespondanse knyttet til bil
|
Én sak pr bil
|
| 668
|
Tekniske hjelpemidler for personer med nedsatt
funksjonsevne
|
|
|
| 67
|
Forbruksmateriell
|
|
Se spesifisering i k-koder
|
| FAGKLASSER
|
X
|
| X2
|
Beredskap
|
|
|
| X63
|
Dokumenter vedrørende praksisplass fra NAV
|
|
|
| TILLEGGSKODER
|
| &03
|
Politianmeldelser
|
|
Bruk denne koden i tillegg til passende fellesklasse.
|
