RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING OG OPPBEVARING AV PERSONALSAKER OG PERSONALMAPPER I SANDNES KOMMUNE

29.06.98 (Revidert 27.06.2001 og 6.03.2007)

1. FORORD
1.1 Formål
1.2 Ansvar
1.3 Definisjoner
1.4 Forkortelser
1.5 Lover, regler og retningslinjer
1.6 Forholdet mellom saksarkiv og personalsaker/mapper
1.7 Ansettelsessaker

2. PERSONALMAPPER
2.1 Definisjon
2.2 Innhold
2.3 Ansvar

3. OPPBEVARING

4. SIKKERHET
4.1 Fysisk sikring
4.2 Datasikring
4.3 Fysisk tilgang

5. UTLÅN
5.1 Rutiner for utlån

6. KASSASJON OG/ELLER OVERFØRING TIL BORTSETTINGSARKIV
6.1 Overføring til bortsettingsarkiv
6.2 Kassasjon (makulering)

1. FORORD (Tilbake)

1.1 Formål
Gi Sandnes kommune en ensartet og forsvarlig håndtering av personalsaker og personalmapper (se definisjon kap. 1.3)

1.2 Ansvar
Det er rådmannen, som kommunens øverste administrative leder, sitt ansvar at personalsaker og personalmapper til enhver tid håndteres forsvarlig. Rådmannen har delegert dette ansvaret til stabsleder regskap/lønn.

På tjenestesteder som selv oppbevarer det fysiske personalarkivet har resultatenhetsleder ansvar for rett håndtering iht. denne instruksen.

1.3 Definisjoner
Følgende definisjoner anses som oppklarende:

1.4 Forkortelser

1.5 Lover, regler og retningslinjer
Retningslinjer for håndtering og oppbevaring av personalsaker og personalmapper i Sandnes kommune skal være i tråd med de til enhver tid gjeldene lover, regler og retningslinjer i kommunene. Dette betyr i dag:

• Kommuneloven
• Offentlighetsloven
• Forvaltningsloven
• Personalreglement Sandnes kommune
• Personopplysningsloven
• Arkivloven med forskrift
• Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv

1.6 Forholdet mellom saksarkiv og personalsaker/personalmapper
Ansettelse er en sak/prosess som arkivmessig hører til i saksarkivet. Etter at ansettelsessaken er over starter et ansettelsesforhold som arkivmessig forholder seg til ei personalmappe i et personalarkiv.

Dokumenter som omhandler de ansatte arkiveres delvis i saksarkivet, delvis i personalsaker/personalmapper. Slik ordnes dette:

• saker av generell art og grupper av ansatte arkiveres i saksarkivet.
• saker som omhandler den enkelte ansatte arkiveres i personalmappen.

Disiplinærsaker skal normalt arkiveres i personalmappen. Dersom hensynet til saksbehandlingen tilsier det, kan en arkivere dette i saksarkivet, men da på en slik måte at dataene anonymiseres. Det er viktig å unnta dokumentene fra offentlighet med henvisning til paragraf og anonymisere datatilgangen for andre brukere.

Personalmapper oppbevares som egen serie skilt (ut) fra saksarkivet. Når ansettelsesforholdet opphører, legges personalmappene samlet i fjernarkiv etter gjeldende lover og regler.

1.7 Ansettelsessaker

Innhold
Ansettelsessaker arkiveres i sentralt saksarkiv. Dokumentene klasseres med hovedgruppe "ansettelses- og rekrutteringspolitikk i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene).

Ansettelsessaker inneholder følgende dokumenter:

• Evt. forberedende korrespondanse
• Stillingsannonsen
• Stillingssøknader
• Kopi av bekreftelse for mottatt søknad
• Enkel (offentlig) søkerliste
• Utvidet søkerliste
• Innstillingog ansettelsesvedtak
• Evt. brev til uttaleinstanser og korrespondanse ang. innstilling
• Kopi av brev om stillingstilbud
• Aksept/avslag fra søker

Journalføring
Hver ansettelsessak defineres som egen arkivsak i journalen. I tilfelle en person søker på to (eller flere) stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge ansettelsessakene.Hvis personen takker ja, går originalen rett i personalmappen.

Søknader på en stilling kan unntas offentlighet inntil søknadsfristen er gått ut.(jfr Offentlighetslovens § 6 pkt 4).

Overføring til personalmappe
Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud, opprettes personalmappe med original søknad med vedlegg, stillingstilbud, og signert kontrakt.

Kopi av original søknad legges i ansettelsessaken

Når ansettelses-saken er avsluttet, skrives navnet til den som har fått stillingen på omslaget til den fysiske saksmappen, og i merknadsfeltet til saken i sak-/arkivsystemet.

Bevaring/kassasjon
Søknader til personer som ikke blir ansatt skal i følge Riksarkivets ”Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon” (fra 1987), kode 047, behandles på følgende måte:

• Søknader til ledende stillinger (resultatenhetsledere og over) bevares.
• Øvrige søknader makuleres etter 5 år.

Ansettelsessaker arkiveres i saksarkivet i dokumentsenteret.

2 PERSONALMAPPER (Tilbake)
2.1 Definisjon
Personalmappen er saksmappen for den enkelte fast eller midlertidig ansatte. Denne er delt i flere omslag, men hovedoppdelingen er på personaldokumenter og lønnsdokumenter.

2.2 Innhold
Personalomslaget (rødt) skal inneholde:

• Original søknad, CV og attester
• Stillingstilbud og ansettelseskontrakt / arbeidsavtale på timebasis
• Erklæring om taushetsplikt
• Helseattest
• Politiattest ( skjema)
• Avtale om tilståelse av bilgodtgjørelse
• Avtale om godtgjørelse for elektronisk kommunikasjon
• Dokumentasjon om kompetansegivende kurs / eksamen
• Evt, skjema og møtereferater ang. den enkeltes ansettelsesforhold
• Tjenesteanmerkningi lukket konvolutt jfr 1.3 , inkluderer muntlig advarsel i skriftlig form
• Oppsigelseskorrespondanse
• Arbeidsbekreftelse og evt, attest

Ledere med personalansvar har ansvar for at denne dokumentasjonen kommer inn i personalmappen.

Lønnsomslaget (grønt) kan inneholde:

• NAV, div papirer
• Innvilgede permisjonssøknader, kopi
• Innvilgede søknader om redusert stilling, kopi
• Velferdspermisjoner
• Ferieoverføringsskjema
• Varsel om opphør av midlertidig stillingsskjema
• Ulønnet permisjon ved fødselsskjema
• Brev fra lønningskontoret, feil i lønn

MERK! Personalmeldinger knyttet til lønn ligger som egen arkivserie under lønn/regnskap og bevares her. Lønnsprotokoller ligger i original som egen sak i sentralt saksarkiv (DL-Web).

Personalmapper i Sandnes kommune skal ha samme utforming og samme type omslag, selv om noen avdelinger har flere omslag enn andre.

Hovedomslaget for den enkelte mappe er av den typen som er tilpasset arkivnøkkelen K-koder. Slike har kommunen har brukt siden 01.01.95. Inni hovedomslaget oppbevares standardiserte fargede skilleark (løkomslag) med påtrykt tekst som følger:

• Rødt omslag med tekst: Personaldokumenter og undertekst som : søknad, tilsettingsbrev, erklæring om taushetsplikt, diverse korrespondanse, etc.
• Grønt omslag med tekst: NAV, div papirer, innvilgede permisjonssøknader - kopi, innvilgede søknader om redusert stilling, kopi
• Velferdspermisjoner, ferieoverføringsskjema, varsel om opphør av midlertidig stillingsskjema, ulønnet permisjon ved fødselsskjema
• Brev fra lønningskontoret, feil i lønn
• Rosa omslag med tekst:(opplæringsavdelingen) Permisjoner, dette omslaget er frivillig, disse dokumentene kan godt registreres inn i den vanlige personalmappen og legges i det røde personalomslaget.
• Forseglet konvolutt: Legges i hovedomslag med tekst: Åpnes kun av avdelingssjef, personalansvarlig og arkivansvarlig, inneholder avsluttet sensitiv personalsak.

2.3 Ansvar
Når det gjelder det ansvar en leder med personalansvar har for håndtering av personaldokumentasjon, oppstår det behov for avklaring av journalføring av deler av, eller alle, dokumentene i personalmappen.

Dersom ansettelsesforholdet mellom en ansatt i Sandnes kommune defineres som et internt forhold, kan en argumentere for at dokumentene er interne- og det påhviler dem ikke journalføringsplikt. Dersom ansettelsesforholdet defineres som eksternt, påhviler det dem journalføringsplikt. Dette er også et ressursspørsmål i forhold til oppgaveløsning.

(MERK! Dette punktet er under revisjon her vil det komme endringer/presiseringer).

3. OPPBEVARING (Tilbake)

Fysisk oppbevaring

Sandnes kommune sentraliserte personalarkivet ved omorganiseringen 1.1.2004.

Sandnes kommune har i utgangspunktet et sentralt personalarkiv, men av praktiske og midlertidige hensyn er det plassert personalarkiv på følgende steder: Kulturskolen, Byggdrift (Bulega) og Seksjon rusvern. Disse vil på sikt bli sentralisert.

4. SIKKERHET (Tilbake)

4.1 Fysisk sikring
Personalsakeroppbevares i egne låsbare skap i egnet lokale. Dersom ansvarlige ikke er tilstede, skal rommet være avlåst.

4.2 Datasikring
Journalføring av dokumentasjon i personalsaker i Sandnes kommune må avklares, jfr. 2.3

Lønnssaker trenger ikke journalføres i sak-/arkivsystemet i tillegg til lønns og personalsystem (f.eks. fraværsdelen når det nye personalsystemet kommer og er installert). Det er innhentet konsesjon fra Datatilsynet for elektronisk føring i de benyttede systemene. Sak/arkivsystemet inneholder muligheter for skjerming av lister og elektronisk lesning av data.

4.3 Fysisk tilgang
Som nevnt i kapittel 1.2 er det rådmannen ved leder for lønn/regnskap som er ansvarlig for personalmappene. I tillegg kommer det personalet som håndterer, registrerer og bruker disse sakene i sitt arbeid. Arkivpersonalet har adgang til personalmappene for journalføring og arkivering. Lønnspersonalet har adgang til lønnsomslag. I tillegg har ledere med personalansvar tilgang til personalmappene til egne ansatte.

5. UTLÅN (Tilbake)

Ansatte har rett til innsyn i deler av sin egen personalmappe ( interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve å få den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven § 18).

Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret, i følge personopplysningsloven §18- 3.

Ansatte har ikke rett til innsyn i organinterne dokumenter som kan bidra til å kompromittere tredje part. Tjenesteanmerkninger oppbevares i en lukket konvolutt, som ikke leveres ut ved vanlig utlån.

5.1 Rutiner for utlån
Utlånsregler:

• Ledere med personalansvar og personalkonsulent får innsyn i disse i forbindelse med saksbehandling knyttet til egne ansatte
• egen personalmappe kan gis innsyn i, ikke lånes
• utlån skal registreres ( utlånskort )
• lånes ut til revisjonen til gjennomsyn/kopier, men ikke utomhus.
• Forseglede tjenesteanmerkninger tas ut av personalmappen før denne lånes ut, den leveres kun ut mot forespørsel og klarering av avdelingssjef/ personalansvarlig i avdelingen.

6. KASSASJON OG/ELLER OVERFØRING TIL BORTSETTINGSARKIV/ARKIVDEPOT (Tilbake)

6.1 Overføring til bortsettingsarkiv/arkivdepot

Personalmapper overføres til bortsettingsarkiv i rådhuset etter ansettelsesforholdets opphør. Dette bør vanligvis skje parallelt med periodisering av saksarkivet. Mappene ryddes og renses, dvs. man fjerner binders, stifter, rydder og sjekker papirkvalitet før personalmappene settes bort. Mappene skal settes bort etter original ordningsmåte (f.eks. alfabetisk) i arkivbokser. Etter 25-30 år overføres avsluttet personalarkiv til arkivdepot (jfr. arkivforskriften § 5-2) Dvs. til Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) som med hjemmel i Arkivforskriften § 5-1 ivaretar arkivdepotfunksjonen for Sandnes kommune.

6.2 Makulering
I Riksarkivets ”Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv” (fra 1987) kode 046 heter det at:
Personalmapper for ansatte på rådmanns/avdelingssjefsnivå skal bevares. Dessuten bevares personalmappene for personer født den 1.,11. og 21. i hver måned. Øvrige personalmapper kasseres etter 50 år forutsatt at forhold som stillingsinnehaver, tjenestetid og andre opplysninger av betydning for å dokumentere den ansattes arbeidsliv i kommunal tjeneste er overført til personalregister/kartotek som skal bevares.

Dette betyr i praksis at personalmapper skal bevares.

(Til toppen)