|
Sist oppdatert 06.04.2020 Elektroniske skjema Generell beskrivelse Flere saksbehandlingsprosesser i kommunen starter med innsending av et elektronisk skjema. Denne beskrivelsen tar for seg elektroniske skjema som går mot Public 360. Helse og velferd mottar for eksempel elektroniske meldinger som går rett inn i Profil, og Kulturskolen et søknadsskjema som går rett inn i Speedadmin. Skjemaene som går mot Public 360, settes opp av Kommuneforlaget (KF) basert på spesifikasjoner fra virksomheter i kommunen og linkes til fra kommunale nettsider. Brukerne fyller ut nødvendige felt i skjemaet og sender disse inn til kommunen. De innsendte skjemaene kommer inn i en automatisert mottaksprosess og ender opp som dokumenter i ny eller i en eksisterende sak i P360. Enkelte av skjemaene gjelder søknader innen gitte tidsfrister, mens andre løper kontinuerlig. De elektroniske skjemaene har funksjonalitet for filvedlegg slik at disse kan legges ved. Enkelte av disse skjemaene rutes direkte til saksbehandlende enhet, mens andre rutes til dokumentsenteret for manuell viderefordeling. Teknisk Skjemaene overføres fra KF og skrives til en filkatalog på \360web4a\XMLImport\KF\<skjemakatalog>. Det settes opp ett xml-importscript for hvert skjema for import til P360 og innlegging i rett sak samt etablering av korrekte metadata og evt. skjerming. Prosessen SI.XmlImportService med tilhørende konfigurasjonsfil sørger for import til P360. Teknisk systemdokumentasjon for etablering av xml-script og import av skjema ligger på Teams her. I dette Team ligger også en fullstendig skjemaoversikt. Eventuelle feil i den automatiserte mottaksprosessen varsles på e-post til dokumentsenteret. På dette nettstedet registreres e-post for varsling av feil i skjemaimport. Søk etter feil og håndtering av feilsituasjoner må håndteres manuelt. Eksempler Eksempler på saksbehandlingsprosesser som startes ved elektroniske skjema:
- Søknad om redusert foreldrebetaling i barnehager
- Søknad om dispensasjon fra utdanningskrav i barnehager
- Innmelding av høringsuttalelser på planer
- Søknad om skjenkebevillinger
|
