Sikre at alle arkivverdige saksdokumenter i tilsettingsprosessen blir samlet, journalført og arkivert på en forskriftsmessig måte. Dette for å ha dokumentasjon på hele ansettelsesprosessen.
Rutinene gjelder for alle ansettelsessaker i Sandnes kommune (både eksterne og interne utlysinger). Opprettelse av personalmapper omfattes også av denne rutinen.
|
|
|
Ansvar
|
| 1.
|
ANNONSE Annonse lages og publiseres (obs! hvis det utlyses vikar må ordet "vikariat" være med i overskriften, dette for å få riktig arkivkode) Importeres fra WebCruiter til Doculive (sak opprettes automatisk)
|
Personal Dokumentsenter
|
| 2.
|
ANNONSE - ENDRING Hvis annonsen endres må den nye overføres manuelt til dokulive på følgende måte (dersom det er betydelig endring): 1. Ha stillingsoppdrag som aktiv (aktiv stilling vises øverst på siden i informasjonslinjen sammen med på logget brukernavn) 2. Klikk på menyvalget "Administrasjon - Arkiver til arkivsystem" 3. Hak av for "annonse" og klikk på knappen "Overfør til arkiv"
|
Personal
|
| 3.
|
SAKSMAPPE
- Fysisk mappe opprettes
- Fysisk og elektronisk arkivkode kontrolleres at denne samsvarer med utlysingstekst
- Mappe sendes til aktuell personalkonsulent.
Mappen er hos personalkonsulent til saken er avsluttet i Webcruiter - se pkt 15
|
Dokumentsenter
|
| 4.
|
ELEKTRONISKE SØKNADER OG CV Søknader og CV overføres automatisk fra WebCruiter til Doculive (7 t etter søknadsfrist)
|
|
| 5.
|
MANUELLE SØKNADER
- Stemples med dagens dato og sendes aktuell personalkonsulent
- Legges inn i Webcruiter
- Originalen legges i fysisk saksmappe
- Søknad til utlyst stilling mottatt pr epost videresendes direkte til aktuell personalkonsulent som legger inn i Webcruiter
- Mottar pesonalkonsulent manuell søknad eller epost direkte legges denne inn i Webcruiter
- Originaler og papirutskrifter legges i fysisk saksmappe
|
Dokumentsenter Personal Dokumentsenter Personal
|
| 6.
|
MOTTATT SØKNAD - SVARBREV og epost Overføres automatisk fra WebCruiter til DocuLive (8 t etter søknadsfrist) (vurderes endret til: det er mulig å ta ut en rapport fra WC over de bekreftelsene som vi har sendt til søker på at vi har mottatt søknad. Denne kan evnt overføres DL)
|
|
| 7.
|
SØKERLISTER
- Offentlig og utvidet søkerliste overføres manuelt rett etter fristens utløp fra WebCruiter til Doculive ved å huke av for "Arkivere" - se figur 1
- Evt. redigerte søkerlister behandles på samme måte
- Papirutskriftene legges i fysisk saksmappe
|
Personal
|
| 8.
|
INNSTILLING
- Endelig innstilling gjennomføres på samme måte som tidligere. Mal i rekrutteringsveileder benyttes
- Innstilling via epost overføres aktuell sak i Doculive som dok.type X (gradering 1). Aktuell tilgangsgruppe benyttes. Fra/Til feltet fylles ut.
- Overskrift må være "Innstilling"
- Endre dokumentsetatus fra R (reservert) til F (ferdig)
- Original legges i fysisk saksmappe
|
Tjenestested Personal
|
| 9.
|
TILBUDSBREV OG KONTRAKT MED VEDLEGG
- Tilbudsbrev/kontrakt utarbeides på samme måte som tidligere i kontraktsmodulen.
- Saksnr. påføres kontrakten
- Tilbudsbrev m/vedlegg føres til Doculive som dok.type U. Se egen veiledning om "Kontrakter til Doculive"
- Endre dokumentstatus fra R til F
- Kopi av tilbudsbrev u/vedlegg legges i fysisk saksmappe. Sjekk siste pkt mht om dette er korrekt. Kontrakt må da ligger i DL
|
Personal
|
| 10.
|
TAKKER NEI TIL TILBUD OM STILLING pr Tlf/muntlig beskjed: Noteres i kommentarfeltet på tilbudsbrevet i Doculive. Navnet på den som takker nei, føres utenpå fysisk saksmappe pr brev: Registreres og skannes i saken. Dokumentet sendes aktuell personalkonsulent.
|
Personal Dokumentsenter
|
| 11.
|
SIGNERTE KONTRAKTER - RETURNERES TIL DOKUMENTSENTERET
- Dersom andre enn Dokumentsenteret mottar signerte kontrakter sendes disse straks til Dokumentsenteret for registrering.
- Evt. ny personalmappe må opprettes på forhånd, se pkt 12
- Kontrakter m/vedlegg registreres som nytt dokument i ansettelsessaken og kopieres elektronisk sammen med søknad m/CV og tilbudsbrev til elektronisk personalamappe.
- Evt. vedlegg registreres og skannes sammen med kontrakten - dette noteres i Opplysningsfeltet i registreringsbildet
- Søknaden avskrives med TA etter kopiering til personalmappe.
- Merknad om kopiering av kontrakt i Beskrivelsesfeltet flyttes til Opplysningsfeltet
- Senere innkomne vedlegg til kontrakt skannes som vedlegg til aktuell kontrakt - noteres i Opplysningsfeltet i registreringsbildet
- Ferdig registrert og skannet kontrakt og evt. vedlegg sendes personalarkivet for arkivlegging i personalmappe.
KONTRAKTER TIL SKOLER Samme rutine som under pkt 11. I tillegg:
- Elektronisk kopi av kontrakt sendes som e-post til skolens postmottak via DocuLive for utskrift til skolens skyggearkiv.
- Noteres i Opplysningsfeltet
- Personalmelding skrives på bakgrunn av kontrakt via e-post
KONTRAKTER TIL ØVRIGE ENHETER
- Samme som under pkt 11
- personalmelding skrives på bakgrunn av kontrakt som er mottatt på arbeidsliste i DLweb
|
Personal/Tjenestesteder Dokumentsenter Ansvarlig for personalarkiv Dokumentsenter Tjenestested Personal/Tjenestested
|
| 12.
|
OPPRETTELSE AV ELEKTRONISK OG FYSISK PERSONALMAPPE
- Søk først etter evt. allerede opprettet personalmappe i DocuLive
- Dersom denne ikke finnes, opprettes ny elektronisk
- Dokumenter som blir registrert kommer på personalkonsulentens arbeidsliste i DLWeb. Disse avskrives etter vanlig prosedyre
- Fysiske dokumenter oversendes personalarkivet
- Dersom fysisk personalmappe ikke finnes, opprettes ny
|
Dokumentsenter Personal Dokumentsenter Ansv. for personalarkiv
|
| 13.
|
POLITIATTEST
- Følger ofte som vedlegg til kontrakt og registreres og skannes sammen med denne
- Gjelder det skoler og barnehager sendes den til aktuelt tjenestested for videre behandling, se nedenfor:
- For skoler og barnehager gjelder følgende:
- Skjema "Bekreftelse på mottatt politiattest" som finnes på intranett fylles ut
- Politiattesten makuleres deretter
- Bekreftelsen sendes Dokumentsenter for registrering sammen med kontrakten, se pkt 11
- Videresendes Personalarkiv for arkivering i personalmappa
- For barnevern og omsorg gjelder følgende:
- Politiattesten sendes til dokumentsenteret for registrering
- Videresendes Personalarkiv for arkivering i personalmappa
|
Dokumentsenter Tjenestested Dokumentsenter
|
| 14.
|
AVSLAGSBREV Kandidat ansatt og avslagsbrev ihht vanlig prosedyre (Rapport fra WC med navn på de som har fått avslag?)
|
Personal
|
| 15.
|
AVSLUTNING AV ANSETTELSESAK I WEBCRUITER
- Mappen avsluttes og arkiveres i Webcruiter
- Kontroller at saksmappen inneholder alle relevante dokumenter
- Søknader til lederstillinger i de tre øverste stillingskategorier skrives ut og bevares i tilsettingssaken. Jfr...
- Navnet til den ansatte påføres utenpå saksmappen samt navn til de som evt. har takket nei
- Mappen sendes Dokumentsenteret for arkivering snarest mulig etter at saken er ferdigbehandlet.
|
Personal
|
| 16.
|
AVSLUTNING AV ANSETTELSESSAK I DOCULIVE Avsluttes ihht vanlig prosedyre. Doknr. føres på søkerlistene og evt. andre dokumenter når saksmappen kommer i retur
|
Dokumentsenter
|
