|
Dette er informasjon til alle ledere om hvor dokumentene skal sendes, for å få til en raskest mulig behandling og korrekt arkivering av personaldokumentasjon. Sandnes kommune skal i tillegg til fysisk personalarkiv ha et elektronisk personalarkiv (DocuLive). Som følge av dette må alle dokumenter via Dokumentsenter for registrering og skanning. Personalmappene arkiveres på fødselsnummer, av den grunn må alle dokumenter som omhandler personer være påført vedkommendes fødselsnr (6 siffer). Dette kan gjerne være påført for hånd. Link til arkivplanen til Sandnes Kommune som beskriver rutinene for arkivering av saker om ansettelse og personalsaker: http://sandnes.arkivplan.no/content/view/full/81439 Følgende dokumenter skal sendes direkte til Dokumentsenteret (dokumentsenteret skal stå som adressat på tilbudsbrevet om stilling):
| Dokument
|
Kommentar
|
Personalmelding
|
| Signert kontrakt
|
|
Ja
|
| Signert erklæring om taushetsplikt
|
|
Nei
|
| Signert helseattest
|
For ansatte dette gjelder
|
Nei
|
| Politiattest
|
For ansatte dette gjelder
|
Nei
|
| Skjema for mottatt politiattest
|
For ansatte innen skole/barnehage
|
Nei
|
| Møtereferat/protokoller vedr. den ansattes arbeidsforhold
|
Besørges av personal dersom personalrådgiver er med i saken
|
Nei
|
| Advarsler (muntlig og skriftlig)
|
Besørges av personal dersom personalrådgiver er med i saken
|
Nei
|
| NAV, diverse papirer til personalmappen
|
F.eks. innkalling til dialogmøte, oppfølgingsplan og avtale om aktiv sykemelding. Vedtak skal først sendes til lønn.
|
Ja, dersom endringer på lønn
|
| Senioravtale
|
|
Nei
|
| Dokumentasjon vitnemål og attester
|
Skoler og barnehager sender til lønn, andre sender dette til dokumentsenter
|
Ja, dersom endring på lønn
|
| Oppsigelse fra arbeidstaker
|
Dokumentet må være påført dato for mottak, sluttdato, samt leders signatur og/evt arbeidssted
|
Ja, sluttmelding
|
| Attest
|
Dersom det er utfyllende tekst, tjenestebevis trenger ikke arkiveres
|
Nei
|
| Søknad på stilling
|
Dersom søker ikke har benyttet elektronisk søkersystem (Webqruiter)
|
Nei
|
| Funksjonsbeskrivelse
|
Signert av leder
|
Nei
|
| Avtale om redusert stilling
|
|
Ja
|
| Avtale om bilgodtgjørelse
|
|
Ja
|
| Avtale om elektronisk kommunikasjon
|
|
Ja
|
| Avtale om fast godtgjøring
|
F.eks. møtegodtgjørelse
|
Ja
|
Følgende dokumenter sendes til avd. for lønn for behandling (lønn vil etter behandling sende dokumentene videre til dokumentsenter):
| Dokument
|
Kommentar
|
Personalmelding
|
| Overføring av ferie
|
|
Nei
|
| Varsel om opphør av midlertidig stilling
|
|
Nei
|
| Innvilget søknad om ulønnet permisjon etter fødselspermisjon
|
|
Ja
|
| Dokumentasjon vitnemål og attester
|
Skoler og barnehager sender dette til lønn, andre sender dette til dokumentsenter
|
Ja, dersom endringer på lønn
|
| NAV,- vedtak
|
Alle andre papirer enn kopi vedtak skal direkte til dokumentsenter
|
Ja, dersom endringer på lønn
|
| Permisjonssøknader
|
|
Ja, dersom endringer på lønn
|
Sykemeldinger, egenmeldinger og korte permisjonssøknader skal ikke inn i elektronisk personalmappe, men sendes til lønn for punching i personaldatasystemet (Visma Unique). Personalmeldinger og endringsmelinger går automatisk til avd. for lønn til behandling. |
