I kommunen er det Kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskrifta § 1). 

Det øverste politiske organet, Kommunestyret, har styringsansvar med myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Organisasjonsdirektør rapporterer direkte til Kommunedirektør og ivaretar funksjonen som kommunedirektør overfor virksomheten Dokumentsenter. 

Arkivsjefen har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkiv, og er virksomhetsleder for Dokumentsenteret. Som virksomhetsleder i Sandnes kommune har arkivsjefen hovedansvar for å lede og utvikle virksomhetens målsetting iht. gjeldende lov og avtaleverk. Arkivsjefen har hovedansvar for medarbeideroppfølging for sine ansatte, hovedansvar for virksomhetens budsjett og hovedansvar for å sikre god faglig kvalitet på tjenesten. Arkivsjefen skal også uttale seg om arkivmessige konsekvenser av omorganiseringer i kommunen og ved inngåelse av interkommunale samarbeid, involveres ved anskaffelser og avvikling av elektroniske fagsystemer som potensielt inneholder arkivverdig dokumentasjon, føre kontroll med elektroniske og papirbaserte arkiver i kommunen samt sørge for at arkivplanen til enhver tid er oppdatert.

Rådgivere ved Dokumentsenteret skal utøve selvstendig ansvar og medvirke til at virksomheten holder god faglig kvalitet. Rådgivere skal arbeide på et overordnet nivå, samt forberede prinsipielle/overordnede saker for ledelse og styringsorgan, gjøre utredninger og drive utviklingsoppgaver, foreta vurderinger, konsekvensanalyser og kompetanseoppbygging innen fagfeltet arkiv. 

Konsulenter ved Dokumentsenteret skal utføre saksbehandleroppgaver i henhold til forhåndsbestemte instrukser, retningslinjer og prosedyrer samt ulike administrative oppgaver. Konsulenter skal ha en selvstendig funksjon innenfor fagområdet og medvirke til at virksomheten holder god faglig kvalitet.

Ytre arkivarer er administrativt underlagt leder i sin virksomhet, men arkivfaglig underlagt arkivleder og rapporterer til denne i arkivfaglige spørsmål. 

Ett organ: Sandnes kommune er ett arkivorgan: http://admin.sandnes.arkivplan.no/content/view/full/413627 Dette betyr at arkivsjef er faglig ansvarlig overfor alt arkiv i Sandnes kommune.