Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Opprett en ny sak i Public 360, og registrer forespørselen inn i saken.

Dokumentsenteret

2

Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer, hvor det informeres om at forespørselen er mottatt. Forslag til midlertidig svar:

«Bekrefter å ha mottatt din henvendelse om innsyn i personopplysninger. Vi vil nå gå i gang med å sjekke hvilke personopplysninger vi har registeret om deg. Siden Sandnes kommune har mange papirbaserte arkiver som må sjekkes, må det beregnes noe saksbehandlingstid. Vi regner med å kunne gi deg svar innen DATO.»

Dersom det ikke blir oppgitt hvilken befatning vedkommende har hatt med Sandnes kommune, kan det også skrives følgende i det midlertidige svaret:

«Dersom vi får litt mer informasjon om hvilken befatning du eventuelt har hatt med Sandnes kommune, kan vi gå mer rett på sak. Dette gjør at vi raskere kan finne frem til eventuelle personopplysninger vi har registrert om deg.»

Dokumentsenteret

3

Sjekk følgende steder etter personopplysninger:

Økonomi

 Lønn og regnskap bruker Visma. Her er det blant annet informasjon om utsendte fakturaer, betalinger og saldo.

• Kontakt enheten Lønn og regnskap. Be dem søke etter innsynsbegjærer i Visma. 

Organisasjon

Fagstab

• Kontakt Organisasjon fagstab og be dem søke etter innsynsbegjærer i Compilo

HR

• Søk etter innsynsbegjærer i Visma HRM for å se om innsynsbegjærer har vært eller er ansatt i Sandnes kommune. Dersom treff i Visma HRM, kontakt bedriftshelsetjenesten for å se etter personopplysninger i System X (pasientjournalsystem for bedriftshelsetjenesten)

Dokumentsenteret

• Søk etter innsynsbegjærer i Public 360. Husk å sjekke i historisk søk

Teknisk

Vann, avløp og renovasjon (VAR)

• Kontakt VAR for å se om de har personopplysninger om innsynsbegjærer i noen av sine systemer. (Dersom innsynsbegjærer eier bolig/eiendom i Sandnes kommune, er vedkommende abonnement på diverse kommunale tjenester som leveres av VAR).

Park, Idrett og Vei (PIV)

• Kontakt Park, idrett og vei, og be dem sjekke om de har personopplysninger om innsynsbegjærer.
  • Park, Idrett og vei har blant annet et system for søknad om treningstider, og et system for søknad om bruk av tennisbaner, klatreanlegg m.m. Disse systemene kan inneholde personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer m.m. Sjekk også om PIV har personopplysninger andre steder om innsynsbegjærer.

Oppvekst skole

• Kontakt fagstab skole og be dem søke etter innsynsbegjærer i SATS skole. Dersom søket gir treff, sjekk hvilken skole innsynsbegjærer gikk ved. Se etter elevmappe.
• Eventuell elevdokumentasjon skal gjennomgås av fagstab skole før det utleveres, i henhold til rutine for innsyn i elevdokumentasjon.

Oppvekst barn og unge

Barnehage

• Kontakt servicekontoret for å se om innsynsbegjærer har gått i kommunal barnehage. Hvis ja, sjekk hvilken barnehage innsynsbegjærer har gått i. Se etter barnemappe

PPT

• Kontakt PPT for å se om innsynsbegjærer har mappe hos PPT
• Eventuelle dokumenter hos PPT skal gjennomgås av PPT før det utleveres, i henhold til rutine for innsyn i brukermappe hos PPT.

Barnevern

• Kontakt barnevern for å se om innsynsbegjærer har mappe hos barnevern. Barnevern kan også sjekke om innsynsbegjærer har endret navn, samt hvem som er foreldrene. Sjekk eventuelt sosialarkiv fr å se om det er mappe på foreldrene som inneholder personopplysninger om innsynsbegjærer.
• Eventuelle dokumenter hos Barnevern skal gjennomgås av Barnevern før det utleveres, i henhold til rutine for innsyn i barnevernsdokumentasjon.

Helsestasjonstjenester

• Kontakt Helsestasjonstjenester for å se om det er helsekort/journal på innsynsbegjærer. Kontakt eventuelt IKA for å se om det er personopplysninger i fysisk arkiv for ressurshelsetjenesten.
• Eventuelle journaler skal gjennomgås av Helsestasjonstjenester før de utleveres, i henhold til rutine for innsyn i journaler og helsekort hos Helsestasjonstjenester.

Levekår

Boligtjenesten

• Kontakt Boligtjenesten for å se om innsynsbegjærer har søkt om startlån, bostøtte eller kommunal bolig/utleie av kommunal bolig.

Legevakten

• Kontakt legevakten for å se om det er personopplysninger om innsynsbegjærer i legevaktens journalsystem. NB: Personopplysninger i en eventuell journal hos legevakten kan ikke utleveres via Dokumentsenteret, jf. journalforskriften. Dersom det finnes personopplysninger hos legevakten, ber vi innsynsbegjærer ta direkte kontakt med legevakten for å få disse utlevert.

NAV/AKS

• Kontakt NAV for å se om de har personopplysninger om innsynsbegjærer. Dersom NAV har opplysninger, må også AKS kontaktes

Omsorg/Fysio- ergoterapi/Mestringsenheten

• Kontakt fagstab levekår for å se om det er registrert personopplysninger om innsynsbegjærer i Profil. NB: Be om at det sjekkes innsynsbegjærer både som pasient og som ansatt i Profil.

Flyktningenheten

• Har eget fagsystem. Vurder om det er behov for å ta kontakt med Flyktningenheten

Kultur og byutvikling

Byggesak

• Sjekkes i Public 360

Sandnes kulturskole

• Har systemet Speedadmin. Ring administrasjonen og sjekk opp hva som eventuelt kan være her.

Landbruk

• Vurder om det er behov for å ta kontakt med Landbruk

Kommunale foretak

Sandnes kunst og kulturhus

• Har billettsystem og system for utsendelse av nyhetsbrev. Kontakt dem for se om noen av disse systemene inneholder personopplysninger om innsynsbegjærer.

Sandnes parkering

• Har eget fagsystem. Kontakt Sandnes parkering for å se om de har personopplysninger om innsynsbegjærer.

Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA Rogaland)

• For at IKA Rogaland skal kunne lete etter dokumenter/personopplysninger, vil det være en fordel med mer informasjon om for eksempel skole, barnehage, PPT eller annen befatning innsynsbegjærer har hatt med Sandnes kommune. Ta kontakt med dem for å se hvilke muligheter det er for å finne dokumenter/personopplysninger om innsynsbegjærer.

Andre steder?

Dersom det kommer frem dokumenter/personopplysninger som indikerer at det kan være andre enheter som kan ha dokumenter/personopplysninger om innsynsbegjærer, må disse enhetene kontaktes.

Dokumentsenteret

4

Send svarbrev og kopi/skjermbilde av dokumenter/personopplysninger til innsynsbegjærer.

Dokumentsenter

Hva kan det kreves informasjon om?

Hvor befinner informasjonen seg?

Hvilke personopplysninger som behandles om vedkommende

Fagsystem/Public 360/Evt. annet system, se oversikt nedenfor

Formålet med behandlingen

Draftit

Hvilke kategorier av personopplysninger som behandles

Draftit

Hvem personopplysningene eventuelt har blitt eller vil bli utlevert til

Draftit

Dersom det er mulig, hvor lenge det er forventet at personopplysningene vil bli lagret, eventuelt hvilke kriterier som brukes for å fastsette hvor lenge personopplysningene blir lagret

Draftit

Retten til å be om korrigering eller sletting av personopplysningene

Se Sandnes kommune sin nettside

Retten til å be om begrensning av behandlingen av personopplysningen

Se Sandnes kommune sin nettside

Retten til å protestere mot behandlingen

Se Sandnes kommune sin nettside

Retten til å klage til en tilsynsmyndighet

Se Sandnes kommune sin nettside

Dersom personopplysningene ikke er samlet inn fra den registrerte, all tilgjengelig informasjon om hvor personopplysningene stammer fra

Draftit(?)

Forekomsten av automatiserte avgjørelser, herunder profilering

Draftit(?)