| Pkt.
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| 1
|
Mottak av henvendelse
- Alle henvendelser skal være til dokumentsenteret.
- Dersom Helsestasjonstjenester mottar en henvendelse om innsyn i journal, bes innsynsbegjærer om å sende denne til postmottak@sandnes.kommune.no.
- Henvendelsen må inneholde
- Fullt navn på personen da journalen ble opprettet
- Fødselsdato
- Hvilken skole/helsestasjon vedkommende gikk på
- Hvilket årstall (hvis mulig)
- Mobilnummer
- Adresse
- Informasjon om de ønsker å få journalen tilsendt eller om de ønsker å hente den ved personlig fremmøte.
- Ved innsyn i journaler fra Dale mottak må Dokumentsenteret vite årstall for når asylsøker flyttet fra mottaket
- Dersom en henvendelse til dokumentsenteret ikke inneholder nødvendig informasjon, må Dokumentsenteret kontakte innsynsbegjærer å be om manglende informasjon.
|
Dokumentsenter
|
| 2
|
Registre innsynsbegjæringen
- Opprett en ny sak for innsynsbegjæringen. Sølvi Idsøe Thorsen ved Helsestasjonstjenester settes som ansvarlig for saken.
- Registrer forespørselen inn i saken. Sølvi Idsøe Thorsen ved Helsestasjonstjenester settes som ansvarlig for dokumentet
|
Dokumentsenter
|
| 3
|
Innsyn i barns journaler
- For barn under 12 år har foreldre innsynsrett i barnets journal, jfr. pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1 jfr. § 3-4
- For barn mellom 12 og 16 år kan barnet nekte foreldre innsyn i journalen. Er barnet mellom 12 og 16 år må Helsestasjonstjenester derfor foreta en vurdering på om det likevel skal gis innsyn. Dersom det ikke gis innsyn, gis det en tilbakemelding til innsynsbegjærer om dette.
|
Helsestasjonstjenester
|
| 4
|
Finn og skann journaler
- Dokumentsenteret finner aktuelle journaler, og skanner disse inn som et nytt dokument i saken i Public 360. Sølvi Idsøe Thorsen ved Helsestasjonstjenester settes som ansvarlig for dokumentet.
Dersom journalen er hos IKA Rogaland gjøres følgende:
- Send en skriftlig forespørsel til IKA Rogaland der det opplyses om
- Fullt navn på personen da journalen ble opprettet
- Fødselsdato
- Hvilken skole/helsestasjon vedkommende gikk på
- Hvilket årstall (hvis mulig)
- Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer med følgende tekst:
"Deres forespørsel av [dato] er mottatt. Det må påregnes noe saksbehandlingstid. Vi forventer å gi tilbakemelding innen [dato]. "
- Svaret fra IKA Rogaland registreres i saken
|
Dokumentsenter
|
| 5
|
Gjennomgang av journaler
- Sølvi tar utskrift av journal som har blitt skannet til Public 360.
- Helsestasjonssjef Irene Asheim Ivesdal (eller vikar/avdelingsleder) ser igjennom journal og godkjenner for utsendelse. Eventuelle opplysninger sladdes dersom det er grunnlag for dette. Det kan for eksempel være opplysninger om tredjepart (foreldre). I noen tilfeller kan imidlertid denne informasjonen være relevant. Dette begrunnes da i følgebrevet som sendes ut sammen med journalopplysningene.
|
Helsestasjonstjenester
|
| 6a
|
Send svar til innsynsbegjærer
- Det skrives et følgebrev i saken
- Dersom innsynsbegjærer ønsker å få tilsendt dokumentene, skannes godkjente dokumenter, og legges inn som vedlegg til følgebrevet.
|
Helsestasjonstjenester
|
| 6b
|
Henting av journal ved personlig fremmøte
- Det skrives et følgebrev i saken
- Dersom innsynsbegjærer ønsker å hente dokumentene ved personlig fremmøte, må gyldig ID fremvises ved henting.
- Følgebrevet skrives ut og leveres sammen med journalopplysningene. Utlevering skjer hos Helsestasjonstjenester.
|
Helsestasjonstjenester
|
