Det har vært flere omorganiseringer i kommunen siden vi startet med elektronisk journalføring av dokumenter høsten 1985. Avdelinger er blitt slått sammen til større enheter og er blitt splittet opp igjen. I 1998 skjedde en stor endring ("organisasjon 2000") ved at etatene (skole-, teknisk, helse- og sosial- og kulturetaten samt sentraladministrasjonen) gikk over til 12 avdelinger under 4 kommunaldirektører. I 2000 ble KF-ene (Sandnes Havn, Kulturhuset, Kinoen og Tomteselskapet) skilt ut. I 2004 ble organisasjonen delt opp i 82 resultatenheter.

• Skanning av inngående dokumenter startet i 2003.
• Ifm. omorganiseringen 1.1.2004 ble arkivtjenesten i Sandnes kommune sentralisert til Sentralt arkiv. Senere skiftet dette navn til Dokumentsenteret.
• Kun saksarkivene ble sentralisert. Fagarkiver ble fremdeles opprettholdt ute i organisasjonen.
• Det fysiske personalarkivet ble oppbevart hos Personal/Lønn, men journalføring ble foretatt i Doculive. I 2010 ble arkivet overført til Dokumentsenteret.
• I 2013 gikk kommunen over fra Doculive til Public 360. I samme slengen ble langt de fleste arkivdelene fullelektroniske.
• I 2014 kom skolene på Public 360. I 2016 kom også barnehagene og omsorgsdistriktene på. Dermed var samtlige virksomheter i kommunen brukere av systemet (selv om det fremdeles var og er mange fagsystemer/-arkiver i bruk).
• I 2022 startet Dokumentsenteret sånn smått skanning til Flyt PPT.

Arkivnøkler

• Før 1995 arkiverte vi etter NKS-nøkkelen. 1.1.1995 tok vi i bruk K-kodene.

Periodisering

• Saksarkivet skal fortrinnsvis periodiseres hvert 4. år og følge valgperioden til kommunevalget, dvs. settes i arkivbokser i Rådhusets kjeller. Dette har ikke alltid blitt gjort. Uheldige overlappinger ved periodedelinger. Arkivperioden varierer derfor fra avdeling til avdeling. Også ved større omorganiseringer skal arkivserier avsluttes og settes til bortsettingsarkiv. De større periodiseringene av saksarkivene har blitt foretatt i:
  • 1995 - innføring av k-koder
  • 2000 - ifm. "organisasjon 2000"
  • 2004 - ny omorganisering i kommunen
  • 2013 - overgang til fullelektronisk arkiv
  • 2020 - kommunesammenslåing med skarpt skille i sak/arkiv. Nytt arkiv og nye arkivdeler opprettet. Unntaket er Sandnes tomteselskap, som hadde et mykt skille.
• Fagarkiver følger egne perioder. Mapper settes gjerne bort en tid etter utflytning, ved stopp i tjenestemottak eller ved dødsfall.
• Personalarkiv og bygningsarkiv periodiseres heller ikke etter reglene for saksarkivet.