|
Versjon: 2 Godkjent dato: 23.03.2018 Godkjent av: Arkivsjef Henny Lillelid Bjerga Frister og klageadgang ved innsynsbegjæringer
Hvem kan få innsyn i elevdokumentasjon?
Krav til innsynsbegjæringen
- Den som ber om innsyn må legitimere seg
- Innsynsbegjæringen skal være skriftlig. Ansatte ved Dokumentsenteret kan hjelpe dyslektikere med å skrive innsynsbegjæringen
Hva gis det innsyn i?
- Begjæring om innsyn i elevdokumentasjon kan omfatte følgende typer arkivmateriale:
- Elevmappe(r)
- Dagbøker (Disse går ofte langt tilbake i tid og IKA har mange av dem).
- Karakterprotokoller (Disse går ofte langt tilbake i tid og IKA har mange av dem).
- Helsekort
- PPT-utredning
Plassering av elevmappene
- Tidligere ble det kun opprettet elevmapper dersom det var spesielle forhold ved en elev. Det vil si at det ikke nødvendigvis finnes elevmappe på en bestemt person
- Finner man ikke eldre elevmapper, og det antas det skal være - sjekk protokoller. Her finnes liste over alle elever som mottar spesialundervisning fordelt på år og skole.
Fysiske elevmapper
- Aktive elevmapper er plassert på den enkelte skole
- Elevmappen følger eleven fra barneskolen til ungdomsskolen, før den overføres til bortsettingsarkiv hos Dokumentsenteret og senere til arkivdepot. Dette gjelder også om eleven slutter før ungdomsskolealder. Tidligere ble dette praktisert ulikt, og det må derfor letes både i arkivet til barneskolen og ungdomsskolen.
- Det kan også finnes elevmapper som har blitt opprettet sentralt. Da i
- Den tidligere skoleetaten
- Avdeling for opplæring, eller
- Fagstab.
- I 1992 ble skolekontoret oppløst, og elevmappene fulgte Fagstab skole. For elevmapper ved skolekontoret, kan gul perm sjekkes.
- Elevmapper eldre enn ca. 1977 har blitt avlevert til IKA Rogaland
- Eldre elever - vurdert til å ikke motta spesialundervisning se boks (2 bokser)
Elektroniske elevmapper
- 10.03.2014 ble det påbegynt et arbeid med å gjøre elevmappene fullelektroniske i Public 360. F.o.m denne datoen av skal det derfor være én elevmappe pr elev i Public 360. Imidlertid kan det også forekommer dokumenter i den fysiske mappen i perioden etter denne datoen.
Behandling av innsynsbegjæring i elevdokumentasjon
| Pkt.
|
Beskrivelse
|
Ansvarlig
|
| 1
|
Registre innsynsbegjæringen
- Opprett en ny sak for innsynsbegjæringen med tittelen "Forespørsel om innsyn i elevdokumentasjon - [Navn på den saken gjelder]". Sett Dokumentsenteret som ansvarlig for saken
- Registrer forespørselen inn i saken. Bruk samme tittel på dokumentet som på saken. Sett Dokumentsenteret som ansvarlig for dokumentet.
|
Dokumentsenter
|
| 2
|
Finn aktuell elevmappe
- Dokumentsenteret finner frem aktuell elevmappe.
- Dersom elevmappen er hos IKA Rogaland eller skolen, sendes en skriftlig forespørsel til IKA Rogaland eller skolen der det opplyses om
- Navn
- Fødselsdato
- Skole vedkommende gikk på (gjelder kun dersom elevmappen befinner seg hos IKA Rogaland.
- Ca. periode for skolegang
- Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer med følgende tekst:
«Deres forespørsel av [dato] er mottatt. Det må påregnes noe saksbehandlingstid. Vi forventer å gi tilbakemelding innen [dato].»
|
Dokumentsenter
|
| 3
|
Vurder om andre enheter må gjennomgå dokumentasjonen
- Dokumentsenteret kan gi innsyn i elevdokumentasjon av generell karakter (for eksempel karakterprotokoll ogklasseliste) uten at andre enheter foretar en vurdering før innsyn gis.
Oppvekst skole:
- I alle andre tilfeller skal Oppvekst skole gjennomgå innholdet i elevmappen før det gis innsyn. Dette for å skjerme evt. kompromitterende og eller svært sensitive opplysninger om tredjepart.
PPT:
- Dersom det foreligger dokumentasjon fra PPT i elevmappen skal innsyn vurderes i samråd med PPT.
|
Dokumentsenter
|
| 4a
|
Elevdokumentasjon av generell karakter
- Dersom andre enheter ikke trenger å gjennomgå dokumentasjonen, sendes etterspurt dokumentasjon til innsynsbegjærer
|
Dokumentsenter
|
| 4b
|
Gjennomgang av mapper hos Oppvekst skole
- Oppvekst skole gjennomgår dokumentasjonen mottatt fra Dokumentsenteret, tar kopi av dokumentene og sladder opplysninger i kopien som det ikke kan gis innsyn i.
- Mappene og de sladdede kopiene sendes tilbake til Dokumentsenteret.
|
Oppvekst skole
|
| 4c
|
Gjennomgang av dokumenter hos PPT
- PPT gjennomgår dokumentasjonen mottatt fra Dokumentsenteret, tar kopi av dokumentene og sladder opplysninger i kopien som det ikke kan gis innsyn i.
- Mappene og de sladdede kopiene sendes tilbake til Dokumentsenteret.
- Gjennomgang av PPT kan også gjøres over telefon.
|
PPT
|
| 5
|
Send svar til innsynsbegjærer
- Svar sendes til innsynsbegjærer med dokumentasjonen det kan gis innsyn i. I oversendelsesbrevet forklares det hvorfor det eventuelt ikke har blitt gitt innsyn i noen dokumenter. Husk å informer om klageadgangen. Se her for mer informasjon om retten til å klage.
- Svaret registreres i saken.
|
Dokumentsenter
|
|
