Opp ett nivå

Rutine for innsyn i barnevernsdokumentasjon

Versjon: 2

Godkjent dato: 23.03.2018

Godkjent av: Arkivsjef Henny Lillelid Bjerga

Formål med rutinen

Rutinen gir oversikt over hvordan Barnevern, Dokumentsenteret og Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA) skal håndtere innsynsbegæringer fra publikum i barnevernssaker.

Frister og klageadgang ved innsynsbegjæringer

Trykk her for informasjon om frister og retten til å klage ved innsynsbegjæringer

Hvem kan få innsyn i barnevernsdokumentasjon?

Trykk her for informasjon om hvem som kan få innsyn i barnevernsdokumentasjon

Krav til innsynsbegjærer

Den som ber om innsyn må legitimere seg
Innsynsbegjæringen skal være skriftlig. Ansatte ved Dokumentsenteret kan hjelpe dyslektikere med å skrive innsynsbegjæringen

Plassering av barnevernarkivene

Barnevernskontoret - Haakon VIIs gt. 8

Aktivt/daglig arkiv 3. etg. inneholder: Aktive mapper + : Inaktive mapper uten bevegelse mindre enn 2 år.

Bortsettingsarkiv (mellomarkiv) i kjeller - Haakon VIIs gt. 8

Inaktive mapper uten bevegelse på 2 år eller mer.
Inaktive mapper på barn fram til fylte 23 år.

Bortsettingsarkiv i kjeller - Haakon VIIs gt. 8

Avsluttede mapper på barn født 1970 – 1979.
Avsluttede mapper på barn født 1980 - 1985.

Sosiale tjenester/NAV - Bortsetingsarkiv i - Rådhuset

Saker som er opprettet før 1993 (og som ikke er avlevert til avlevert til arkivdepot hos IKA).

HS-bygg i kjeller

Kommunalt arkivdepot hos IKA

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS ivaretar arkivdepot funksjonen for Sandnes kommune med hjemmel i § 5-1 i "Forskrift om offentlege arkiv" siste ledd.

Katalogisert arkivmateriale fra før kommunesammenslåingen i 1965:
- Høle kommune - Vergerådet/Barnevernsnemnda
- Høyland kommune - Vergerådet/Barnevernsnemnda
- Sandnes kommune - Vergerådet/Barneversnemnda
- Hetland kommune - Vergeråd/barnevern: Før 1965 hørte store områder på østsiden av Gandsfjorden til Hetland kommune. Dette gjelder områdene nordover fra Dale og Hogstad mot Li, Hommersåk og ennå lenger nordover. Disse områdene ble fra 1. januar 1965 lagt til dagens Sandnes kommune. Kjerneområdene i tidligere Hetland kommune omsluttet Stavanger bykommune. Disse områdene ble fra 1965 en del av dagens Stavanger kommune. Arkivet etter tidligere Hetland kommune inkl. vergeråd/barnevern oppevares i dag av Stavanger Byarkiv og evt. forespørsel om innsyn må rettes dit.

Arkivmateriale som i påvente av katalogisering betjenes med avleveringslister:
- Møtebøker fra 1954 – 1992
- AB – administrasjon barnevern, vedtaksprotokoller (beskriver kommunale vedtak om barnet)
- AS – administrasjon sosial, vedtaksprotokoller (beskriver kommunale vedtak om foreldre og barn)

Annet viktig materiale:
- Rogaland fylkeskommune - Fylkesbarnevernet 1980 - 2003: I 2003 ble det fylkeskommunale nivået for barnevern nedlagt og et statlig nivå ble opprettet (Bufdir) I den forbindelse overleverte Rogaland fylkesbarnevern alle ikke aktive mapper til IKA. Aktive mapper ble overført til Barne-, og ungdoms- og familieetaten (Bufetat, Region vest) Samtlige private barnevernsinstitusjoner som hadde driftsavtale med fylkesbarnevernet leverte også inn avsluttede mapper til fylkesbarnevernet og det ble foretatt en samlet avlevering.
- Dette arkivet fanger altså også opp i seg private barneverninstitusjoner.
- Det er verd å merke seg at selv om det fylkeskommunale barnevernet ble opprettet i 1980, så går dette arkivet lenger tilbake i tid. Dette er spesielt viktig å merke seg når det gjelder klientdokumentasjon.
- Dette arkivet betjenes på bakgrunn av avleveringslister.

Merk: Det er omsorgskommunen som har arkivansvar for barnets mappe, selv om barnet er bosatt i Sandnes kommune

Skriftlige henvendelser til Dokumentsenteret om innsyn i barnevernsdokumentasjon

Pkt.	Beskrivelse	Ansvarlig
1	Registrer innsynsbegjæringen Opprett en ny sak for innsynsbegjæringen i Public 360, og registrer forespørselen i saken. Barnevern settes som ansvarlig for både saken og dokumentet. NB: Ved henvendelse mottatt på e-post er det viktig å sørge for at e-posten slettes fra både innboksen og slettede elementer for å hinder at sensitive opplysninger i henvendelsen ikke kommer på avveie eller blir liggende på e-postserveren.	Dokumentsenteret
3	Midlertidig svar til innsynsbegjærer Barnevern gir et midlertidig svar til innsynsbegjærer hvor det informeres om Eventuelle manglende opplysninger for å kunne imøtekomme innsynsforespørselen, og manglende dokumentasjon (for eksempel fullmakt, samtykke m.m.).Forventet saksbehandlingstid og informasjon om at fristen for saksbehandlingstiden ikke begynner å løpe før all nødvendig opplysninger/dokumentasjon har blitt innlevert fra innsynsbegjærer	Barnevern
4	Behandling av innsynsbegjæringen Barnevern sender forespørsel til Dokumentsenteret om innsamling av dokumenter i Public 360 med alle nødvendige opplysninger, herunder opplysninger om foreldre til vedkommende og navneendringer. Dokumentsenteret settes som ansvarlig for dokumentet	Barnevern
5	Viderefordele Arkivsjefen viderefordeler dokumentet fra Barnevern til aktuell saksbehandler	Arkivsjef
6	Innsamling av forespurt dokumentasjon Aktuell saksbehandler lokaliserer og koordinerer innsamling av forespurt dokumentasjon. Barnevernsmapper og sosialmapper som befinner seg på i fjernarkivet på Rådhuset sendes Barnevern i låst bag for gjennomgang	Dokumentsenter
5	Gjennomgang av mapper Barnevern gjennomgår mappene mottatt fra Dokumentsenteret, tar kopi av dokumentene og sladder opplysninger i kopien som det ikke kan gis innsyn i. Mappene sendes tilbake til Dokumentsenteret i en låst bag.	Barnevern
6	Send svar til innsynsbegjærer Barnevern skriver et oversendelsesbrev i Public 360. Dokumentene det kan gis innsyn i, skannes og legges som vedlegg til oversendelsesbrevet. Svaret sendes til innsynsbegjærer via SvarUt. NB: Det skal også gis skriftlig tilbakemelding om man ikke finner dokumentasjon på vedkomne. Dersom mappene befinner seg på en annen institusjon må innsynsbegjærer informeres om hvor han eller hun skal henvende seg. NB: Husk at sensitive opplysninger aldri skal sendes pr. e-post, men besvares med SvarUt.	Barnevern

Innsynsbegjæringer via telefon

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

Håndtering av innsynsbegjæringen

Opplysninger fra barnevernsmappe skal aldri overleveres til innsynsbegjærer pr. telefon. Be innsynsbegjærer om å sende en skriftlig henvendelse.

Dokumentsenteret

Innsyn ved personlig fremmøte hos Barnevern

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

Legitimering av innsynsbegjærer

Be innsynsbegjærer om å legitimere seg.

Barnevern

Utfylling av erklæring om innsyn

Innsynsbegjærer underskriver preutfylt erklæring om innsyn, se Forespørsel om partsinnsyn.pdf. Kopi av legitimasjon vedlegges.

Erklæringen med vedlegg oppbevares i egen perm hos Barnevern

Barnevern

Innsyn ved personlig fremmøte

Pkt.	Beskrivelse	Ansvarlig
1	Legitimering av innsynsbegjærer Be innsynsbegjærer om å legitimere seg. Innsynsbegjærer underskriver preutfylt erklæring om innsyn, se Forespørsel om partsinnsyn.pdf. Kopi av legitimasjon vedlegges. Sjekk om innsynsbegjærer ønsker å få eventuell dokumentasjon tilsendt elektronisk/i posten eller ved personlig fremmøte. NB: Dokumentsenteret skal aldri gi direkte innsyn i barnevernsdokumentasjon.	Den som tar i mot innsynsbegjærer
2	Registrer innsynsbegjæringen Opprett en ny sak for innsynsbegjæringen i Public 360, og registrer erklæringen og kopien av legitimasjonen i saken. Barnevern settes som ansvarlig for både saken og dokumentet.	Den som tar i mot innsynsbegjærer
3	Forespørsel fra Barnevern til Dokumentsenter Barnevern sjekker folkeregistret og sender en forespørsel i saken i Public 360 til Dokumentsenter med opplysninger om Foreldres navn og fødselsnummer Eventuelle navneendringer	Barnevern
4	Finne og oversende aktuelle mapper Dokumentsenter finner aktuell(e) mappe(er) i barnevern- og sosialarkivene Mappe oversendes til Barnevern i lukket bag med lås	Dokumentsenter
5	Gjennomgang av mapper Barnevern gjennomgår mappene mottatt fra Dokumentsenteret, tar kopi av dokumentene og sladder opplysninger i kopien som det ikke kan gis innsyn i. Barnevern skanner aktuelle dokumenter inn i saken. Ved større dokumenter kan dokumentet sendes i lukket bag til Dokumentsenteret for skanning til Public 360. Barnevern returnerer mappen til Dokumentsenteret etter endt utlån, fortrinnsvis ved personlig overlevering. Mappen kan eventuelt sendes i lukket bag med kodelås som Barnevern og Dokumentsenter disponerer med innholdet forseglet i lukket konvolutt	Barnevern
8	Send svar til innsynsbegjærer Barnevern skrives et oversendelsesbrev i Public 360 som sendes sammen med aktuell dokumentasjon til innsynsbegjærer. Svar til innsynsbegjærer ekspederes med SvarUt. Sjekk at adressen er korrekt før utsending.Dersom det har blitt avtalt med innsynsbegjærer at dokumentene skal leveres ved personlig fremmøte, gjøres dette NB: Det skal også gis skriftlig tilbakemelding om man ikke finner dokumentasjon på vedkomne. Dersom mapper befinner seg på en annen institusjon må innsynsbegjærer informeres om hvor han eller hun skal henvende seg.	Barnevern

Innsyn i eldre og avsluttet arkiv som befinner seg hos IKA

Pkt.	Beskrivelse	Ansvarlig
1	Kontakt IKA Rogaland Opprett en ny sak i Public 360 og send en skriftlig henvendelse til IKA Rogaland Kontaktinformasjon til IKA Rogaland finner du her	Dokumentsenter
2	Send dokumentene på gjennomgang til Barnevern Svaret fra IKA Rogaland registreres i saken Send forespørsel om å gjennomgå dokumenter før utsending til Barnevern	IKA Rogaland
3	Send svar til innsynsbegjærer Etterspurte dokumenter sendes til innsynsbegjærer	Dokumentsenter/ IKA Rogaland