Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Foreta kvalitetssjekk

• Foreta en grundig kvalitetssjekk (offentlighetsvurdering) av innholdet i det bestilte dokumentet, selv om dokumentet står som ugradert.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

2

Send dokument til innsynsbegjærer

• Dersom det ikke er noe i dokumentet som tilsier at det skulle vært unntatt offentligheten, sendes dokumentet til innsynsbegjærer på e-post. Bruk følgende standardtekst (NB: husk egen signatur på e-post ut fra Dokumentsenteret):

"

Du har bedt om innsyn via offentlig journal. De forespurte dokumentene er tilgjengelig i denne e-posten. 

"

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer

• Send et midlertidig svar til innsynsbegjærer. Bruk følgende standardtekst:

"

Din forespørsel er mottatt og videresendt til saksbehandler for vurdering av meroffentlighet. Du kan forvente svar innen fem virkedager.

"

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

2

Videresend innsynsbegjæringen til ansvarlig saksbehandler

• Videresend forespørselen fra innsynsbegjærer pr e-post til ansvarlig saksbehandler, og be saksbehandler om å foreta ny offentlighetsvurdering ut fra prinsippet om meroffentlighet. Bruk følgende standardtekst:

"

Dokumentsenteret har mottatt forespørsel om innsyn i dokument [SKRIV INN DOKUMENTNUMMER] som er vurdert unntatt offentlighet. Behandling av innsyn skal prioriteres og besvares innen fem dager. Som ansvarlig saksbehandler bes du om å foreta en ny offentlighetsvurdering. Dersom dokumentet fremdeles skal være unntatt fra offentligheten, må det vurderes merinnsyn for hele eller deler av dokumentet. Ta kontakt med dokumentsenteret om du trenger hjelp med sladding av dokumentet.

Innsynet er fra [NAVN] som nås på [E-post]. Vennligst gi tilbakemelding direkte til bestiller om din beslutning. Innsynsbegjærer må få tilbakemelding på hvorvidt det er foretatt en merinnsynsvurdering og om det er aktuelt å få tilbud om innsyn i sladdet versjon. Benytt standardtekstene når du besvarer innsynsforespørsler.  Ved behov for bistand kan Kommuneadvokaten eller Dokumentsenteret kontaktes. Svaret til innsynsbegjærer registreres i den aktuelle saken i Public 360 og brukes til å avskrive anmodningen om innsyn.

Se for øvrig hjelpesider for innsyn i offentlig journal for beskrivelse av rutiner, standardtekster og veiledere.

"

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

3

Register videresendt e-post i Public 360

• E-posten som videresendes til saksbehandler registreres i aktuell sak i Public 360 som inngående e-post med innsynsbegjærer som avsender. E-posten settes ufordelt på avdelingen til ansvarlig saksbehandler.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

4

Vurdere meroffentlighet på dokumentene

• Saksbehandler tar stilling til om det likevel skal gis innsyn ved å vurdere meroffentlighet. Se hjelpesider for innsyn i offentlig journal, eller kontakt Dokumentsenter eller Kommuneadvokaten for råd og veiledning.
• Saksbehandler har ansvar for den videre kontakten med innsynsbegjærer

Ansvarlig
saksbehandler

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Videresend innsynsbegjæringen

• Innsynsbegjæringer fra andre postlister enn offentlig journal videresendes til aktuell enhet for videre behandling.

Dokumentsenter
(se egen vaktliste

2

Behandling av innsyn fra andre postlister

• Forespørsel om innsyn fra andre postjournaler behandles av enheten selv i henhold til rutinebeskrivelse for Innsynsbegjæringer direkte til enheten nedenfor. Dokumentsenteret kan bistå ved behov.

Leder

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Registre innsynsbegjæringen

• Innsynsbegjæringen arkiveres i saken hvor dokumentet det bes om innsyn i hører til.

Leder

2

Send foreløpig svar til innsynsbegjærer

• Send et foreløpig svar til innsynsbegjærer. Bruk følgende standardtekst:

"

Din forespørsel er mottatt og videresendt til saksbehandler for vurdering av meroffentlighet. Du kan forvente svar innen 5 virkedager

"

Leder

3

Kontakt ansvarlig saksbehandler

• Ta kontakt med personen som skal behandle innsynsbegjæringen, og informer om at det foreligger en innsynsbegjæring som må behandles.

Leder

4

Vurdering av innsynsbegjæringen

• Ansvarlig saksbehandler vurderer om det kan gis innsyn i hele eller deler av dokumentet. Se veileder for offentlighetsvurdering, eller kontakt Dokumentsenter eller Kommuneadvokaten for råd og veiledning.

Ansvarlig saksbehandler

5

Send svar til innsynsbegjærer

• Svar sendes til innsynsbegjærer med dokumentasjonen det kan gis innsyn i. I oversendelsesbrevet forklares det hvorfor det eventuelt ikke har blitt gitt innsyn i noen dokumenter. Husk å informer om klageadgangen. Se her for mer informasjon om retten til å klage.
• Svaret registreres i saken.

Ansvarlig saksbehandler

Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Registrer klagen

• Klage på avslag på innsynskrav registreres i samme sak som opprinnelig innsynsbegjæring og svar på innsynsbegjæringen ligger. Se forøvrig hjelpesider for innsyn i offentlig journal

Dokumentsenter
(se egen vaktliste)

2a

Klage på innsynssaker fra offentlig journal på Internett

• Videresend klagen til ansvarlig saksbehandler med beskjed om å foreta en ny offentlighetsvurdering og med link til dokumentet i Public 360. Innsynsbegjærer/klager settes som kopimottaker. Bruk følgende standardtekst:

"

Vedlagt følger klage på avslag på innsynskrav. Vennligst vurder om det skal gis merinnsyn og send tilbakemelding direkte til innsynsbegjærer

"

Dokumentsenter
(se egen vaktliste)

2b

Klage på innsynssaker fra andre offentlige journaler

• Send e-post til innsynsbegjærer med beskjed om at saken er mottatt og at det vil bli foretatt en ny vurdering av meroffentlighet
• Videresend klagen til aktuell enhetsleder med beskjed om å foreta en ny offentlighetsvurdering.

Dokumentsenter
(se egen vaktliste)

3

Behandling av klagen

• Ansvarlig saksbehandler foretar en ny offentlighetsvurdering av aktuelle dokumenter. Husk å vurdere om det kan gis innsyn dersom deler av dokumentet, eller enkelte opplysninger i dokumentet sladdes.
• Dersom det vises seg at det likevel kan gis innsyn i de etterspurte dokumentene, må eventuelle opplysninger sladdes. Skriv da ut de aktuelle dokumentene og sladd opplysningen. Skann inn de sladdede dokumentene og legg som vedlegg til svaret som sendes til innsynsbegjærer.

Saksbehandler

4a

Ved opprettholdelse av avslag på innsyn

• Dersom avslaget opprettholdes av kommunen, er det kommunen selv som skal videresende saken til Statsforvalteren.
• Informer nærmeste leder

Saksbehandler

4b

Saksbehandler