Pkt.

Beskrivelse

Ansvarlig

1

Generelt

Kommunens fysiske postmottak er sentralisert. 

Innbyggere kan også levere post i postkassen utenfor hovedinngangen. Postkassen sjekkes daglig.

For å begrense tilgangen til posthyllene, er det gitt tilganger til leder og to ansatte i
hver virksomhet som er på rådhuset, ytre virksomheter får posten levert av
Sandnes Proservice AS.

2

Mottak av mistenkelige pakker/brev

Varsles nærmeste leder (arkivsjef/stedfortreder) for videre håndtering. Ved stor mistanke kontaktes politiet umiddelbart på tlf. 112 for videre veiledning og håndtering.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

3

Mottak av brev med trusler

Ved mottak av brev med trusler mot ansatte eller tjenester vurderes hvert enkelt tilfelle. Virksomhetsleder informeres umiddelbart for videre håndtering. Det vurderes å kontakte beredskapssjef eller politi.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

4

Grovsortering

Post som ikke er journalføringspliktig, f.eks. aviser, blader osv legges i virksomhetens posthylle 

Uadressert reklame kastes 

Post adressert med personnavn før virksomhetens åpnes ikke. Denne posten videresendes til mottaker med mindre det er gitt fullmakt til at Dokumentsenteret kan åpne. Mottaker returnerer post til Dokumentsentere for registrering hvis dokumentet er journalføringspliktig 

Post adressert til følgende virksomheter legges uåpnet i enhetens posthylle:

• AKS
• Avlastning
• Barnehageopptak
• Barne- og familieenheten 
• Boligtjenesten
• Brannstasjon
• Fagforeninger
• Fakturamottak
• Flyktningeenheten
• Frisklivsentralen
• Frivilligsentralen
• Fysio/ergo barn
• Enhet for funksjonshemmede (EFF)
• Helsestasjonstjenester
• HMS
• Kirkevegen - Sendes per post
• Kommunalt hjelpemiddellager
• Kommuneadvokat
• Kommunelegen
• Kontrollutvalget
• Kvål Aktivitetssenter
• Landbruk
• Legevakten
• Mestringsenheten
• Natteravnene
• NAV
• Politiske kontor
• Politisk sekretariat
• Varaordfører
• PPT
• Riskatun rehabiliteringssenter
• Samordningsenheten
• Sandnes Eiendom
• Sandnes Helsesenter
• Sandnes kommunale Pensjonskasse – leveres i postkasse i nabobygget, Havnespeilet, Rådhusgata 3
• Sandnes Kulturhus KinoKino
• Sandnes Læringssenter
• Sandnes Tomteselskap KF
• Sandnesveien 299
• Sykehjem Vest og Øst
• Varatun Psykiatriske
• Vågsgjerd Aktivitetssenter

Presisering av generelle postrutiner for behandling av enkelte dokumenter, se i punkt 9 nedenfor.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

5

Finsortering

All resterende post som er adressert til følgende virksomheter åpnes og gjennomgås

• Anskaffelser
• Barnehager
• Budsjett og analyse
• Bydrift
• Byggdrift
• Byggesak
• Byutvikling og teknisk
• FBU
• Geodata
• Helse og velferd
• HR
• Innovasjon og digitalisering
• IT
• Kompetansesenteret
• Kultur
• Kultur og næring
• Lønn
• Oppvekst barn og unge
• Oppvekst skole
• Ordfører
• Organisasjon
• PIV – Park, idrett og vei
• Plan
• Regnskap
• Rådmann
• Rådmannens stab
• Samfunnsplan
• Sandnes bibliotek
• Sandnes Havn KF
• Sandnes kemnerkontor
• Sandnes Kulturskole
• Sandnes Matservice
• Sandnes Parkering KF
• Servicekontoret
• Skolene
• Styrket barnehagetilbud
• Utbyggingsavtaler og prosjektstyring
• VAR – Vann, avløp og renovasjon

Post som ikke er journalføringspliktig legges i virksomhetens posthylle

Post som er arkivpliktig, skilles ut og klargjøres for journalføring (stemples med mottatt dato og legges i plastomslag), bringes til Dokumentsenteret, sorteres og legges i gruppene sine hyller.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

6

Intern post

Hver virksomhet på rådhuset leverer selv ekstern og intern post i postluka ved postrommet.

Dokumentsenteret åpner og gjennomgår intern post til

• Bydrift
• Byggdrift
• Byggesak
• Byutvikling og teknisk
• FBU - Senter for flerspråklige barn og unge
• Geodata
• PIV – Park, idrett og vei
• Plan
• Samfunnsplan
• Sandnes bibliotek
• Sandnes kemnerkontor
• Sandnes matservice
• Servicekontoret (ikke Boligtjenesten og Barnehageopptak)
• Skolene
• Styrket barnehagetilbud
• Utbyggingsavtaler og prosjektstyring
• VAR – Vann, avløp og renovasjon

Internpost som er arkivpliktig sorteres og legges til den enkelte gruppene sine hyller i skannerommet. Dokumentsenteret er delt inn i 3 grupper. Gruppene åpner, stempler og legger selv dokumentene i plastomslag i sine respektive hyller.  

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

7

Personlig levert post

Saksbehandler som mottar arkivpliktig post personlig, har ansvar for at denne blir registrert i Public 360 eller i annet fagsystem

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

8

Henting av post fra postrommet  

Hver virksomhet på rådhuset er selv ansvarlig for å hente egen etter kl. 11.00.

Post til ytre enheter blir levert av Sandnes Proservice AS.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)

9

Håndtering av enkelte dokumenter/pakker

• Postkasse utenfor hovedinngangen sjekkes daglig.
• Søknader om konsesjonsfrihet fra eksterne avsendere legges i hylla til Servicekontoret.
• Søknader om konsesjonsfrihet som er «registrert» av - Servicekontoret tas med opp til Dokumentsenteret og legges i hylla til gruppe 1.
• Anbud åpnes ikke, men konvolutten stemples med dato, påføres klokkeslett for mottakelse, signeres og legges i hylla til aktuell mottaker.
• Rekommandert nabovarsel, åpnes, stemples, legges sammen med konvolutten i plastomslag og tas med opp til gruppe 1.  Disse skal ikke registreres i excelarket i Teams.
• Rekommandert brev registreres i excelarket i Teams – Dokumentsenteret, Posten.
• Rekommandert brev åpnes ikke dersom det står personlig navn først. Skriv «Brev» i feltet "innhold" i excelarket, og legg i hylla til rett virksomhet.
• Brev om eu-kontroll, vognkort o.l. – For å finne riktig mottaker, søk opp bilnummer i Bilregister som du finner på Teams > Posten > Filer. Dersom bilnummeret ikke finnes, send brevet til VA Drift v/Audun Svendsen.
• Liten pakke legges i hylle til rett virksomhet.
• Større pakker (under 16 kg) merkes med virksomhetens navn, hentedag (se Sandnes Proservice’s kjøreliste), og settes på gulvet ved de røde boksene. 
• Store/tunge pakker (over 16 kg) – Send e-post til aktuell mottaker med signatur som du finner på Teams, Posten, filer. På selve pakken påfør «sendt e-post + dato» og sett den på bordet på merket sted.
• Søknader til Søskenparet Gausels legat videresendes til Solveig Marlen Borgersen, Sørbøtunet 29, 4321 Sandnes. Enkelte dokumenter leveres til regnskap for behandling.

Dokumentsenteret

(Se egen vaktliste)