(tilbake til toppen)B POST UT9. Dokument Type U - utgående brev
Utgående brev opprettes i DLWeb med utgangspunkt i malen.
Hvis et innkommende dokument i mappen "Ubesvarte" skal besvares, markeres det, det velges "Besvar" og "Besvar med nytt dokument".Skrives et brev på eget initiativ, velges "Ny sak/dokument" og man søker opp riktig sak.Det er saksbehandlers ansvar å unnta dokumenter fra offentlighet med riktig paragraf, jfr. Retningslinjer for offentlighetsvurdering og avskjerming på Offentlig Journal
Saksbehandler 10. Elektronisk lagring
Når dokumentet er ferdigskrevet i Word, printes det ut og lagres med "Lagre i Doculive WWW"knappen. Et nyopprettet dokument fremkommer i mappen "Under arbeid" og har status R. Dokumentet er foreløpig kun tilgjengelig for saksbehandler selv og hans leder.
Dersom det er behov for å redigere dokumentet, markeres dokumentet i "Under arbeid", man velger "Rediger" og klikker på det røde filnavnet.
Dokumentet kan redigeres så mange ganger man vil, men må alltid lagres med "Lagre i Doculive WWW" knappen.
Saksbehandler 11. Flere saksbehandlere i samme dokument
Et dokument i R status kan sendes til en eller flere andre saksbehandlere hvis man ønsker at andre skal bidra til produksjonen. Dette gjøres ved å markere dokumentet og velge "Send" til "Andre via Doculive" med Link og angi én, evt. flere saksbehandlere.
Saksbehandler 12. Godkjenning hos leder: Dokumentet sendes til leder elektronisk for godkjenning via "Saksgang". Dokumentet flytter seg på arbeidslisten til "Til godkjenning hos andre" og får status G (godkjennes). Saksbehandler 13. Leders oppgave
Dokumentet mottas hos leder i "Mottatte oppgaver".Her kan det redigeres dersom nødvendig, eller returneres saksbehandler med kommentar vha funksjonen "Videresending og retur". Dokumentet kan gå fram og tilbake mellom saksbehandler og leder inntil det er tilfredsstillende utformet.
Leder 14. Ferdigstilling hos saksbehandler
Når dokumentet er tilbake elektronisk hos saksbehandler i "Mottatte oppgaver", foretas evt. de siste redigeringer, dokumentet printes ut og lagres. Til slutt velges "OK-godkjent" og status endres fra G til F (ferdig elektronisk fra saksbehandler). Dokumentet forsvinner fra mappen "Under arbeid".
Saksbehandler 15. Ferdigstilling uten elektronisk godkjenning hos leder
Dersom elektronisk godkjenning ikke brukes, ligger dokumentet fremdeles i R status i "Under arbeid" hos saksbehandler. Dokumentet markeres og det velges "Til arkiv", status endres fra R til F (ferdig elektronisk fra saksbehandler). Dokumentet forsvinner fra mappen "Under arbeid".
Hvis dette utgående dokumentet besvarer et inngående dokument, vil det inngående dokumentet forsvinne fra "Ubesvarte" når det utgående dokumentet sendes elektronisk "Til arkiv".
Saksbehandler 16. Originalen
Dokumentet signeres og det tas en papirkopi.
Papiroriginalen ekspederes via posttjenesten.
Saksbehandler 17. Papirkopien
Papirkopien av det signerte dokumentet sendes Dokumentsenteret.
Saksbehandler 18. Journalføring
Papirkopien mottas i Dokumentsenteret og dokumentet kvalitetssikres og journalføres til status J. Dette innebærer at dokumentet fremkommer på Offentlig Journal.
Papirkopien arkiveres i saksmappen.
Dokumentsenter 19. Dokument type N - notat
Notat underlagt behandlingskontroll (sendes elektronisk til mottager og må besvares eller avskrives).
Fremgangsmåten som i pkt. 9,10 og 14, men når dokumentet trykkes "Til arkiv", endres status fra R til J (journalført), notatet sendes til mottager(e) elektronisk og fremkommer i mottagers "Ubesvarte".
Papiroriginalen sendes til Dokumentsenteret for arkivering i saksmappen.
Saksbehandler 20. Dokument type X
Notat som ikke besvares - en opplysning til saken. Fremgangsmåten som pkt. 19, men når man velger "Til arkiv", endres status fra R til F (ferdig fra saksbehandler). Notatet blir ikke sendt elektronisk til mottagers "Ubesvarte". Papiroriginalen sendes Dokumentsenteret for journalføring og arkivering i saksmappen.
Saksbehandler (tilbake til toppen)C. SAKEN AVSLUTTES21. Når saken er ferdigbehandlet, kontrolleres det at alle innkommende dokumenter er avskrevet, og alle utgående dokumenter er journalført. Det gis beskjed til Dokumentsenteret at saken kan avsluttes. Saksbehandler 22. Saken avsluttes elektronisk og får status A – avsluttet. Dokumentsenter D. LEDERENS ROLLE23. Overordnet ansvar - styringsredskap
Bruken av DLWeb sikrer at leder:
- har oversikt over innkommende og utgående post i sin enhet
- sikrer at innkommende post blir fordelt til riktig saksbehandler
- kvalitetssikrer dokument- og saksbehandling i sin enhet
Leder 24. Postliste
En postliste for enheten kjøres hver dag for å gi oversikt over enhetens postregistreringer - dokument typer I, U,N og X.
Leder 25. Innkommende post
Dokumentsenteret journalfører innkommende post med riktig saksbehandler der denne er kjent. Dersom det er uklart hvem som skal saksbehandle, skal saksbehandlerrubrikken stå blankt, og disse dokumentet blir sendt elektronisk til Lederen i mappen "Til fordeling".
Dokumentsenter 26. Mottak av post
Innregistrert post mottas elektronisk i DLWeb:
- i "Ubesvarte" - post registrert på leder som saksbehandler
- i "Til fordeling" - post registrert med saksbehandler blankt.
Leder 27. Fordeling / omfordeling
- post i "Til fordeling" fordeles ved at saksbehandler angis
- omfordeling av post innen egen enhet skjer ved å endre saksbehandler. Markér dokumentet, velg "Endre".
Leder 28. Godkjenning av dokumenter
Dokumenter til godkjenning mottas elektronisk fra saksbehandlere via saksgang i "Mottatte oppgaver". Disse dokumenter kan redigeres og ferdigstilles her, eller returneres elektronisk til saksbehandler for ferdigstilling.
Leder 29. Restansekontroll
Under funksjonen "Søk og rapporter", er det mulig å kjøre en restanseliste, som viser uavskrevne dokumenter. Listen kjøres regelmessig for å sikre at eventuelle ubesvarte dokumenter blir besvart.
Leder 30. Ajourhold
Dokumentsenteret må informeres om:
- saksbehandlere som slutter
- saksbehandlere som begynner
- saksbehandlere som er i permisjon eller langtidssykemeldt
- organisasjonsendringer.
Leder

(tilbake til toppen)

1. Formål
- sikre at dokumentbehandling i Sandnes kommune skjer ihh til gjeldende lovverk og K-kodene,
("Kommunale koder" - en arkivnøkkel utarbeidet av Kommunenes Sentralforbund).
- sikre at all dokumentasjon i en sak er komplett, er søkbar og kan gjenfinnes
- sikre en enhetlig, smidig og rasjonell dokumentbehandling for Sandnes kommune.

2. Evt. omfang / avgrensninger
Alle saksbehandlere og ledere som er tilknyttet DLWeb er forpliktet til å bruke systemet ved saksbehandling og postfordeling.
Rutinen gjelder dog ikke saksbehandlere som produserer sine dokumenter i sikker sone, som er en egen database adskilt fra åpen sone (sentral domain), der bl.a. helseopplysninger lagres.

3. Generelt
All produksjon av arkivverdige dokumenter skal foretas i Doculive med utgangspunkt i malene. Malene er standard dokumentoppsett som hentes automatisk i Word når et dokument opprettes i DLWeb. Et dokument knyttes alltid til en sak som på forhånd er opprettet av Dokumentsenteret:

• brevmal - for utgående dokumenter med kommunens offisielle brevpapir
• notatmal - for interne notater.

I påvente av godkjenning for et fullelektronisk arkiv, er Sandnes kommune pålagt å ha papirarkiv parallelt med det elektroniske. Papirarkivet og det elektroniske arkivet skal være identiske.

4. Begreper

Arkivverdige dokumenter
Som en generell regel skal alle dokumenter som a) krever formell oppfølging, b) har betydning for saksbehandlingen, eller c) er av en art som har informasjons- og/eller dokumentasjonsverdi, registreres. Begrepet omfatter også interne og eksterne e-poster og notater som sendes internt i kommunen, i den grad disse dokumenter forutsettes å inngå som et formelt saksdokument .

Offentlig Journal
En rapport generert i Doculive av arkivarene i Dokumentsenteret og publisert på Internett. Rapporten viser alle registrerte innkommende dokumenter og alle ferdigstilte utgående dokumenter, men visse opplysninger (f.eks. personopplysninger) kan skjermes der det er nødvendig.

Postliste
En rapport generert i DLWeb av en saksbehandler eller leder som er kun til internt bruk. Alle journalopplysninger er synlige.

Dokumentstatus
Et innkommende dokument får automatisk status J - Journalført når det registreres inn av en arkivar. Dokumentet fremkommer da på Offentlig Journal.

Status til et utgående dokument skifter i løpet av produksjonsprosessen og viser hvem som har tilgang til
dokumentet:
R – reservert saksbehandler, kun tilgjengelig for saksbehandleren som oppretter dokumentet, samt leder
G – sendt til leder for godkjenning
F – ferdigstilt fra saksbehandler - dokumentet er nå tilgjengelig for andre saksbehandlere i DLWeb
J – kvalitetskontrollert og journalført av Dokumentsenteret. Først nå fremkommer det på Offentlig Journal.
U – utgår.

E-poster innregistrert i Doculive av saksbehandler får status:
S – saksbehandles - innkommende e-mail registrert av saksbehandler, eller
E – ekspedert - utgående e-mail registrert av saksbehandler.
Disse blir journalført av Dokumentsenteret og får status J - Journalført - og fremkommer på Offentlig Journal.

Gradering
Begrensning av publikums tilgang til og innsyn i et dokument og/eller journalopplysninger. Det er saksbehandlers ansvar å sørge for at et dokument unntas offentlighet ihh til gjeldende lovverk dersom dette er nødvendig.

Avskjerming med en tilgangsgruppe
En sak eller et dokument kan skjermes innad blant de ansatte i Sandnes kommune ved at kun medlemmer i en predefinert gruppe får tilgang til saken / dokumentet.

Avskriving
Ferdigbehandling av innkommende dokumenter. Alle innkommende dokumenter skal avskrives. Saksbehandler avskriver et dokument ved å
- besvare med et utgående dokument, eller
- avskrive med kode TO (Til orientering), TLF (telefonsamtale) eller TE (Til etterretning)

Sakstatus
B – under behandling
A – avsluttet
U – utgår.

5. Referanser
Brukerveiledning DLWeb - komplett brukermanual for saksbehandlere og ledere.Den finnes på Intranett i 3 versjoner: Web-versjon, Powerpoint presentasjon og utskriftsvennlig versjon.
Retningslinjer for offentlighetsvurdering og avskjerming på Offentlig Journal - forklaringer og eksempler på dokumenter som er unntatt offentlighet.