Generelt

Hvorfor offentlig journal? 

• Det er pålagt å ha en offentlig journal tilgjengelig for publikum og presse
• Sikrer større åpenhet og mulighet for innsyn i kommunens aktiviteter, noe som er en styrke for demokratiet
• Sandnes kommune skal praktisere meroffentlighet

Om offentlig journal

• Det skal daglig publiseres en offentlig journal
• Offentlig journal skal kvalitetssikres av to personer
• Offentlig journal er en oversikt over kommunens korrespondanse som er registrert i Public 360
  • Inneholder dokumenter inn / ut, e-poster inn / ut og intern notat med oppfølging
  • Det er ingen fulltekstpublisering på offentlig journal. Innsyn i dokumentene bestilles fra nettsiden og følges opp manuelt i kommunen.
  • Om et dokument er unntatt offentlighet skal det likevel framkomme på offentlig journal, men taushetsbelagte opplysninger skal skjermes. Det kan likevel bes om innsyn i disse
• Enkelte arkivdeler som kun inneholder sensitiv informasjon blir ikke publisert på offentlig journal, men innsyn kan gis på forespørsel. Dette gjelder: elevmapper og barnemapper

Overordnet formål

• Sikre at taushetsbelagte opplysninger er skjermet.
• Rette åpenbare skrivefeil.

Rutine for

Produsere og kontrollere rapport av offentlig journal   

Ansvarlig

Dokumentsenter, jfr. egen vaktliste

Beskrivelse

Produsere rapport 

• Rapporten for offentlig journal for aktuell dato genereres fra modulen Public Journal og deles på Teams i HTM-format.
• Rapporten gjelder dokumenter journalført for to dager. Helger og fri-/helligdager kontrolleres sammen med påfølgende arbeidsdag.
• Rapporten for den aktuelle datoen legges på Teams med filnavn  "oj_DDMMÅÅÅÅ.htm" snarest og senest klokka 1000.

Gjennomgang av offentlig journal   

Når du går gjennom rapporten, skal du sjekke:

• sakstittel for taushetsbelagte opplysninger
• sakstittel for skrivefeil
• dokumenttittel for taushetsbelagte opplysninger
• dokumenttittel for skrivefeil
• at kontakter ev. er skjermet
• at sakstyper som ikke skal publiseres ikke blir publisert

Feil korrigeres i Public 360 av den som utfører kontrollen. Gi tilbakemelding til den som har journalført om gjentagende eller graverende feil.

Filnavnet endres til "kontrollert_oj_DDMMÅÅÅÅ.htm"

Publisering av offentlig journal

Publisering skjer fra Public Journal

Samme sjekkpunkter og feiloppfølging som ovenfor

Produser ny fil etter kontroll dersom det er foretatt endringer på noen saker/dokumenter i Public 360

Publiseres innen klokka 1200

Sjekk at dokumentene har kommet ut på offentlig journal etter publisering: https://sandnes-kommune.pj.360online.com/

Kommentarer/Hjemmel

Offentlighetslova
Forvaltningsloven
Personopplysningsloven kap. II   (tilbake)