Saksdokumenter kan arkivlegges i saksarkiv eller i spesialarkiv. Saksdokumenter knyttet til ePhorte lagres elektronisk for arkivdeler der dette er eksplisitt bestemt. For alle andre arkivserier, for eksempel arkiver og dokumenter produsert i fagsystemer, skal det jevnlig tas ut utskrifter og arkivene lagres på papir.

Arkivering i saksarkiv

Saksarkivet skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak i kommunen. Alle arkivskapere skal ha saksarkiv. I Mandal er dette knyttet til ePhorte. Saksarkivet skal være ordnet etter arkivnøkkel for kommunen.

Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntakene som går frem av arkivoversikten og avsnittet nedenfor.

Arkivering i spesialarkiv

Spesialarkivene samler saker om spesielle saksområder, som blir skilt ut fra saksarkivet. Dokumenter produsert i fagsystemer, skal jevnlig skrives ut og lagres på papir for ettertiden. Spesialarkivene skilles ut når ett av tre vilkår er til stede:

• sakene har en lengre aktiv periode enn det som er vanlig
• sakene krever spesielt trygg oppbevaring
• når mengden av disse sakene er blitt så stor at det er upraktisk å oppbevare dem i saksarkivet.

Opprettelse av nye spesialarkiver skal godkjennes av arkivleder.

Følgende saksområder skal arkiveres i spesialarkiv:

1. Personalsaker med varig virkning for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres i elektronisk personalmappe i ephorte. Saker vedr. velferdspermisjoner over 10 dager arkiveres i også elekronisk personalmappe . Eldre personalmapper på papir for alle ansatte er utlånt til enhetene. Når den ansatte slutter, skal personalmappene tilbake til bortsettingsarkivet på sentralarkivet.
2. Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner skal arkiveres som egne serier. Dette gjelder bl.a. elev-, pasient- og klientarkiv.
3. Hjemmelsdokumenter for kommunale eiendommer, avtale- og garantidokumenter som forplikter kommunen og pantobligasjoner for etablerings- og utbedringslån, skal ordnes som egne serier. Korrespondansen om slike saker skal legges i saksarkivet.
4. Saker som gjelder konkrete eiendommer skal arkiveres i egne serier etter gårds- og bruksnummer. Dette gjelder byggesaker, fradelingssaker, saker etter jordlov og odelslov og andre landbrukssaker.
5. Saker om utbygging og drift av tekniske anlegg skal ordnes som egne serier.
6. Rutinemessige saker som gjelder betaling av skatt skal dokumenteres i eget skatteregnskap.
7. Saker om nedsettelse og ettergivelse av skatt og tvangssaker i sammenheng med inndriving av disse, skal arkiveres i eget skattearkiv.
8. Saker om nedsettelse og ettergivelse av kommunale avgifter og tvangssaker i sammenheng med inndriving av disse skal arkiveres i egen serie.

Rutinemessige saker som gjelder kommunale avgifter skal dokumenteres i kommunens regnskap.

Fullstendig oversikt over spesialarkivene fins i arkivoversikten .

Føring av møtebøker og vedtaksbøker

For føring av møtebøker og vedtaksbøker gjelder følgende regler:

1. Redigeringen av innholdet i og den grafiske utformingen av møte- og vedtaksbøkene skal følge fastsatt mal i ephorte.
2. All saksbehandling i møtet skal føres i møteboken. Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert.
3. Saker om elever og klienter skal legges fram for folkevalgte organer i anonymisert form, evt. unntatt offentlighet. Dette vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene til utvalgsmøtene. I den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med.

Det skal lages møtebok etter hvert møte i følge rutinen i ephorte.