Kontrollutvalget i Strand bestilte forvaltningsrevisjon av kommunalt arkiv i møte den 09.06.2016. Formålet med revisjonen var å vurdere kommunens rutiner og praksis i forhold til dokumentbehandling og arkivering.

Kontrollutvalget vedtok å se nærmere på følgende problemstillinger:

• Hvor stort er omfanget på kommunens etterslep innen arkivering i dag og hvilke konsekvenser har dette?
• Er det etablert rutiner for mellomlagring av arkivpliktig materiale som må skrives ut fra fagsystem for deretter å lagres i kommunens sak-/arkivsystem?
• Er det etablert rutiner for kvalitetssikring av nye systemer, herunder
  • Rutiner for strakstiltak ved avdekking av avvik?
• Tilfredsstiller den fysiske utformingen til arkivlokalene lovens krav?
  •   Her tenkes det hovedsakelig på arkiv som er plassert i enkelte enheter.
• Er rutiner for dokumentbehandling og arkivering kjent for kommunens ansatte?
• Er det en tilfredsstillende praktisering av rutiner for dokumentbehandling og arkivering?
• Hvordan er kvaliteten på kommunens postlister på nettsidene (innsynsløsningen)? Blir hensynet til personvernet ivaretatt på postlistene?

Høsten 2016 gjennomførte Rogaland revisjon forvaltningsrevisjon av kommunens arkiv.

Revisjonen viser at Strand kommunes arkivfunksjon hovedsakelig blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte ut i fra krav i arkivloven og forskrift om offentlig arkiv. Det er likevel utfordringer knyttet til medarbeidernes kjennskap til arkivplanen, avgjørelser knyttet til hva som er arkivverdig dokumentasjon, mellomlagring av dokumenter og fysisk sikring av arkivene.

REVISJONENS ANBEFALINGER

• Vi anbefaler kommunen å sette i verk tiltak for å gjøre arkivplanen bedre kjent og derigjennom øke arkivbevisstheten til kommunens ansatte.
• Vi anbefaler kommunen å utarbeide retningslinjer ved anskaffelse av nye fagsystem der arkivtjenesten har en mer aktiv rolle. Dette for å sikre integrasjoner mellom fag-systemer og sak-/arkivsystemet.
• Vi anbefaler kommunen å sikre at alle enheter med behov for arkivskap får dette på plass snarest mulig og at arkivrom/ -skap alltid låses når de ikke er i bruk, slik at arkivverdig informasjon og sensitive opplysninger ikke kommer på avveie.
• Vi anbefaler kommunen å utarbeide rutiner for å sikre avskrivningen av journalposter slik at en kan dra nytte av reelle restanselister.
• Vi anbefaler kommunen å gi de ansatte tydelige retningslinjer for å avgjøre hva som er arkivverdig dokumentasjon.
• Vi anbefaler kommunen å styrke opplæringen for alle ansatte som har ansvar for arkivering og journalføring, særlig med tanke på hvordan dette gjøres i praksis.
• Vi anbefaler kommunen å vurdere tiltak for å sikre at mellomlagring av dokumenter minimeres slik at sårbarheten reduseres og arkivsystemet blir mest mulig komplett.
• Vi anbefaler kommunen å vurdere tiltak for å styrke praktiseringen av rutinene for arkivering, slik at arkivet blir mest mulig komplett.

Hele rapporten kan leses her:

***

Kontrollutvalget behandlet saken som sak 47/16 i møte 1.12.2016 og fattet enstemmig følgende vedtak:

Kommunestyret i Strand tar forvaltningsrevisjonen «kommunalt arkiv» til orientering.
 
Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets tilleggspunkt til revisjonens anbefalinger: 

Til kulepkt.4: Vi er spesielt bekymret for restanselisten til plan og forvaltning. 
Til kulepkt.8: Vi ønsker spesielt fokus på arkivering av e-poster.
 
Nytt pkt.9 til revisjonens anbefaling:
For en raskere og sikrere saksbehandling ber vi rådmann se på muligheten for at all e-post inn til kommunens saksbehandlere skal
kreere en direkte kopi til postmottak.
 
Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger.

***

Kommunestyret i Strand behandlet saken som sak 4/17 i møte 22.2.2017 og fattet enstemmig følgende vedtak:

Kommunestyret i Strand tar forvaltningsrevisjonen «kommunalt arkiv» til orientering.   Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets tilleggspunkt til revisjonens anbefalinger: 

Til kulepkt.4: Vi er spesielt bekymret for restanselisten til plan og forvaltning. 

Til kulepkt.8: Vi ønsker spesielt fokus på arkivering av e-poster.  

Nytt pkt.9 til revisjonens anbefaling: For en raskere og sikrere saksbehandling ber vi rådmann se på muligheten for at all e-post inn til kommunens saksbehandlere skal kreere en direkte kopi til postmottak.   Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger.

Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyret sitt vedtak.

***