Arkivering av kommunikasjon fra sosiale medier (under revidering)

  Utskriftsvennlig versjon

Versjon: 1

Godkjent dato: Under revidering

Godkjent av: Under revidering

 

Hovedregel

Saksbehandling skal ikke foregå i sosiale medier. Se retningslinjer for bruk av sosiale medier i Sandnes kommune her

Dersom dette likevel skjer, må kommunikasjonen arkiveres manuelt inn i sak/arkivsystemet.

   

Formkrav

Dokument: PDF/A versjon 1a eller 1b

Lyd: MP3

Bildefilm: MPEG-2

Fotografier og bilder: TIFF (versjon 6) eller JPEG. Bilder som er sammen med tekst kan lagres sammen som PDF/A-dokument.

 

 

Fremgangsmåte ved arkivering av kommunikasjon fra sosiale medier

Pkt

Beskrivelse

1

Vurder om kommunikasjonen er et saksdokument eller om den har verdi som dokumentasjon. For å avgjøre dette kan man stille følgende spørsmål:

  • Er det gjenstand for saksbehandling?
  • Har jeg behov for å finne tilbake til dette ved en senere anledning?
  • Har noen andre behov for å finne tilbake til dette ved en senere anledning?
  • Er det viktig at offentligheten får tilgang til dette?
  • Vil kommunen ha et forretningsmessig behov for å lagre informasjonen?
  • Finnes det lover, forskrifter eller andre juridiske retningslinjer som pålegger lagring?
  • Kan det komme erstatningskrav til kommunen hvor denne kommunikasjonen kan være relevant?

Dersom svaret er ja, skal kommunikasjonen arkiveres og journalføres.

2

Journalføring og arkivering kan gjøres på to måter:

1. Skjermbilde

  • Se om det finnes en sak fra før av, eller opprett en ny sak.
  • Ta skjermbilde av kommunikasjonen med kommentarer og lagre skjermdumpen som PDF/A-fil. NB: Husk å trykke på "vis kommentarer" slik at alle kommentarene kommer med.
  • Lagre skjermbildet på egen pc, og last opp som et dokument i saken.
  • Kvalitetssikre at alle opplysninger er med.

2. Kopiere teksten til Word eller annet tekstbehandlingsprogram

  • Se om det finnes en sak fra før av, eller opprett en ny sak.
  • Kopier tråden som skal arkiveres ved å markere teksten, høyreklikk og trykk "Kopier"
  • Lim inn i for eksempel et Word-dokument.
  • Rediger bort uvesentlig uro i dokumentet
  • Lagre dokumentet på pcen og last opp som et dokument i saken.
  • Kvalitetssikre at alle opplysninger er med.