Rutine for arkivering av kommunikasjon frå sosiale medium

  Utskriftsvennlig versjon

Hovudregel

Saksbehandling skal i utgangspunktet ikkje skje i sosiale medium, men i eit godkjend sak- og arkivsystem. Dersom dette likevel skjer, må kommunikasjonen arkiverast  manuelt inn i sak- og arkivsystemet. Unike meldingar frå kommunen som ikkje blir formidla gjennom kommunens nettside eller andre kommunikasjonskanalar, skal også arkiverast.

Formkrav

Dokument: PDF/A versjon 1a eller 1b

Lyd: MP3

Bildefilm: MPEG-2

Fotografiar og bilete: TIFF (versjon 6) eller JPEG. Bilete som er i lag med tekst kan lagrast saman som PDF/A-dokument.

Framgangsmåte:

  1. Vurder om kommunikasjonen er eit saksdokument eller har verdi som dokumentasjon
  • Er det gjenstand for saksbehandling? (Må ein ta ein vurdering?)
  • Dokumenterer det noko?  

Dersom svaret er ja, skal det arkiverast og journalførast.

Dersom kommunikasjon viser til kommunens offisielle nettside, trengs det ikkje å arkivere kommunikasjonen.

Journalføring og arkivering kan gjerast på to måtar.

  1. Register saka. Ta skjermdump av kommunikasjonen med kommentarar og lagre som PDF/A-fil. Hugs å trykk på ”vis kommentarar” slik at alle kommentarane er med. Lagre på eigen pc og last opp som dokument til saka i sak- og arkivsystemet. Etterpå må en kvalitetssikre at alle opplysningar er med
  2. Registrer saka. Kopier tråden ein vil kopiere. Høyrerklikk og trykk ”kopier”. Lim inn i eit word-dokument. Rediger vekk uvesentlig uro i dokumentet. Lagre dokumentet og importer det til sak og arkivsystemet. Etterpå må en kvalitetssikre at alle opplysningar er med i dokumentet.