Mottak av post for Sandnes kommune

  Utskriftsvennlig versjon

Gjelder e-post, fysisk post, telefax, post som kommer i Altinn og ansvar for post som mottas personlig.

Innholdsfortegnelse:  

Arkivrutine

Fysisk post - Sortering, åpning og fordeling   

Formål

  • Sikre at post til Sandnes kommune hver dag blir sortert, åpnet og fordelt til riktig mottaker
  • Sikre at arkivpliktig post blir journalført i Public 360
  • Sikre at post til enheter med egne fagsystemer blir sendt til dem uten unødig opphold

Ansvarlig

Dokumentsenteret i henhold til egen vaktliste

Tiltak

Generelt:

  • Kommunens fysiske postmottak er sentralisert. Post til Sandnes kommune kommer til Sentralt postmottak på Rådhuset
  • Innbyggere kan også levere post i postkassen utenfor hovedinngangen. Postkassen sjekkes daglig
  • Postrommet i kjelleren er inndelt i et ytre og et indre rom for å begrense tilgangen til posthyllene. Posthyller til enheter på rådhuset er i ytre rom mens posthyller til alle enheter utenfor rådhuset er i det indre rommet

Mottak av mistenkelige pakker/brev:

  • Varsles nærmeste leder (arkivsjef /stedfortreder) for videre håndtering. Ved stor mistanke kontaktes politiet umiddelbart på tlf. 112. - for videre veiledning og håndtering

Mottak av brev med trusler:

  • Ved mottak av brev med trusler mot ansatte eller tjenester vurderes hvert enkelt tilfelle. Enhetsleder informeres umiddelbart for videre håndtering. Det vurderes å kontakte beredskapssjef eller politi.

Grovsortering:

  • Post som ikke er journalføringspliktig, f.eks. aviser, blader osv legges i enhetens posthylle 
  • Post og reklame som ikke er personlig adressert, returneres eller kastes 
  • Post adressert med personnavn før enhetsnavn åpnes ikke, men sendes videre til mottaker, med mindre det er gitt fullmakt til at Dokumentsenteret kan åpne. Mottaker returnerer post til Dokumentsentere for registrering hvis dokumentet er journalføringspliktig 
  • Post adressert til følgende enheter legges uåpnet i enhetens posthylle: AKS, Avlastning, Barnehager, Barnehageopptak, Barne- og familieetaten, Boligtjenesten, Brannstasjon, Fagforeninger, Flyktningenheten, Frisklivsentralen, Frivilligsentralen, Fysio/ergo barn, Enhet for funksjonshemmede (EFF), Helsestasjonstjenester, HMS, Kommunalt hjelpemiddellager, Kommuneadvokat (stemples med dagens dato), Kommunelegen, Kontrollutvalget, Kvål Aktivitetssenter, Landbruk, Legevakten, Lønn/regnskap, Mestringsenheten, Natteravnene, NAV, Omsorg Nord, Omsorg Sentrum, Omsorg Sør, Omsorg Vest, Omsorg Øst, PPT, Riskatun rehabiliteringssenter, Rus, Samordningsenheten, Sandnes Eiendom KF, Sandnes Helsesenter, Sandnes kommunale Pensjonskasse, Sandnes Kulturhus, Sandnes Tomteselskap KF, Sandnesveien 299, Skolene, Varatun Psykiatriske, Vågsgjerd Aktivitetssenter
  • Presisering av generelle postrutiner for behandling av enkelte dokumenter, se i vedlegg 1

Finsortering:

  • All resterende post som er adressert til følgende enheter åpnes og gjennomgås: Byggesak, Bymiljø, Geodata, FBU, HR, IT, Kemner, Kommunikasjon, Kultur og fritid, Ordfører, Planavdelingen, Rådmann, Rådmannensstab, Samfunnsplan, Sandnes bibliotek, Sandnes Bydrift, Sandnes Byggdrift, Sandnes Havn KF, Sandnes Kompetansesenteret, Sandnes Kulturskole, Sandnes Læringssenter, Sandnes Matservice, Sandnes Parkering KF, Servicekontoret, Styrket barnehage tilbud, VA-drift
  • Post som ikke er journalføringspliktig legges i enhetenes posthylle
  • Post som er arkivpliktig, skilles ut og klargjøres for journalføring (stemples med mottatt dato og legges i plastomslag), bringes til Dokumentsenteret og sorteres til gruppe 2 og gruppe 3 
  • Personaldokumentasjon stemples ikke og legges i hylla til gruppe 1 på Dokumentsenteret i internpostkonvolutter. Gruppe 1 klargjør selv dokumentene for journalføring

Intern post:

  • Hver enhet på rådhuset leverer selv egen post til postrommet og legger i postboks "Intern post" i postmottak
  • Post til Byggesak, Bymiljø, Geodata, Plan, Samfunnsplan og Styrket barnehage tilbud åpnes og gjennomgås

Personlig levert post:

Med personlig levert post menes:

  • Saksbehandler som mottar arkivpliktig post personlig, har ansvar for at denne blir registrert i Public 360 eller i annet fagsystem

Levering av sortert post:

  • Dokumentsenteret leverer post som er adressert til Sentralbord til Sentralbordet
  • Hver enhet på rådhuset er selv ansvarlig for å hente egen post fra det ytre postrommet i kjelleren

Hyppighet

Hver morgen fra kl. 09.15 til 11.00

Hvor foregår

Indre postrommet i kjelleren

Informasjon

Rutiner for behandling av enkelte dokumenter se vedlegg

Kommentarer/Hjemmel

Arkivforskriften § 3-19

Arkivrutine

Elektronisk post (post til kommunens e-postmottak) - Sortering, åpning og fordeling Tilbake til toppen

Formål

Sikre at e-post til kommunens offisielle e-postmottak blir åpnet hver dag og håndtert iht gjeldende lovverk

Ansvarlig

Dokumentsenteret i henhold til egen vaktliste

Tiltak

E-post til Sandnes kommune kommer til kommunens e-postmottak. Det er opprettet 2 innbokser som Dokumentsenteret håndterer:

Mistanke om virus eposter (SPAM):

  • Virus kommer ofte via ZIP-filer som vedlegg til eposter. Hvis det kommer mistenkelige eposter, skru av PC’en umiddelbart og kontakt IT brukerstøtte. (Pulsen – IT «Hvordan forholde seg ved mistanke om virus på PC» av 01.12.2015)

Mottak av meldinger med trusler:

  • Ved mottak av meldinger med trusler mot ansatte eller tjenester informeres arkivsjef/stedsfortredder umiddelbart (Rutiner er under arbeid og kommer etter beredskapsplanen blir godkjent)

Ikke-journalføringspliktig e-post:

  • E-post og reklame sendes videre til mottaker eller slettes
  • Kopi av videresendte e-poster flyttes fra egen mappe «Sendte elementer» til felles mappe i Outlook «Videresendte e-poster»

Arkivpliktig e-post:

  • E-post sorteres i mappene: «Gruppe 1», «Gruppe 2», «Gruppe 3», «Byggsøk», «Nabolister», «Infoland» for behandling videre

Bekreftelse på at en henvendelse er mottatt:

  • Dersom avsender ber om bekreftelse på at henvendelsen er mottatt, skal den gis snarest etter at henvendelsen er mottatt med egen signatur i Outlook
  • Henvendelsen registrert som et saksdokument, skal inneholde opplysning om saksnr som må benyttes ved senere kontakt. Tekst ved bekreftelse av e-post: «Vi har mottatt din henvendelse. Den er journalført i sak xx/xxxxxx. Ved senere henvendelser bes saksnr oppgis. Egen signatur i Outlook»

Behandling av e-post som er feilsendt eller har mangler:

  • Dersom en e-post er sendt til oss som feil adressat, skal meldingen videresendes korrekt adressat med kopi til avsender. Dersom det ikke er mulig å videresende, returneres den med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat
  • Dersom det er feil/mangler ved en henvendelse (feil filformat, mangler eller feil ved opplysninger, vedlegg mm), skal avsender gis beskjed om dette dersom det har betydning for behandling av henvendelsen.

Personlig levert post:

  • Saksbehandler som mottar arkivpliktig e-post personlig, er ansvarlig for at denne blir registrert i P360 eller i annet fagsystem

Hyppighet

Begge e-postmottak skal åpnes hver dag og sjekkes fortløpende hele dagen

Kommentarer/Hjemmel

E-Forvaltningsforskriften, Arkivforskriften § 3-19

Arkivrutine

Telefax - Håndtering Tilbake til toppen

Ansvarlig

Saksbehandlere

Tiltak

  • Dokumentsenteret mottar ikke telefax
  • Saksbehandlere kan benytte telefax på Servicekontoret
  • Servicekontoret er ansvarlig for å sende mottatte telefaxer til Sentralt postmottak med intern post
  • Telefaxer som ikke er journalføringspliktig eller som skal registreres i et annet fagsystem sendes videre til aktuelle enheter
  • Telefaxer som er arkivverdig, skilles ut og klargjøres for journalføring i Public 360
  • Saksbehandler er ansvarlig for at utgående journalføringspliktige telefaxer blir registrert i P360 eller i et annet fagsystem

Akkivrutine

"Min sak" - Håndtering meldinger Tilbake til toppen

Tiltak

Her kan innbyggere i Norge foreslå saker som de mener er aktuelle for Sandnes kommune. For å bli vurdert i kommunen må saken få underskrifter fra 300 personer, alternativt fra 2 prosent av innbyggerne.

  • E-post fra "Min sak" kommer til kommunens e-postmottak
  • Dokumentsentere videresender meldingen til aktuell saksbehandler uten å registrere
  • Saksbehandler som mottar e-post er ansvarlig for at denne blir registrert i P360 (å opprette en ny sak eller registrere dokumentet i en eksisterende sak)

Vedlegg 1

Enkelte dokumenter / pakker - Håndtering Tilbake til toppen

Til arkivrutine

Sortering, åpning og fordeling av fysisk post - Rådhus

Formål

Presisering av generelle postrutiner

Ansvarlig

Arkivar (se vaktliste for posttjeneste)

Tiltak

  • Postkasse utenfor hovedinngangen sjekkes daglig
  • Tidsskrifter vedr lov og rett (f.eks. Rettstidene) legges i hylla til Kommuneadvokaten
  • Søknader om konsesjonsfrihet fra banker og de private åpnes ikke og legges i hylla til Servicekontoret 
  • Tinglyste "søknader om konsesjonsfrihet” som angår landbrukseiendommer legges i hylla til Landbrukskontoret
  • Anbud åpnes ikke, men konvolutten stemples med dato, påføres klokkeslett for mottakelse, signeres og legges i hylla til aktuell mottaker 
  • Brev fra sykehuset hvor det står "PLO" eller "Pleie og omsorg" åpnes for å finne adressen. Finn ut hvilken omsorgsenhet dette skal leveres til ved å finne adressen på hjemmesiden til Sandnes kommune under "Hvilket distrikt hører jeg til". Teip igjen brevet og legg konvolutten i hylla til rett enhet
  • Rekommandert brev åpnes dersom det ikke står navn først, føres i blå bok som ligger på pc’en i det indre postrommet og legges i hylla til rett enhet. Nabovarsler sendes til Eiendom
  • Rekommandert brev åpnes ikke dersom det står personlig navn eller navn på enhet først. Skriv «Brev» i feltet "innhold" i den blåe boka og legg i hylla til rett enhet
  • Brev om eu-kontroll, vognkort o.l. – For å finne riktig mottaker, søk opp bilnummeret på G:\BILREGISTER. Dersom bilnummeret ikke finnes, send brevet til VA Drift v/Audun Svendsen
  • Samlekonvolutt fra Fylkesmannen åpnes og alle innlagte brev sjekkes. Brev til Landbrukskontoret legges uåpnet i dens hylle
  • Liten pakke legges i hylle til rett enhet
  • Større pakker (under 16 kg) merkes med enhetens navn, hentedag (se Proservice’s kjøreliste), og settes på bordet i det indre postrommet 
  • Store/tunge pakker  (over 16 kg) – Fyll ut skjemaet som ligger på benken med navn, avdeling, mottattdato, legg skjemaet i hylla til den aktuelle enheten. På selve pakken påfør «sendt melding + dato» og sett den i det ytre postrommet
  • Brev som kommer fra Statens kartverk skal leveres til en på gruppe 2 og registreres fortløpende.

 

Versjon

1

Godkjent dato

19.05.2016

Godkjent av

Henny Lillelid Bjerga, arkivsjef