Oppsett

  Utskriftsvennlig versjon

OPPSETT - BRUKEN AV ARKIVNØKLER OG ANDRE SYSTEM FOR OPPBEVARING AV DOKUMENT

GENERELT

ORDNINGSPRINSIPP FOR DOKUMENTASJON

OPPSUMMERING ORDNINGSPRINSIPP

PRIMÆRE OG SEKUNDÆRE SYSTEMER

PRINSIPP FOR ORDNING OG OPPSTILLING

DESIMALSYSTEMET SOM REKKEORDNING

BRUK GODKJENT ARKIVNØKKEL

TILPASS NØKKELEN TIL EGEN VIRKSOMHET

OPPSETT I FYSISK ARKIV

OPPSETT I FAGSYSTEMER OG SPESIALARKIVER

GENERELT  (Tilbake)

Det er et krav at saksarkivet i et offentlig organ skal være oppstilt etter en godkjent emnebasert arkivnøkkel og at det skal utarbeides systematisk ordnede oppstillingsplaner for alle registre og dokumenter som ikke inngår i saksarkivet (Forskrift om offentlige arkiv §§ 2-3, 2-5). Disse oversiktene samles i arkivplanen, slik at en får en samlet oppstillingsplan over materialet i de ulike arkivene.

Oppsettet vil dermed inneholde en oversikt over:

  • Arkivnøkkel for saksarkivet, som spesifiserer bruken av arkivnøkkelen.
  • Oppstillingsplaner for fagsystemer og spesialarkiver som gir en oversikt over oppstillingen av materialet i disse arkivene og dokumentasjon av elektroniske databaser som gjør det mulig å nytte dette materialet ved bortsetting og fjernarkivering etter ordinær bruk.

De ulike systemene som brukes for arkivering kalles også for ordningssystemer. De ordningssystemene som deler dokumentene inn i hensiktsmessige grupper eller klasser med betegnelser eller nummerering av de ulike klassene, kalles for klassifiserings- eller klassifikasjonssystemer. Tross visse retningslinjer er det ikke alltid gitt etter hvilke prinsipp og systemer dokumenter skal arkiveres og det kan være flere aktuelle alternativer. Det kan derfor være nyttig med en gjennomgang av ulike ordningssystemer for dokumentasjon.

ORDNINGSPRINSIPP FOR DOKUMENTASJON  (Tilbake)

Inndeling og rekkeordning av dokumenter

Saksdokumenter arkiveres etter forskjellige prinsipper og det kan ofte være tvil om hvilket system som er det mest hensiktsmessige med tanke på rask og enkel gjenfinning av dokumentasjonen. Utgangspunktet for all arkivering er at gjenfinningen, og dermed ordning og oppstilling, må basere seg på et eller flere kjennetegn ved det enkelte dokument. Både faste opplysninger i brevhodet som finnes på de fleste dokumenter, og det enkelte dokumentets innhold og form kan brukes som prinsipp for arkivering.

Kjennetegn ved dokumenter som gir grunnlag for arkivering:

Brev

Alle disse opplysningene kan brukes som valg av ordningsprinsipp, og de gir grunnlag for å dele dokumentasjonen inn i ulike arkiver med ulik ordning og oppstilling. Opp gjennom historien har det vært mange slike systemer, og flere er enda i bruk. Hver virksomhet må selv finne ut hvilken ordningsmåte som er mest hensiktsmessig for de ulike typer arkivmateriale. Når en har bestemt seg for hvilke kjennetegn som er mest hensiktsmessig å bruke som arkiveringsgrunnlag på de ulike typer av dokumentasjon, er en kommet fram til en hovedinndeling av arkivmaterialet. Dernest gjelder det å finne fram til en fornuftig oppstillingsplan- eller rekkeordning av dokumentene i arkivet. For at arkiveringen skal være personuavhengig, bør en basere seg på anerkjente systemer for arkivering, og bruke offisielle standarder der dette finnes.

Faste opplysninger i et dokument som kan gi grunnlag for ordning:

  • Korrespondansepartner er enten avsender eller mottaker av dokumentet. Disse opplysningene kan gi grunnlag for å samle all brevveksling med hver korrespondansepartner for seg, uansett tema brevene omhandler. Dette er et av de tidlige ordningssystemene for arkivering av brevpost, og mye brukt på korrespondanse med forretningsforbindelser. Prinsippet kalles gjerne for objektarkivering, da dokumentasjonen legges på korrespondanseobjektet. Rekkeordningen (oppstillingen) vil som oftest være etter alfabetsystemet (navn på korrespondansepartner). Norges Standardiseringsforbund har utgitt en standard for alfabetiseringsregler, NS 4103. Enkelte større kundearkiver kan også ha en geografisk inndeling av korrespondansepartnere, i eksempelvis fylker eller kommuner.
  • Datonummerering. Dokumentets dato kan gi grunnlag for kronologisk arkivering av dokumentasjonen ettersom den blir skapt. Allerede på 1500-tallet ble kopi av utgående korrespondanse i det dansk-norske embetsverket ført kronologisk inn i kopibøker, og dokumenter arkivlagt etter ekspedisjonsdato. Kronologi eller datoarkivering, er strengt tatt en slags form for fortløpende nummersystem, og mer et rekkeordningsprinsipp enn et ordningssystem. Datoarkivering benyttes i dag som regel i kombinasjon med andre systemer, og egner seg best for indre ordning i kopibøker og saksmapper.
  • Journalnummer har vært mye brukt som utgangspunkt for arkivering. Så tidlig som i 1740-årene kom det retningslinjer for journalføring i statsforvaltningen, med det resultat at korrespondansen ble arkivert etter journalnummer på det enkelte brev innenfor hvert år. Prinsippet var altså en kombinasjon av to fortløpende nummersystemer: Dato og løpenummer i journalen. Hovedinndelingen var kronologisk (år), mens rekkefølgen, eller rekkeordningen for arkiveringen, var journalnummer.
  • Etter hvert er det kommet flere andre nummersystemer i bruk i tillegg til dato og journalnummer. Noen av de mest vanlige som identifikasjonsnummer og hierarkiske nummersystemer er knyttet til objekter eller emner som framgår av innholdet i dokumentene.

Innhold i et dokument som kan gi grunnlag for ordning:

  • Objekter som dokumentene omhandler er ofte utgangspunkt for et ordningssystem. I en del sammenhenger kan det være nyttig å samle all dokumentasjon om et objekt for seg, uavhengig av emne. Det sentrale er «hvem» dokumentene omhandler, ikke hvilken sak det gjelder. Objektet kan være person, bygning, sted, anlegg, utstyr, prosjekt, m.m. og dokumentasjonen om det enkelte objekt blir arkivert samlet. Rekkeordningen ved slik objektarkivering vil variere etter hvilket objekt det dreier seg om, men prinsippet er at hvert objekt vil ha en unik identifikasjon. Dokumentene kan være arkivert etter alfabet, etter ulike nummersystemer, eller ved en kombinasjon av disse. Kodene kan være selvkonstruerte som prosjektkoder, eller basert på offisielle standarder og systemer for identifikasjonsnummer, som fødselsnummer (NS 4059:1973), personnummer, foretaksnummer, registreringsnummer på kjøretøyer og gårds- og bruksnummer på bygninger, m.m. Innad i mappene for hvert objekt legges gjerne dokumentene etter dato eller journalnummer.
  • I kommunalforvaltningen ble objektarkivering vanlig rundt århundreskiftet og prinsippet er i dag svært utbredt i fagsystemer og spesialarkiver, som i mange offentlige virksomheter er de store arkivseriene. Pasientarkiver, klientarkiver, eiendomsarkiver og personalarkiver er eksempler på slike spesialarkiver.
  • Å arkivere etter enhet eller objekt uansett emne, kalles gjerne for dossierprinsippet Emne eller tema som dokumentet omhandler, har etter hvert blitt et av de viktigste grunnlag for inndeling og arkivering av korrespondanse. Prinsippet med emnearkivering er at dokumenter som omhandler samme emne arkiveres samlet. Hva innholdet dreier seg om er utgangspunktet for arkiveringen.
  • Etter som arkivnøkler ble hovedsystemet for ordning av korrespondansen, ble desimalsystemets tideling norm for emnenummerering og rekkeordning. Prinsippet ble lagt til grunn for en norsk standard for arkivnøkkel som ble utarbeidet av Norges Standardiseringsforbund. Selv om standarden i første hånd var utarbeidet for handels- og industribedrifter, ble den også lagt til grunn for utarbeidelse av arkivnøkler til bruk i det offentlige. I følge desimalsystemet skulle oppgaver og saksområder deles i ti klasser, hver klasse ti hovedgrupper, hver hovedgruppe i ti grupper osv. Arkivkodene for de ulike emnene framgikk av inndelingen. Den siste reviderte utgaven NS 4138: 1997, har fire faste klasser for egen administrasjon og seks ledige klasser som kan brukes etter behov for fagområdene.

Delvis på bakgrunn av norsk standard er det i dag utviklet flere arkivnøkler til bruk i offentlig forvaltning. Mer om dette nedenfor.

Dokumentets form kan også gi grunnlag for ordning:

  • Format kan i enkelte sammenhenger være et praktisk utgangspunkt når en skal arkivere dokumentene. Protokoller, kart, tegninger m.m. har eksempelvis ofte format som krever spesielle oppbevaringsforhold, og det er tradisjon for å oppbevare kart og tegninger i spesialskap og ruller. Rekkeordningen for disse seriene kan variere, men det kan være ulike kombinasjoner av målestokk, nummer, objekt og geografiske system.
  • Redaksjonell form eller type dokumentasjon kan også ha betydning. I enkelte tilfeller kan det være praktisk å samle enkeltsaker som er spesielt viktige eller som er emnemessig ensartede, som juridisk dokumentasjon (avtaler, kontrakter, poliser, osv.) attester, regnskapsbilag, ensartede søknader m.m. og oppbevare disse for seg. Rekkeordningen for slike arkivserier vil variere. Juridisk dokumentasjon kan legges på avtalepartner, regnskapsbilag arkiveres etter fortløpende nummersystem innenfor regnskapsåret, søknader kan arkiveres alfabetisk på personnavn, osv.
  • Lagringsmedium kan også ha betydning for utskilling i egne serier. Film, foto, lydbånd og til dels edb-materiale krever andre oppbevaringsforhold enn papirdokumenter. Det er derfor vanlig å skille ut foto- og lydsamlinger i egne arkiver, med sine spesielle ordningsmåter
  • Edb-registrering og elektronisk lagring av dokumenter har skapt ny debatt om framtidens ordningssystemer. Bruk av saksnummer over dokumentnivå knytter dokumenter sammen til saker uten bruk av arkivnøkkel og objektkoder. Foreløpig gjelder enda de tradisjonelle ordningsprinsipper i de fysiske arkiver. Men flere hevder at utvidede søkekriterier i elektroniske journaler og databaser vil føre til at en går tilbake til utgangspunktet med kronologisk arkivering av dokumenter etter løpenummer eller etter saksnummer innenfor året. Strekkoder er trukket fram som et eksempel på framtidens arkivkoder.

OPPSUMMERING ORDNINGSPRINSIPP  (Tilbake)

Det er således mange ulike prinsipper og systemer som har vært brukt, og som kan brukes og kombineres for arkivering av dokumenter. De eneste lovbestemte kravene er at saksarkivet i alle offentlige organer skal bruke en godkjent emnebasert arkivnøkkel, men ellers står en fritt til å bruke andre ordningsprinsipp i registre, i fagsystemer og spesialarkiver. Formålet er å finne fram til den mest hensiktsmessige og praktiske arkiveringsmetoden. Ordningssystemene må derfor være tilpasset type materiale de brukes på, de må være personuavhengige, gi best mulig grunnlag for identifisering og gjenfinning av dokumentasjonen, og være enkle i bruk.

Eksempler på arkivdel, ordningsprinsipp og rekkeordning:

ARKIV

PRINSIPP

REKKEORDNING

Møteprotokoller fra styrer og utvalg

Dato

På det enkelte styre, føring etter saksnummer innenfor året

Kopibok

Dato

På dokumentdato innenfor året

Saksarkiv

Emnekode

Arkivkode etter arkivnøkkel

Personalarkiv

Objektkode

Alfabet eller identifikasjonsnummer

Bilagsarkiv

Nummer

Fortløpende nummersystem innenfor regnskapsåret (bilagsnummer)

Eiendomsarkiv

Objektkode

Identifikasjonsnummer (gards-og bruksnummerr)

Kartarkiv

Objektkode

Geografi- og nummersystem (Kommunenummer/kartnummer)

PRIMÆRE OG SEKUNDÆRE SYSTEMER  (Tilbake)

Det er ikke alltid at krav om strukturert arkivering nødvendiggjør inndeling av arkivet i ulike arkivdeler. Hensynet kan også ivaretas innenfor et emnebasert arkiv ved bruk av sekundære arkivkoder. Personalmapper kan eksempelvis oppbevares i saksarkivet under emnekoden for personalmapper. Mappene er imidlertid ordnet og oppstilt etter objekt, i dette tilfellet fødselsnummer på person. Mappene vil dermed ha to koder knyttet til seg. Emnekoden er den primære koden for personalmappen, og viser at mappen oppbevares i emnearkivet. Objektkoden vil være sekundærkode.

Dersom personalmappene skilles ut som egen arkivdel, i form av et selvstendig personalarkiv, vil objektkoden kunne regnes som primærkode, da den henviser til at objektarkiv er oppbevaringsarkivet. Her kan de enkelte sakene i personalmappene ha to hoder knyttet til seg, objektkoden for mappen og emnekoden for saken. Emnekoden vil da være sekundærkode.

PRINSIPP FOR ORDNING OG OPPSTILLING  (Tilbake)

Emne som inndelingsprinsipp.
I saksarkivet holdes alle dokumenter som omhandler samme emne (saksområde) samlet, slik at en har samlet oversikt over saker og dokumenter innenfor det enkelte saksområde. Utgangspunktet for arkiveringen er hva (hvilket saksområde) dokumentet handler om, ikke hvem det kom fra (korrespondansepartner) fra, eller hvem det omhandler (objekt). Den enkelte saksmappe skal være komplett og inneholde så vel inn og utgående dokumenter, som interne notater som har betydning for saksutfallet.

Det er arkivnøkkelen som gir oversikt over emnene og dermed oppsettet i det fysiske saksarkivet. Emnene har en hierarkisk inndeling i overordnede klasser med underordnede hovedgrupper, grupper og eventuelt undergrupper. Arkivnøkkelen skal være tilpasset den enkelte virksomhets behov, og klasser og grupper skal dekke alle oppgaver og saksområder. Emnedisposisjonen skiller mellom de interne oppgaver (administrasjon, drift og forvaltning) som samles i egne klasser som kalles fellesklasser, og fagområdene som kalles fagklasser. Prinsippet er at dersom et dokument omhandler en sak som berører fellesklasser, skal det arkiveres på aktuelt emne i fellesklassedelen.

DESIMALSYSTEMET SOM REKKEORDNING  (Tilbake)

Rekkeordningen i alle arkivnøkler er desimalsystemets tideling (10 = deci) fra 0 til 9. Saksområdene på øverste nivå er dermed delt i ti klasser. Hver klasse er delt i ti hovedgrupper, og hver hovedgruppe i 10 grupper, osv. Alle hovedgrupper og grupper er bundet til det overordnede klassenivå:

Desimalsystemet

Eksempel: 354= klasse 3, hovedgruppe 5, gruppe 4

Den konkrete oppstillingsplan for saksarkivet vil dermed gå fram av den aktuelle arkivnøkkelen som brukes. For at den fysiske oppstillingen skal bli best mulig:

  • Bruk godkjent arkivnøkkelstandard
  • Tilpass arkivnøkkelen til egen virksomhet
  • Lag oppsett i fysisk arkiv i tråd med nøkkelen

BRUK GODKJENT ARKIVNØKKEL  (Tilbake)

Det er i dag flere standard arkivnøkler i bruk i offentlig forvaltning.

  • Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen er basert på den eldre utgaven av Norsk standard arkivnøkkel, NS 4104:1972. Samtlige statlige virksomheter er pålagt å bruke denne nøkkelen, som vedlikeholdes av Riksarkivet. Siste utgave er fra 2000. Fellesnøkkelen har en detaljert inndeling av tre fellesklasser 1-2, mens de enkelte virksomheter selv er pålagt å utarbeide fagklassene.
  • NKS arkivnøkler for kommunene og for fylkeskommunene. Disse arkivnøkkelstandardene ble utviklet av Norske kommuners sentralforbund (nå KS). Kommunenøklene hadde to fellesklasser 0-1, fylkeskommunenøkkelen tre 0-2. Felles for begge nøklene var at fellesklassene og de resterende fagklasser på forhånd var spesifiserte og utbygde. Selv om nøklene er gått ut av produksjon og ikke blir vedlikeholdt av KS, er det flere kommuner og fylkeskommuner som bruker egenreviderte utgaver av kommunenøklene.
  • K-kodenøkkelen er utarbeidet av Kommunenes Sentralforbund som erstatning for de eldre NKS-arkivnøklene, og brukes i dag av mange kommuner og fylkeskommuner. K-kodene er en blanding av et alfadesimalsystem, med desimalsystem for fellesklasser og bokstavklasser for fagområdene. Dermed får en 37 klasser mot norsk standard og desimalsystemets 10 klasser. Rekkeordningen av klassene i hovedgrupper og grupper bygger på desimalsystemet. Som for NKS nøklene er klasser, grupper og hovedgrupper forhåndsdefinerte og må følges av alle som brukes nøkkelen. I tillegg til emnekodene er det et sett av tilleggskoder som brukes i kombinasjon med felles- og fagklasser, som en ekstra hjelp i klasseringen av dokumenter.
  • Arkivnøkkel for energiverk er utarbeidet av Norges Energiverksforbund (nå Energiforsyningens fellesorganisasjon, ENFO) i 1993. Nøkkelen følger delvis Norsk standard, med tre fellesklasser 0-2, men med to blandingsklasser av fag- og fellesoppgaver 3-4, i tillegg til fagklassene 5-9. Nøkkelen er i bruk i mange offentlige energiverk.
  • Norsk standard NS 4138:1997, er den reviderte utgaven av norsk standard for arkivnøkler, og erstatter den tidligere standarden NS 4104:1972. I den nye standarden er de fire første klassene 0-3 reservert for fellesklassene. Disse er underoppdelt til og med hovedgruppenivå. Den videre underoppdeling av fellesklassene foretas etter behov, og utbygging av de seks tilgjengelige fagklassene foretas etter den enkelte virksomhets fagområder.

TILPASS NØKKELEN TIL EGEN VIRKSOMHET  (Tilbake)

Avhengig av hvilken arkivnøkkelstandard som brukes, må den enkelte virksomhet selv tilpasse et ferdig standardoppsett. Dersom det ikke er en egen faginstans, som et byarkiv eller et IKA, som leder arbeidet, bør det nedsettes en egen arbeidsgruppe bestående av arkivpersonale og saksbehandlere som arbeider seg gjennom forslaget. Det er viktig at de som arbeider med forslagene har den nødvendige opplæring og kunnskap om arkivnøkler, og at det gis tilstrekkelig opplæring til personalet når nøkkelen er ferdig til bruk.

Tilpasning av ferdige standardoppsett
Ved bruk av K-kodenøkkelen eller andre fullstendige nøkkeloppsett, er utgangspunktet en nøkkel med klasser og grupper bereknet for hele den kommunale forvaltning. De færreste vil ha behov for alle disse emneområdene. For å unngå mange ubrukte saksområder og tomme mappeoppsett:

Merk av klasser, hovedgrupper og grupper i standardnøkkelen som virksomheten har behov for. Husk at nøkkelen skal gjenspeile hele virksomhetens arbeidsområder. Skriv ut egen nøkkel og lag oppsettet i det fysiske arkivet tråd med dette.
Lag gjerne egne utfyllende venstresidekommentarer. I mange tilfeller kan det eksempelvis være aktuelt å presisere hvilke dokumentasjon som skal arkiveres under enkelte arkivkoder.

OPPSETT I FYSISK ARKIV  (Tilbake)

Oppsettet i det fysiske arkivet følger arkivnøkkelen. En må selv finne ut hvor mange «overskrifter» i form av faner det er behov for i oppsettet. Dette bør spesifiseres i arkivplanen, spesielt dersom det brukes fargekoder slik som eksempelet nedenfor viser. Kodene er hentet fra K-kodenøkkelen.

Klasse

0

Organisasjon og administrasjon

Gul fane

Hovedgruppe

06

Informasjon, arkiv og bibliotek

Blå fane

Gruppe

064

System, programvare

Hvit fane (mappenivå/saksomslag)

OPPSETT I FAGSYSTEMER OG SPESIALARKIVER  (Tilbake)

I enkelte sammenhenger er det mer praktisk å arkivere dokumentasjonen etter andre kriterier enn emne. Dette gjelder særlig for fysiske objekter som personer, bygninger, mm, hvor en ønsker all dokumentasjon om objektet samlet. Flere av disse seriene er trukket ut som egne spesialarkiver. Etter Forskrift om offentlege arkiv skal det utarbeides systematiske oppstillingsplaner for alle registre og dokumenter som ikke inngår i saksarkivet.

Det er mange ulike måter slike oppstillingsplaner kan utarbeides på. Enkelte har innarbeidet krav til oppstillingsplan i langt mer omfattende reglement for arkivering av enkelte serier. Noen av disse er gitt ut som egne hefter, som eksempelvis retningslinjer for arkivering av PPT-journaler, mapper i barnevernet, personalsaker, pasientjournaler, m.m. Noen nøyer seg med å vise til arkivserieplanene, dersom oversiktene viser ordningsmåtene for de ulike seriene, mens andre vil utarbeide samlede oversikter for alt materialet i et eget oppsett i arkivplanen.

I det minste bør oppstillingsplanene for hvert arkiv med egen ordningsmåte omfatte ordningsprinsippet og hvilke type dokumentasjon som skal arkiveres etter det skisserte prinsippet.